Naar aanleiding van de mogelijkheid tot fietsleasing vanaf 1 januari 2024 werd er een fietspolicy opgesteld om de rechten en plichten van het personeel te duiden. De fietspolicy is bedoeld om het beheer en het gebruik van de ter beschikking gestelde leasefiets optimaal te laten verlopen.
De fietspolicy zal bij de eerst volgende wijziging aan het arbeidsreglement worden toegevoegd.
REGELGEVING:
OVERWEGINGEN:
BESLUIT:
Artikel 1:
Lokaal bestuur Hamme biedt de mogelijkheid tot fietsleasing aan. Deze fietspolicy is van toepassing voor werknemers binnen het Lokaal bestuur Hamme (nl. het gemeentebestuur en het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn), hierna genoemd de werkgever.
De werkgever heeft binnen zijn onderneming een fietsleasing geïmplementeerd, waarbij een werknemer een fietslease kan verkrijgen. Door deze fietsleasing aan te bieden zet de werkgever in op het fysieke en psychisch welzijn van zijn werknemers. In deze fietspolicy zijn alle praktische modaliteiten van de fietsleasing voorzien.
De werknemer die kiest voor een leasefiets, verklaart zich uitdrukkelijk akkoord om de bepalingen van de fietspolicy strikt na te leven. De werkgever behoudt zich het recht om de voorwaarden en de keuzemogelijkheden eenzijdig te wijzigen (behoudens de jaarlijkse leaseprijs), in functie van bijvoorbeeld een aanpassing van het personeelsbeleid of de wijziging van de fiscale en/of sociale wetgeving die substantiële impact zou hebben op de fietspolicy of de (para)fiscale behandeling van de leasefiets.
Deze fietspolicy is bedoeld om het beheer en het gebruik van de ter beschikking gestelde leasefiets optimaal te laten verlopen.
De toetreding tot de fietsleasing gebeurt volledig op vrijwillige basis. Elke werknemer die in aanmerking komt én voldoet aan de hieronder vermelde voorwaarden, kan steeds vrij en autonoom beslissen om al dan niet in te stappen in de fietsleasing.
Zoals hierboven reeds vermeld is deze fietspolicy van toepassing op alle werknemers van Lokaal bestuur Hamme (gemeentebestuur en OCMW). Gemeentelijk onderwijspersoneel, leden van het schepencollege en gemeenteraadsleden komen wettelijk gezien niet in aanmerking voor de fietsleasing. Alsook vrijwilligers, stagiaires, sportmonitoren, jobstudenten … komen niet in aanmerking voor de fietsleasing. Voorwaarden om te kunnen instappen:
3.1. ALGEMEEN
De werknemer creëert een keuzebudget dat kan worden aangewend voor het verwerven van een leasefiets in het kader van de fietsleasing, door tussen de werkgever en werknemer overeengekomen tijdelijke stopzetting van het recht op (een deel van) de eindejaarspremie, hierna genoemd de inruil van eindejaarspremie. De werkgever stelt een leasefiets ter beschikking aan de werknemer op voorwaarde dat deze voldoende budget heeft gecreëerd door inruil van eindejaarspremie. Werknemers die interesse hebben voor een fietsleasing kunnen via een simulatietool berekenen welk budget ze voorhanden hebben om een fiets te leasen. Toegang tot deze tool kan verkregen worden na aanvraag bij de personeelsdienst.
De inruil van eindejaarspremie is van toepassing voor de duur van de terbeschikkingstelling van de leasefiets (nl. 36 maanden). De inruil van eindejaarspremie en de keuze voor een leasefiets worden vastgelegd in een schriftelijke bijlage bij de arbeidsovereenkomst (contractuelen) of via een akkoordverklaring (statutairen). De werknemer aanvaardt dat zijn/haar gemaakte keuzes in het kader van de fietsleasing geen verworven rechten doen ontstaan. De fietsleasing is geen verworven recht en kan stopgezet of vervangen worden door een andere formule door de werkgever.
De werkgever behoudt zich het recht voor om te allen tijde de terbeschikkingstelling van de leasefiets eenzijdig stop te zetten, in welk geval de inruil van eindejaarspremie die werd overeengekomen met het oog op het creëren van het vereiste keuzebudget, evenzeer zal worden stopgezet.
