Dit archief- en bezoekersreglement maakt het personeel en de archiefbezoekers wegwijs in het archief en de wetgeving waaraan het onderworpen is.
Dit reglement is zo goed als gelijklopend met het archief- en bezoekersreglement dat heden op de gemeenteraad staat geagendeerd. Beide entiteiten dienen evenwel een eigen reglement op te stellen.
REGELGEVING:
OVERWEGINGEN:
BESLUIT:
Enig artikel: keurt goed het archief- en bezoekersreglement zoals hieronder weergegeven.
Artikel 1: Tot de archiefvormers van het openbaar centrum voor maatschappelijk welzijn worden alle departementen/teams van het OCMW, de door de het OCMW beheerde vzw’s en de verenigingen gerekend. Ook de archiefdocumenten die voortvloeien uit uitbestede taken vallen onder de archiefzorg van het bestuur. Verder behoren de documenten opgevangen of opgemaakt uit hoofde van het ambt van lid van het vast bureau (bureaulid) tot het OCMW-archief. Persoonlijke en partijpolitieke documenten die niet rechtstreeks voortkomen uit de uitoefening van het ambt van bureaulid behoren niet tot het OCMW-archief. Alsook het archief van politieke fracties valt niet onder de zorg van het bestuur.
Artikel 2: Het OCMW-archief is het team dat belast is met het beheer van de archiefdocumenten die overgebracht zijn naar de archiefdepots en met het toezicht op de archiefdocumenten die nog niet werden overgebracht. Aan het hoofd staat de intergemeentelijk archivaris bijgestaan door archiefverantwoordelijken.
De archivaris wordt door de algemeen directeur belast met:
Artikel 3: De archivaris is gemachtigd om de departementen/teams van het OCMW te bezoeken. Daarbij heeft hij/zij toegang tot de gebouwen en alle lokalen waar archief wordt bewaard. De archivaris heeft recht op inzage in de totaliteit van de documenten.
Artikel 4: De archivaris ondersteunt de departementen/teams van het OCMW bij het archiefbeheer en vaardigt ook interne richtlijnen uit voor overdrachten naar het archiefdepot. Bij niet-naleving van de goede, geordende en toegankelijke bewaring en/of de niet-naleving van de archiefwetgeving kan de archivaris, in overleg met de algemeen directeur, dwingende maatregelen opleggen.
Artikel 5: De archivaris bepaalt in samenspraak met de departementen/teams welke categorieën archiefdocumenten voor tijdelijke en welke documenten voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Dit gebeurt aan hand van de bestaande selectieregels en -lijsten.
Artikel 6: Voor elke archiefvernietiging is de uitdrukkelijke toelating vereist van de archivaris en de leidinggevende van het departement/het team. De intern goedgekeurde vernietigingslijst wordt ter kennisname aan het vast bureau en ter goedkeuring aan de algemeen rijksarchivaris of diens gemachtigde voorgelegd. Pas daarna kan er worden overgegaan tot de eigenlijke vernietiging van de documenten. Dit gebeurt steeds door een gespecialiseerde firma die het archief versnippert volgens de heersende norm en na afloop een vernietigingsattest aflevert. De goedgekeurde vernietigingslijsten moeten permanent bewaard blijven.
Artikel 7: Alle departementen/teams van het OCMW, door het OCMW beheerde vzw’s, intergemeentelijke verenigingen en externe verzelfstandigde agentschappen en verenigingen (waarin het OCMW participeert) kunnen archief overdragen.
Artikel 8: De archivaris wordt steeds van elke overdracht op de hoogte gebracht, alvorens een overdracht daadwerkelijk kan plaatsvinden.
Artikel 9: Overdrachten gebeuren enkel na toestemming van de archivaris en volgens de procedure voor overdrachten van archief. Deze procedure bevat de praktische en materiële richtlijnen voor de overdracht van archiefdocumenten.
Artikel 11: De archiefdepots zijn enkel toegankelijk voor de archivaris en de medewerkers van het OCMW.
Artikel 12: Een departement/team kan de eigen archiefdocumenten steeds raadplegen in het archiefdepot. Zij kunnen ook vragen om bepaalde documenten te laten overbrengen.
Artikel 13: Archiefdocumenten ouder dan 30 jaar zijn openbaar en mogen zonder beperkingen geraadpleegd worden.
Artikel 14: Een aantal stukken zijn niet openbaar toegankelijk en vormen een uitzondering op die openbaarheid van 30 jaar. Een overzicht hiervan is te raadplegen in de bijlage ‘uitzonderingsgronden openbaarheid van bestuur’.
Artikel 15: Archiefstukken kunnen openbaar zijn, maar niet toegankelijk omwille van volgende redenen:
Artikel 16: Er kunnen enkel reproducties gemaakt worden van stukken die openbaar en toegankelijk zijn, waarvoor toelating tot inzage gegeven werd en waarop geen auteursrechten rusten. De archivaris of de verantwoordelijke heeft het recht om het kopiëren van bepaalde stukken te verbieden: uit preservering- of conserveringsoverwegingen, indien in strijd met bestaande regelgeving of wanneer de vraag hiertoe onredelijk is. Na toestemming van de archivaris of verantwoordelijke mogen burgers gratis met eigen apparatuur opnames van archiefdocumenten maken.
