REGELGEVING:
OVERWEGINGEN:
BESLUIT:
Artikel 1.
Het college van burgemeester en schepenen zou de toekomstige vergaderingen willen laten doorgaan in zaal de Durme.
Het college van burgemeester en schepenen merkt op dat de ventilatie - en warmteregulatie in orde gezet moet worden, daar deze momenteel niet in orde is. Ook geeft men de opdracht om raamdecoratie te voorzien voor de verblinding op zonnige dagen.
Art.2.
Visum van de burgemeester of schepenen is niet nodig voor de agendering van dossiers. Het college van burgemeester en schepenen bespreekt de dossiers op voorhand met zijn/haar bevoegde teams.
Art. 3.
Keurt het huishoudelijk reglement van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau goed zoals hieronder beschreven.
Dit huishoudelijk reglement is van toepassing op de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen en van het vast bureau. De bepalingen die betrekking hebben op het college van burgemeester en schepenen, zijn ook van toepassing op het vast bureau, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald.
Dit huishoudelijk reglement is een aanvulling op de wettelijke bepalingen in het Decreet Lokaal Bestuur (DLB) over de werking van het college van burgemeester en schepenen en van het vast bureau. De bepalingen uit dit huishoudelijk reglement kunnen de wettelijke bepalingen niet wijzigen.
Vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau:
Artikel 1 - §1. Het college van burgemeester en schepenen vergadert, behoudens andersluidende bepalingen, elke maandagmiddag, normaliter in het gemeentehuis. Daarnaast vergadert het college zo dikwijls als de zaken die tot zijn bevoegdheid behoren, het vereisen.
§2. – De oproeping wordt verzonden via e-mail. De uitnodiging voor een digitaal / hybride college wordt op eenzelfde wijze uitgevoerd, mits uitzondering dat er ook een digitale vergaderlink wordt toegevoegd.
§3. - Het lid van het college dat niet (tijdig) aanwezig kan zijn op een vergadering deelt dit zo snel mogelijk mee aan de burgemeester, de algemeen directeur en team secretariaat (team secretariaat meldt de afwezigheden in elk geval aan de burgemeester en de algemeen directeur). Tevens delen de leden van het college hun vakantieplanning tijdig mee.
§4. - Een lid van het college van burgemeester en schepenen dat niet aanwezig kan zijn op een vergadering, kan een collega-schepen vragen om in zijn plaats te spreken over de punten die op de agenda staan en tot zijn bevoegdheid behoren.
Art. 2 - §1. - De burgemeester kan in spoedeisende gevallen buitengewone vergaderingen bijeenroepen, op de dag en het uur die hij/zij bepaalt.
§2. - In geval van een spoedeisende buitengewone vergadering worden de leden van het college uiterlijk één uur voor de vergadering per e-mail opgeroepen via de dienst secretariaat, met vermelding dat de agenda raadpleegbaar is via de mobiele applicatie.
§3. - Het lid van het college dat niet (tijdig) aanwezig kan zijn op een buitengewone vergadering deelt dit onmiddellijk mee aan de burgemeester, de algemeen directeur en team secretariaat (team secretariaat meldt de afwezigheden in elk geval aan de burgemeester en de algemeen directeur).
Art. 3 - Zowel personeelsleden als leden van het college kunnen punten aan de agenda toevoegen.
Collegeleden voegen agendapunten aan de agenda steeds toe via het bevoegde team /ambtenaar.
Art. 4 - §1. - De agendapunten dienen vooraf besproken te worden tussen de bevoegde leden van het college en de relevante teams. Deze agendapunten worden voldoende gestoffeerd met alle noodzakelijke informatie (zodat het college een gefundeerde beslissing kan nemen), inclusief de benodigde adviezen.
§2. – Agendapunten dienen steeds een ontwerp van beslissing te bevatten.
Art. 5 - De agenda wordt, behoudens andersluidende afspraken, afgesloten op donderdag om 11u00.
Art. 6 - Voor de zittingen op een ander tijdstip wordt het tijdstip van afsluiten van de agenda bepaald door het college in overleg met de algemeen directeur.
Art. 7 - De extra agenda wordt, behoudens andersluidende afspraken, afgesloten op maandag 11u00. Extra agendapunten kunnen pas geagendeerd worden als ze voldoen aan één van de volgende voorwaarden:
Art. 8 - Een lid van het college kan een agendapunt ter zitting toevoegen, Indien het agendapunt voldoet aan één van de voorwaarden vermeld in artikel 7.
Art. 9 – Agendapunten worden opgedeeld in A- en B-punten
Art. 10 - De agenda, de ontwerpbesluiten, de adviezen en de nodige bijlagen kunnen door de leden van het college geraadpleegd worden via het digitale platform.