Een leasefiets kan niet in veelvoud worden gekozen: de werknemer kan slechts aanspraak maken op één leasefiets gelijk in het kader van de fietsleasing.
Er wordt één instapmoment voorzien in december.
3.2. VOORWAARDEN BIJ DE CREATIE VAN HET KEUZEBUDGET
De werknemer is vrij om deel te nemen aan de fietsleasing, in de mate dat de wettelijke en/of reglementair opgelegde beperkingen steeds worden gerespecteerd. Voorwaarden om een keuzebudget te kunnen creëren:
De volgende werknemers dienen op voorhand toestemming te verkrijgen van de algemeen directeur in te stappen in de fietsleasing:
3.3. VERWERKING EN GEVOLGEN VAN HET KEUZEBUDGET OP DE EINDEJAARSPREMIE
De inruil van eindejaarspremie gaat in op 1 januari van het jaar na ondertekening van de bijlage, en is van toepassing gedurende een periode gelijk aan de leasetermijn (nl. 36 maanden), behoudens afwijkende bepalingen in deze fietspolicy.
Het eventuele saldo van de eindejaarspremie waarop de werknemer recht blijft hebben, wordt uitbetaald op de gebruikelijke wijze.
Bij een terbeschikkingstelling van een leasefiets wijzigt de eindejaarspremie van de werknemer. Dit heeft, of kan gevolgen hebben op alle onderstaande componenten die worden berekend op basis van de eindejaarspremie:
3.4. VERMINDERING VAN DE ARBEIDSDUUR OF SCHORSING VAN DE ARBEIDSOVEREENKOMST
Indien de inruil van eindejaarspremie niet volstaat voor de financiering van de leasefiets, ten gevolge van een vermindering van de arbeidsduur, een langdurige schorsing van de arbeidsovereenkomst of enige andere omstandigheid, heeft de werknemer de keuze tussen volgende opties:
De werknemer moet zijn keuze bevestigen door het ondertekenen van een schriftelijke bijlage, waarin de eventuele modaliteiten van de keuze worden uiteengezet. Bij gebrek aan dergelijke bijlage, zal de werknemer geacht worden te hebben gekozen voor de onmiddellijke verbreking met betaling van de verbrekingsvergoeding. In voorkomend geval is de werknemer dus gehouden de leasefiets onmiddellijk terug in te leveren.
3.5. EINDE VAN DE ARBEIDSOVEREENKOMST
Indien de arbeidsovereenkomst beëindigd wordt, wordt de deelname van de werknemer aan de fietsleasing automatisch beëindigd.
De werknemer heeft de plicht de leasefiets, incl. opties en accessoires ofwel over te kopen van de fietsleasepartner tegen de overnameprijs (overeenkomstig artikel 7.2 Vroegtijdig einde leasetermijn van deze policy), ofwel in correcte staat terug te bezorgen aan de fietsleasepartner mits de betaling van een verbrekingsvergoeding (overeenkomstig artikel 7.2 Vroegtijdig einde leasetermijn en 7.3 Staat van de fiets bij terugname door de fietsleasepartner bij het beëindigen van de terbeschikkingstelling) bij het einde van de arbeidsovereenkomst.
3.6. PERSOONLIJKE BIJDRAGE
De werknemer is vrij een eenmalige persoonlijke bijdrage te doen rechtstreeks aan de fietsleasepartner indien de inruil van de eindejaarspremie ontoereikend is voor de leasing van de gewenste fiets.
Deze persoonlijke bijdrage betreft een nettobijdrage en heeft dusdanig geen fiscaal voordeel voor de werknemer. Bij het vroegtijdig beëindigen of bij het einde van de leasetermijn wordt deze persoonlijke bijdrage nooit in vermindering gebracht bij de berekening van de restwaarde van de catalogusprijs wanneer de werknemer de fiets wenst over te nemen (overeenkomstig artikel 7.2 Vroegtijdig einde leasetermijn).
4.1. FIETS
De werknemer kan bij alle aangesloten fietshandelaars van de fietsleasepartner o2o, terecht om een bestelling te plaatsen en heeft een vrije keuze van fiets: model, merk, kleur, maat en handelaar binnen de mogelijkheden van o2o.