Artikel 17: Bij het reproduceren verbindt de bezoeker zich ertoe:
Artikel 18: Indien de bezoeker de informatie uit het archief voor wetenschappelijke doeleinden wil gebruiken, dient hij/zij een onderzoeksverklaring in te vullen waarin hij/zij verklaart ten allen tijden een correcte bronvermelding te gebruiken. 'Archief OCMW Hamme' wordt steeds als vindplaats van de informatie vermeld.
Artikel 19: De bezoeker verbindt zich er tevens toe bij elk verder gebruik of reproductie van informatie uit het OCMW-archief de toepasselijke wetgeving inzake auteursrechten in acht te nemen. De bezoeker ontslaat het OCMW-bestuur van elke aansprakelijkheid hieromtrent.
Artikel 20: Er wordt een tarief vastgelegd voor het afleveren van fotokopies aan burgers. Voor dit tarief zal het reglement raad voor maatschappelijk welzijn getiteld ‘Tariefbepaling inzake afgifte van administratieve stukken in kader van archiefreglement' toegepast worden. Het tarief, dat op datum van aanvraag van toepassing is, is verschuldigd door de persoon die de gegevens vraagt en moet betaald worden na ontvangst van het verzoek om betaling.
Artikel 21: Het raadplegen van het OCMW-archief is gratis.
Artikel 22: Raadpleging van het archief kan enkel na afspraak. Contacteer hiervoor de intergemeentelijk archivaris via e-mail op archivaris@hamme.be.
Artikel 23: De bezoeker meldt zich op het afgesproken tijdstip aan het onthaal in het administratief centrum (Nieuwstraat, 9220 Hamme).
Bij een eerste bezoek dient de bezoeker een registratieformulier in te vullen. Dit formulier dient louter ter identificatie van de burger. De informatie hieruit wordt verzameld in overeenstemming met de privacywetgeving en nooit aan derden overgemaakt.
De bezoeker legt zijn/haar identiteitskaart of een ander officieel document voor en ontvangt het bezoekersreglement dat indien nodig wordt toegelicht. Door ondertekening van het registratieformulier verklaart de bezoeker zich akkoord met het bezoekersreglement.
De bezoeker registreert zich in een bezoekersregister en schrijft zich bij het einde van de raadpleging opnieuw uit. Bij herhaaldelijke bezoeken volstaat het in- en uitschrijven in het bezoekersregister.
Artikel 24: De bezoeker geeft op voorhand door welke stukken hij/zij graag wil raadplegen. Raadplegen van archiefdocumenten mag enkel in de daarvoor voorziene ruimte of toegewezen plaats.
Artikel 25: Het raadplegen van archiefdocumenten gebeurt in stilte.
Artikel 26: Jassen, tassen en andere persoonlijke bezittingen worden achtergelaten op de daarvoor voorziene plaats. Eten, drinken en roken is tijdens de raadpleging en in nabijheid van de archiefdocumenten of de ter beschikking gestelde computer niet toegelaten. Zaken die het archiefmateriaal kunnen beschadigen, mogen niet meegenomen worden of binnen handbereik zijn tijdens de raadpleging. Enkel een potlood, losse bladen, een laptop (zonder tas) en een fototoestel/smartphone/tablet (mits naleving afspraken reproductie) mag een bezoeker tijdens de raadpleging bij zich hebben.
Artikel 27: Archiefstukken worden met de grootst mogelijke zorg behandeld en in hun oorspronkelijke staat gehouden:
Artikel 28: De archivaris of verantwoordelijke kan bij niet naleving de bezoeker terechtwijzen en de raadpleging opschorten indien hij/zij het gedrag van de bezoeker in strijd acht met het bezoekersreglement. Bij eventuele schade toegebracht aan een archiefstuk, de verpakking, de ter beschikking gestelde computer, het meubilair of een uitrusting, is de bezoeker verplicht om de schade te vergoeden. Het OCMW-bestuur bepaalt de grootte van de schadevergoeding. Bij een poging tot diefstal wordt steeds de politie op de hoogte gebracht.
Artikel 29: Indien de bezoeker schade (scheuren, schimmel, knaagsporen, waterschade, …) ontdekt aan de geraadpleegde stukken, dan brengt hij/zij de archivaris of verantwoordelijke op de hoogte.
Artikel 30: Indien een aanvraag tot raadpleging van een bepaald archiefdocument geweigerd wordt, kan de aanvrager beroep aantekenen conform het Bestuursdecreet (artikel II.48). De aanvrager kan het beroep per brief of per e-mail binnen een termijn van dertig kalenderdagen (ingaand op de dag van de beslissing) indienen.