Geregeld wordt de vraag ontvangen tot gebruik van de academiezaal, zodat het opportuun wordt geacht een eenduidig afsprakenkader hiervoor op te maken. Hieraan verwant ligt eveneens een retributiereglement ter bespreking voor in zitting van heden.
REGELGEVING:
OVERWEGINGEN:
BESLUIT:
Het Schoolbestuur stelt de academiezaal, inkomhal, deel gang, toiletten, EHBO-lokaal (zie plan) waarvan zij eigenaar is ter beschikking voor activiteiten van particulieren, verenigingen en andere organisaties (zie artikel 3 ‘Gebruikers’), onder de voorwaarden bepaald in dit gebruikersreglement en het toepasselijke retributiereglement.
In dit reglement hebben de onderstaande termen de ernaast vermelde betekenis.
§1. De gebruikers worden onderverdeeld in 3 categorieën
§2. Prioritair gebruik
De academie heeft voorrang op alle andere kandidaat gebruikers. De academie moet geen aanvraag indienen.
§1. De academiezaal leent zich voor activiteiten van kunstzinnige, culturele of informatieve aard; tentoonstellingen, kleine muziek-, zang-, dans-, toneelopvoeringen, lesmomenten, lezingen, film- en diavoorstellingen.
§2. Uitgesloten activiteiten
§1. De tarieven en eventuele andere vergoedingen die aan het gebruik van de academiezaal verbonden zijn, worden bepaald in het toepasselijke retributiereglement.
§2. De retributie is verschuldigd per tijdsblok van 3 uur. Per bijkomend uur is de aanvrager een extra retributie verschuldigd.
§1. De algemene verplichtingen en gebruiksvoorwaarden gelden voor de academiezaal en haar bijhorigheden zoals in artikel 1 opgesomd. Het is ten strengste verboden de lift te gebruiken en zich naar de eerste verdieping te begeven.
De aanvrager zorgt ervoor dat deze bepalingen ook nageleefd worden door zijn/haar eventuele aangestelden en de deelnemers aan zijn/haar activiteit in de academiezaal en de bijhorigheden.
§2. De academiezaal en haar bijhorigheden mogen enkel en alleen gebruikt worden voor de activiteit zoals beschreven in de aanvraag en waarvoor het gebruik werd toegestaan.
De aanvrager kan het gebruik van de academiezaal en haar bijhorigheden niet afstaan aan derden.
§3. Verantwoordelijkheden van de aanvrager
Bewaren van sleutel. De aanvrager mag deze niet doorgeven aan derden of bijmaken. Bij verlies kan het schoolbestuur de kosten voor het aanmaken van nieuwe sleutels en het vervangen van sloten overeenkomstig het retributiereglement verhalen op de aanvrager;
Bewaren afstandsbediening gordijnen. De aanvrager mag deze niet doorgeven aan derden. Bij verlies kan het schoolbestuur de kosten voor het aankopen van een nieuwe afstandsbediening overeenkomstig het retributiereglement verhalen op de aanvrager;
Vermijden van overlast (bvb. geur- of geluidshinder) in het gebouw en op de bijhorende plaatsen daarbuiten;
Vermijden van nutteloze alarmmeldingen;
In geval van incidenten of calamiteiten tijdens of naar aanleiding van het gebruik van de academiezaal: onmiddellijk gepaste maatregelen nemen, de beheerder van de zaal verwittigen en zo nodig de hulpdiensten inschakelen;
§4. De aanvrager draagt als een goede huisvader zorg voor de academiezaal, de bijhorigheden (gang, toiletten, buitenruimtes, ...) en het daarin aanwezige materiaal van het Schoolbestuur. Dit betekent o.a.:
§5. Het is niet toegestaan om in de academiezaal:
§1. Aanvraag
§2. Beschikbaarheid en toezegging van ingebruikname
§3. Annulatie
§1. Het schoolbestuur sluit voor gebruikers die activiteiten zonder winstbejag organiseren een verzekering met afstand van verhaal af;
§2. Voor commerciële doeleinden dienen de organisatoren zelf een verzekering voor het gebouw af te sluiten.
§1. Wanneer de aanvraag wordt ingediend namens een feitelijke vereniging, dan verbindt de natuurlijke persoon die de aanvraag indient zich persoonlijk.
§2. Onverminderd de eventuele contractuele of buitencontractuele aansprakelijkheid van derden, kan het schoolbestuur de aanvrager aanspreken voor enigerlei schade die rechtstreeks of onrechtstreeks het gevolg is van de niet-naleving van dit gebruikersreglement, dan wel van zijn/haar fout of onzorgvuldigheid bij het gebruik van de zaal en de bijhorigheden.
§3. Tenzij anders is bepaald, draagt het Schoolbestuur zelf geen enkele verantwoordelijkheid voor de activiteiten van de aanvrager, eventuele aangestelden en deelnemers, en de schade die hier rechtstreeks of onrechtstreeks uit zou kunnen volgen.
§1. Indien dit noodzakelijk wordt geacht voor de beoordeling van een aanvraag, kan de beheerder steeds bijkomende inlichtingen inwinnen bij de aanvrager of bij derden.
§2. De beheerder kan te allen tijde controle uitoefenen op het gebruik van de academiezaal.
§1. Bij niet-naleving van dit gebruikersreglement kan het schoolbestuur de activiteit in de zaal onmiddellijk laten stopzetten.
§2. Het Schoolbestuur kan op basis van een of meerdere inbreuken beslissen om het gebruik van de academiezaal en zijn bijhorigheden door de betreffende aanvrager weigeren voor een periode van maximum twee jaar.
§3. Bij niet-naleving van artikel 6 § 2 (gebruik voor een andere dan de toegestane activiteit en afgifte van gebruik aan derden zonder toestemming), artikel 6 §3.b (veiligheidsnormen), artikel 6 §3.c (rookverbod), artikel 6 §3.e (overlast), artikel 6 §5.c (overnachting zonder toestemming) of in toepassing van artikel 9 §2 (schade) van dit reglement, kan het schoolbestuur de aanvrager per vastgestelde inbreuk een forfaitaire vergoeding overeenkomstig de bepaling in het retributiereglement opleggen, onverminderd het recht van het Schoolbestuur om op basis van de bewezen schade een hoger of lager bedrag te eisen.
Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2023 voor onbepaalde duur.