De werknemer dient rekening te houden met volgende voorwaarden bij de keuze van de fiets:
Elektrische step, Airwheel, Segway en andere vervoersmiddelen waarbij er geen trapondersteuning noodzakelijk is door de gebruiker, worden niet toegestaan.
4.2. OPTIES EN ACCESSOIRES
De werknemer heeft een vrije keuze van opties en accessoires gerelateerd aan de fiets, zolang deze op de fiets kunnen bevestigd worden en mee vervoerd worden.
Volgende zaken zijn hierdoor bijvoorbeeld uitgesloten (niet-limitatief) en kunnen dus niet mee opgenomen worden binnen de fietsleasing: alle vormen van kledij en schoenen, een fietsrek voor op de wagen,…
Een helm kan ook steeds gekozen worden. Opgelet! Het dragen van een goedgekeurde fietshelm is verplicht bij het besturen van een speed pedelec of snelle elektrische fiets (tot 45km/h). Deze helm dient de volgende norm EC1078 (= EN 1078) te hebben. De norm wordt in de helm zelf aangegeven met een CE-markering.
De keuze van de werknemer voor een loonpakket met leasefiets zal worden vastgelegd in een schriftelijke bijlage bij de arbeidsovereenkomst voor contractuelen of via een akkoordverklaring voor statutairen. Na ondertekening van deze bijlage kan de gekozen fiets besteld worden.
Van zodra de leasefiets is besteld, gaat de werknemer een bindend engagement aan voor de duur van de terbeschikkingstelling van de fiets (nl. 36 maanden), tenzij de werknemer beslist om de fiets vroegtijdig over te nemen. Conform de huidige wetgeving zal er geen voordeel alle aard aangerekend worden wanneer de fiets op regelmatige basis wordt aangewend voor woon-werkverkeer, noch voor de berekening van de bedrijfsvoorheffing, noch voor de berekening van de sociale zekerheidsbijdragen.
De werkgever heeft te allen tijde het recht om na te gaan of de werknemer de leasefiets effectief gebruikt voor het woon-werkverkeer. Indien de leasefiets nooit of slechts sporadisch (bv. Een aantal keer per jaar) gebruikt wordt voor woon-werkverkeer, dient deze als een sociaal en belastbaar voordeel te worden beschouwd. Dit voordeel van alle aard wordt bepaald op basis van de werkelijke waarde in hoofde van de werknemer.
De werkgever volgt steeds de actuele wetgeving rond de bepaling van het voordeel alle aard. Mocht de wetgeving hierrond dus ooit veranderen, dan zal deze steeds toegepast worden. Indien deze wijziging een loonverlies voor de werknemer tot gevolg heeft, zal de werkgever dit verlies nooit voor eigen rekening nemen, noch zal de werknemer hiervoor op enige manier worden gecompenseerd.
De werknemer mag de leasefiets voor beroepsdoeleinden, voor woon-werkverkeer en voor zuivere privé-verplaatsingen gebruiken.
De werknemer mag inwonende gezinsleden en collega’s van de werkgever toestaan om met de leasefiets te rijden. Een speed pedelec of snelle elektrische fiets (tot 45km/h) mag enkel gebruikt worden wanneer de bestuur in het bezit is van een geldig rijbewijs (minimum AM rijbewijs). De gebruiker moet ook altijd in het bezit zijn van de boorddocumenten. Meer info over ‘Wat te doen bij het verlies van speed pedelec documenten’ vind je in de Servicefiche Speed pedelec services.
Indien de werknemer de leasefiets wenst te gebruiken buiten de grenzen van de Europese Unie, dient deze hiervoor toestemming te krijgen van de fietsleasepartner o2o.
5.2. NALEVING VAN DE WEGCODE
De werknemer verbindt zich ertoe de leasefiets te gebruiken conform de Wegcode. Bekeuringen voor overtredingen van de Wegcode, administratieve sancties en andere kosten ingevolge van onwettelijk of onveilig rijgedrag zijn de verantwoordelijkheid van en uitsluitend ten laste van de werknemer. Hij/zij moet deze binnen de vereiste termijn betalen.