Art. 11 - Documenten die
worden niet op het digitale platform geplaatst maar uitzonderlijk aangeleverd op papier.
Art. 12 – Alle eenzijdige rechtshandelingen met individuele strekking die uitgaan van een bestuur en die beogen rechtsgevolgen te hebben voor een of meer bestuurden of voor een ander bestuur, moeten uitdrukkelijk gemotiveerd worden. Tenzij de motivering van de handeling:
Art. 13 - De burgemeester zit het college van burgemeester en schepenen voor, en opent en sluit de vergaderingen.
Art. 14 - Indien de burgemeester tijdelijk afwezig is, wordt hij/zij vervangen door de eerste schepen, tenzij de burgemeester zijn/haar bevoegdheid aan een andere schepen heeft gedelegeerd. Indien de eerste vervanger in de onmogelijkheid zou zijn om de vervanging waar te nemen, dan neemt een andere schepen in afnemende rangorde het voorzitterschap op.
Art. 15 - Overeenkomstig artikel 104 van de nieuwe gemeentewet zijn de vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen en het vast bureau niet openbaar.
Art. 16 - §1 - De leden van het college van burgemeester en schepenen en alle andere personen die krachtens de wet of het decreet de besloten vergaderingen van het college van burgemeester en schepenen bijwonen, zijn tot geheimhouding verplicht.
§2 - Ingeval van een digitaal college[2], wordt, vooraleer de zitting te openen, nagegaan of er voldoende leden zijn ingelogd. De leden van het college van burgemeester en schepenen die vanop afstand deelnemen aan de vergadering, waken erover dat de beslotenheid van de vergadering gerespecteerd wordt.
Art. 17 - Het college kan ambtenaren of deskundigen uitnodigen om toelichting te verschaffen bij bepaalde dossiers. Deze personen moeten echter de vergadering verlaten wanneer het college overgaat tot beraadslaging of beslissing.
Art. 18 - Het college kan alleen beraadslagen of beslissen als de meerderheid van de leden aanwezig is.
Art. 19 - Het college beslist collegiaal.
Art. 20 - Elk lid van het college kan, tussen het openstellen van de agenda en tot de opening van de zitting, maandag 13.30 uur, digitaal zijn standpunten ingeven via het notuleringsprogramma eNotulen. Indien een agendapunt door niemand van de leden als ‘te bespreken’ wordt aangeduid, dan wordt het punt als goedgekeurd beschouwd en niet verder ter bespreking gebracht tijdens de zitting. Een lid van het college kan altijd vragen om een punt toch te bespreken, ongeacht de ingegeven standpunten.
Art. 21 - De besluiten worden genomen bij volstrekte meerderheid van stemmen. Onder volstrekte meerderheid van stemmen wordt verstaan: meer dan de helft van de uitgebrachte stemmen, onthoudingen niet meegerekend.
Art. 22 - Bij staking van stemmen verdaagt het college van burgemeester en schepenen de zaak tot een volgende vergadering. Als de meerderheid van het college van burgemeester en schepenen de zaak vóór de behandeling ervan echter spoedeisend heeft verklaard, is de stem van de voorzitter van het college beslissend. Hetzelfde geldt als er op twee achtereenvolgende vergaderingen over dezelfde zaak een staking van stemmen is.
In afwijking van het eerste lid van paragraaf 2 is het voorstel, in geval van staking van stemmen, verworpen, als het college optreedt als tuchtoverheid als vermeld in artikel 201, eerste lid van het decreet lokaal bestuur.
Art. 23 - §1. De stemmingen in het college zijn in principe niet geheim, behalve in gevallen die zouden zijn bepaald door het decreet lokaal bestuur.
§2. - Er zijn drie mogelijke werkwijzen van stemmen:
1° de mondelinge stemming,
2° de stemming bij handopsteking; bij zitten en opstaan of stemming via elektronisch uitgebrachte weg,
3° de geheime stemming.
§3.
De leden van het college van burgemeester en schepenen stemmen niet geheim, behalve in volgende gevallen:
§4. Ongeacht de bepalingen van het huishoudelijk reglement wordt er mondeling gestemd telkens als een derde van de aanwezige collegeleden hierom verzoekt.
§5. De stemming bij handopsteking geschiedt als volgt.
Nadat de voorzitter van het college het ontwerp van de stemming heeft omschreven vraagt hij/zij achtereenvolgens welke leden ja stemmen, neen stemmen of zich onthouden.
§6. Elk lid van het college kan slechts éénmaal zijn hand opsteken om zijn keuze duidelijk te maken.
§7. De voorzitter stemt als laatste, behalve bij geheime stemming.