Indien de bekeuring niet betaald wordt, verklaart de werknemer zich er mee akkoord dat de werkgever het recht heeft om de bekeuring en eventuele administratieve kosten die zij desgevallend voor rekening van de werknemer betaalde, terug te vorderen op het loon van de werknemer als voorschot op het loon, overeenkomst artikel 23 van de loonbeschermingswet.
5.3. GEBRUIK MET ZORG EN ALS EEN VOORZICHTIG EN REDELIJK PERSOON
De ter beschikking gestelde leasefiets blijft eigendom van de fietsleasepartner o2o gedurende de hele contractduur en zolang de fiets niet is overgekocht. De leasefiets staat ter beschikking van de werknemer, in opdracht van de werkgever, gedurende de leasetermijn (nl. 36 maanden).
De werknemer verbindt zich ertoe om de leasefiets met zorg en als een voorzichtig en redelijk persoon te gebruiken en te onderhouden. Dit houdt onder meer in dat:
Bij beschadiging of ongeval is de werknemer aansprakelijk voor alle daaruit voortvloeiende eigen schade of schade aan derden. De werkgever raadt de werknemer aan hiervoor een aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
Bij zware inbreuken op de policy of de verkeersregels kunnen de fietsleasepartner en/of de werkgever discretionair beslissen om de terbeschikkingstelling van de leasefiets te schorsen of te beëindigen. In voorkomend geval zal de werknemer de contractuele verbrekingsvergoeding moeten betalen overeenkomstig artikel 7.2. van deze fietspolicy.
De keuze van de leasetermijn wordt vastgelegd in de schriftelijke bijlage bij de arbeidsovereenkomst of via de akkoordverklaring voor statutairen en bedraagt doorgaans 36 maanden. Hiervan kan enkel in uitzonderlijke omstandigheden, overeenkomstig deze fietspolicy, worden afgeweken. Deze duur gaat in vanaf de dag van de levering van de leasefiets.
Het tijdstip en de locatie van de levering van de leasefiets wordt afgesproken tussen de fietshandelaar en de medewerker. In geen geval kan de fiets geleverd worden op een locatie van de werkgever. Haalt de medewerker de leasefiets niet af op de overeengekomen datum, dan wordt de overeengekomen datum toch als aanvangsdatum van het leasecontract beschouwd en wordt de lease en de terbeschikkingstelling gestart.
Bij de inontvangstneming van de leasefiets controleert de medewerker of alle accessoires die op de bestelbon vermeld staan, op de fiets aanwezig zijn. Als dit niet het geval is, mag de medewerker de fiets niet in ontvangst nemen en meldt deze dit onmiddellijk aan de leasepartner en aan de werkgever. Vanaf de leveringsdatum draagt de medewerker alle risico’s met de betrekking tot het bezit, het gebruik en de bewaring van de leasefiets tot op het ogenblik van de teruggave van de leasefiets.
7.1. EINDE OVEREENKOMST DOOR AFLOOP LEASETERMIJN
Normaliter neemt de fietsleasepartner bij het einde van de leasetermijn de fiets inclusief de gekozen opties en accessoires terug. De fietsleasepartner contracteert de werknemer voor de organisatie van het inleveren van de artikelen. De werknemer waakt erover dat de leasefiets zich in goede staat bevindt, overeenkomstig het hierna vermelde artikel 7.3.
Ingeval de werknemer de fiets incl. de gekozen opties en accessoires wenst over te nemen, kan dit onder volgende voorwaarden:
Meer informatie omtrent de voorwaarden en werking hieromtrent, zijn te vinden online via myo2o Biker.
7.2 VROEGTIJDIG EINDE LEASETERMIJN
De leasetermijn kan steeds vroegtijdig stopgezet worden. Hierbij heeft de werknemer de keuze tussen de fiets over te kopen dan wel in te leveren bij de fietsleasepartner. De voorwaarden in welk geval dit meerkosten voor de werknemer met zich meebrengt, kunnen terug gevonden worden in het hoofdstuk budget creatie (artikel 3).
Let op: de bepalingen met betrekking tot een vroegtijdig einde van de leasetermijn zijn reeds van toepassing vanaf de definitieve bestelling van de leasefiets, dus desgevallend voorafgaand aan de levering ervan.
De keuze van de werknemer om de fiets over te kopen dan wel terug te geven, dienst vast te liggen voor de laatste loonverwerking voor de betrokken werknemer.
A. Overnameprijs
De overnameprijs is samengesteld als som van:
1 Met uitzondering van overlijden van de medewerker en overmacht erkend door het CBS/VB
B. Verbrekingsvergoeding
De verbrekingsvergoeding die betaald wordt bij teruggave van de leasefiets wordt als volgt bepaald:
2 Met uitzondering van overlijden van de medewerker en overmacht erkend door het CBS/VB.
7.3. STAAT VAN DE FIETS BIJ TERUGNAME DOOR DE FIETSLEASEPARTNER BIJ HET BEËNDIGEN VAN DE TERBESCHIKKINGSTELLING
De leasefiets, incl. slot en sleutels, opties en accessoires, dient op het afgesproken tijdstip op de afgesproken locatie aanwezig te zijn, in volgende staat:
Ingeval de fiets op het ogenblik van teruggave niet voldoet aan bovenvermelde afspraken, zullen de hieraan gerelateerde kosten ten laste van de werknemer zijn, met een maximum van de residuele waarde.
Meer informatie over einde van de leasetermijn, de vereisten in geval van teruggave en de voorwaarden indien de vereisten niet voldaan zijn, zijn online te vinden via myo2o Biker.
Bij de lease van een fiets zijn volgende diensten standaard geactiveerd:
Onderstaande diensten kunnen geactiveerd worden door de werknemer bij de plaatsing van de bestelling:
Meer informatie omtrent deze diensten, de algemene voorwaarden en eventuele verwijzingen aan de diensten kunnen steeds terug gevonden worden op myo2o Biker (www.o2o.be/bike-services/conditions).
Ingeval de werknemer tijdens het lopend leasecontract een nieuwe leasefiets bestelt, mag de werknemer de nieuwe leasefiets ten vroegste op de dag van het einde van het lopende leasecontract in ontvangst nemen. De werknemer meldt deze vroegst mogelijke datum van ontvangst aan de fietshandelaar bij het opvragen van een offerte.
Indien de werknemer de nieuwe leasefiets nog tijdens het lopende leasecontract in ontvangst neemt, wordt het lopende contract vroegtijdig beëindigd met als einddatum de datum van ontvangst van de nieuwe leasefiets. Voorwaarden van vroegtijdig einde contract zijn dan van toepassing overeenkomstig artikel 7.2. Vroegtijdig einde leasetermijn.
Indien één of meerdere bepalingen van deze fietspolicy ongeldig of niet toepasbaar zouden zijn, heeft dit niet de ongeldigheid of niet-toepasbaarheid van de gehele fietspolicy tot gevolg. In voorkomend geval zal te goeder trouw onderhandeld worden om de getroffen bepalingen te vervangen door andere, die de inhoud ervan zo veel mogelijk benaderen en zo goed mogelijk aansluiten bij de inhoud en doelstellingen van deze fietspolicy.
De werknemer verbindt zich ertoe alle bepalingen van deze fietspolicy stipt na te leven. Ingeval van enige schade voor de werkgever als gevolg van het niet-naleven van de bepalingen van onderhavig policy, wordt dit beschouwd als een zware fout in de zin van artikel 18 van Arbeidsovereenkomstenwet, waarvoor de werknemer aansprakelijk is.
De fietsleasing, en de voorliggende fietspolicy dat de praktische modaliteit hiervan bevat, treden in werking op 1 januari 2024. De werkgever behoudt zich het recht voor de fietsleasing – in het kader waarvan de werknemer een leasefiets kan verwerven – eenzijdig stop te zetten. In voorkomend geval zal de werknemer die over een leasefiets beschikt, deze kunnen behouden tot het einde van de voorziene leasetermijn. Na afloop zal evenwel geen nieuwe leasefiets meer kunnen worden verworven.
Artikel 2: Het reglement zal worden overhandigd aan alle personeelsleden van het gemeentebestuur met uitzondering van het onderwijspersoneel en als bijlage toegevoegd worden aan het arbeidsreglement.
Artikel 3: Het reglement gaat in vanaf 1 november 2023.