§8. Bij digitaal stemmen maken de leden van de vergadering hun stem kenbaar via het daartoe beschikbare platform. De voorzitter controleert de authenticiteit van de uitgebrachte stem en maakt de uitslag onmiddellijk bekend.
Art. 24 - Het is voor een lid van het college verboden om deel te nemen aan de besprekingen zoals bepaald in artikel 27 van het decreet lokaal bestuur. Eveneens wordt een lid van het college uitgesloten van bepaalde activiteiten zoals bepaald in artikel 27 van het decreet lokaal bestuur.
Art. 25 - Als het college overeenkomstig artikel decreet lokaal bestuur op eigen verantwoordelijkheid een voorgenomen verbintenis viseert of overeenkomstig artikel 272 decreet lokaal bestuur op eigen verantwoordelijkheid een bevel geeft tot betaling van een uitgave, wordt, op verzoek van een lid van het college, een verklaring over zijn stemgedrag in de notulen opgenomen.
Art. 26 - De notulen van de vergadering van het college worden onder de verantwoordelijkheid van de algemeen directeur opgesteld overeenkomstig artikel 277 en 278 van het decreet lokaal bestuur.
Art. 27 - Overeenkomstig artikel 104 van de nieuwe gemeentewet kunnen alleen de beslissingen opgenomen in de notulen en in het register van de beraadslagingen, rechtsgevolgen hebben.
Art. 28 - De notulen worden goedgekeurd op de eerstvolgende gewone vergadering van het college van burgemeester en schepenen. Zij worden ondertekend door de burgemeester en de algemeen directeur.
Art. 29 - De notulen worden ter goedkeuring aan het college van burgemeester en schepenen voorgelegd op de eerstvolgende gewone vergadering. Zij zijn minstens de dag voor de zitting digitaal raadpleegbaar. Er vindt geen voorlezing plaats van de notulen.
De algemeen directeur staat in voor het bewaren van de notulen.
Art. 30 - Bij intrekking van een besluit van het college van burgemeester en schepenen, of bij vernietiging of niet-goedkeuring ervan door een toezichthoudende overheid, vermeldt de algemeen directeur dat in de betreffende notulen. De algemeen directeur brengt het college van burgemeester en schepenen daarvan op de hoogte op de eerstvolgende vergadering van het college van burgemeester en schepenen.
Art. 31 -§1. De besluitenlijst omvat per agendapunt de titel, een korte samenvatting, en de uitspraak van het college.
§2. De lijst met de besluiten van het college van burgemeester en schepenen en de reglementen en verordeningen van het college van burgemeester en schepenen worden bekendgemaakt op de gemeentelijke raadpleegomgeving.
Art. 32 – §1. De reglementen, beslissingen, akten, brieven en alle andere stukken worden ondertekend zoals bepaald in artikel 279 tot en met 283 van het decreet lokaal bestuur.
§2. De stukken, die niet vermeld worden in artikel 279 §1 tot en met §5 van het decreet lokaal bestuur, worden ondertekend door de burgemeester en medeondertekend door de algemeen directeur. Zij kunnen deze bevoegdheid overdragen conform artikel 280 en artikel 283 van het decreet lokaal bestuur.
Artikel 33 - Leden van het college dienen het toestel dat zij gebruiken om op het digitale platform in te loggen voldoende af te schermen. Eveneens dienen zij hun wachtwoord dat toegang verschaft tot het digitale platform voldoende sterk en veilig te maken. Dit wachtwoord is strikt persoonlijk.
Artikel 34 - §1. Voorliggend reglement dient te worden samen gelezen met alle relevante bepalingen van het decreet lokaal bestuur, al zijn ze hier niet expliciet opgenomen.
§2. De bepalingen van voorliggend reglement, expliciet overgenomen uit het decreet lokaal bestuur, zullen bij wijziging van dit decreet automatisch worden verondersteld als zijnde aangepast.
Artikel 35 – In uitzonderlijke omstandigheden kan van bepaalde regels, mits motivering, afgeweken worden, voor zover toegelaten door het decreet lokaal bestuur of andere toepasselijke wetgeving.
Artikel 36 – Dit huishoudelijk reglement treedt onmiddellijk na de vaststelling ervan door het college van burgemeester en schepenen in werking.
[1] De bepalingen die betrekking hebben op het college van burgemeester en schepenen, zijn ook van toepassing op het vast bureau, tenzij uitdrukkelijk anders bepaald. Daarom wordt vanaf heden enkel nog melding gemaakt van het college van burgemeester en schepenen.
[2] Het decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie, in het bijzonder de bepalingen met betrekking tot het digitaal vergaderen van de beleidsorganen.
Het besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 met betrekking tot het digitaal of hybride vergaderen lokale besturen.