Gepubliceerd op 03/07/2024

Hamme 20240619 - GR - Reglement op het gebruik van de LED-borden - aa..

Besluit gemeenteraad

wo 19/06/2024 - 20:00

Reglement op het gebruik van de LED-borden - aanpassing - goedkeuring

Aanwezig: Jan Laceur, raadsvoorzitter
Ann Verschelden, burgemeester
Luk De Mey, Koen Mettepenningen, Mieke De Keyser, Kurt De Graef, Jan Ketels, Pieter Bieseman, Jan De Graef, Lotte Peeters, Robby Van der Stock, Jan Rosschaert, Fatima Gökce, Yentl Scheirs, Guy Bogaert-De Clercq, Christoff Van Gaeveren, Mathieu Weyn, Agnes Onghena, Leo Van der Vorst, Mario Michils, Ignace Sertijn, Christel Vanhoyweghen, Mustafa Tokgoz, Etienne De Prijcker, Jo Laureys, gemeenteraadsleden
André Reuse, algemeen directeur

Verontschuldigd: Gilles Verbeke, Frank Van Erum, gemeenteraadsleden

De gemeenteraad en de raad voor maatschappelijk welzijn keurde in zitting van 24 april 2024 een domeinconcessie goed voor het plaatsen van 2 LED-borden op het grondgebied (Roodkruisstraat en kruispunt Zuybroekstraat-Neerstraat). Met deze schermen wil het lokaal bestuur haar activiteiten kenbaar maken, lokale handelaars de kans bieden om betalend promotie te voeren en verenigingen de mogelijkheid geven om gratis reclame te maken voor hun werking.

Neemt akte van het voorstel tot aanpassing van het reglement op het gebruik van de elektronische informatie borden, voortaan LED-borden, door het lokaal bestuur en haar verenigingen. Het ontwerpvoorstel omvat o.a. volgende wijzigingen:

Opzet en omschrijving van de beschikbare zendtijd (50 % lokaal bestuur – 50 % concessiehouder) in functie van de domeinconcessie.
Aanpassing van terminologieën zoals elektronische informatieborden > LED-borden, gemeente > lokaal bestuur, diensten > teams, …
De locaties van de LED-borden.
Wijze van aankondiging (5 regels tekst -> afbeelding met tekst).
Aangezien er met beeld kan/mag gewerkt worden: een aantal voorwaarden m.b.t. gebruik van het beeld (auteurs- en portretrechten, GDPR, …).
Wijze waarop een aanvraag moet ingediend worden (incl. behandelingstermijn).

Het adverteren voor lokale handelaars verloopt via de domeinconcessiehouder en valt bijgevolg buiten het reglement. Hiervoor kunnen handelaars en private organisatoren van evenementen rechtstreeks contact opnemen met de domeinconcessiehouder.

REGELGEVING:

Decreet Lokaal Bestuur, artikel 40 en 41.
Omzendbrief KB/ABB 2019/3 over de transacties van onroerende goederen door lokale en provinciale besturen en door besturen van de erkende erediensten.
Publiciteitsverordening van 12 mei 2023.
Wet van 17 juni 2016 betreffende concessieovereenkomsten.
Reglement op het gebruik van elektronische informatie borden van 28/04/2010.

OVERWEGINGEN:

In zitting van 28/04/2010 keurde de gemeenteraad het reglement op het gebruik van de elektronische informatieborden goed.
In de meerjarenplanning 2020-2025 werd de actie ‘vernieuwing van externe LED-borden’ opgenomen. Het lokaal bestuur wil gebruik maken van videoborden om de visuele communicatie in het straatbeeld te bevorderen.
Het college van burgemeester en schepenen heeft op 2 april 2024 beslist de grond Hooirt (ter hoogte van de appartementsblok en bushokje richting Sint-Niklaas) behorend tot het openbaar domein in concessie te geven.
Het college van burgemeester en schepenen nam op 2 april 2024 akte van de beoordelingscriteria en het voorstel van concessievoorwaarden/-overeenkomst en besliste dit voor te leggen aan de eerstvolgende gemeenteraad van 24 april 2024.
Het vast bureau heeft op 9 april 2024 beslist de grond van de serviceflats naast de perceelsgrens tegen brasserie ’t Ekskuus (Roodkruisstraat) behorend tot de kavel van OCMW Hamme in concessie te geven.
Het vast bureau nam op 9 april 2024 akte van de beoordelingscriteria en het ontwerp van concessievoorwaarden/-overeenkomst en besliste dit voor te leggen aan de eerstvolgende raad van maatschappelijk welzijn van 24 april 2024.
De gemeenteraad heeft in zitting van 24 april akte genomen van de wijziging betreffende de voorgestelde locatie van het LED-bord aan Hooirt. Na toelichting door het college van burgemeester en schepen en bijkomend advies van de mobiliteitsambtenaar werd ter zitting aan de gemeenteraad voorgesteld om de locatie te wijzigen naar kruispunt Neerstraat-Zuybroekstraat-Spurt.
De gemeenteraad heeft in zitting van 24 april de domeinconcessie voor het plaatsen van een LED-bord goedgekeurd op het perceel kruispunt Neerstraat-Spurt-Zuybroekstraat en gelegen in het openbaar domein, kadastraal gekend zn en palend aan het kadastraal perceel 1° afdeling, Sie A nr. 1495M volgens de voorwaarden vervat in het ontwerp van de concessieovereenkomst.
De gemeenteraad heeft in zitting van 24 april beslist de oproep voor mededinging voor de domeinconcessie openbaar uit te schrijven en het college van burgemeester en schepenen te machtigen om de domeinconcessie toe te wijzen.
De raad van maatschappelijk welzijn heeft in zitting van 24 april de domeinconcessie voor het plaatsen van een LED-bord goedgekeurd op het perceel Hamme 1° afdeling, Sie A nr. 70F/deel volgens de voorwaarden vervat in het ontwerp van de concessieovereenkomst.
De raad van maatschappelijk welzijn heeft in zitting van 24 april beslist de oproep voor mededinging voor de domeinconcessie openbaar uit te schrijven en het Vast Bureau te machtigen om de domeinconcessie toe te wijzen.
Het college van burgemeester en schepenen heeft in zitting van 21/05/2024 beslist om het perceel op kruispunt Neerstraat-Spurt-Zuybroekstraat en gelegen in het openbaar domein, kadastraal gekend zn en palend aan het kadastraal perceel 1° afdeling, Sie A nr. 1495M in concessie te geven aan de firma City Screen Group Belgium nv, Marcel Habetslaan 30 te 3600 GENK, tegen een vergoeding van 1 euro per jaar. De concessie wordt toegestaan voor een periode van 15 jaar.
Het vast bureau heeft in zitting van 21/05/2024 beslist het perceel Hamme 1° afdeling, Sie A nr. 70F/deel (Roodkruisstraat) in concessie te geven aan de firma City Screen Group Belgium nv, Marcel Habetslaan 30 te 3600 GENK, tegen een vergoeding van 1 euro per jaar. De concessie wordt toegestaan voor een periode van 15 jaar.
Overwegende dat er voor de domeinconcessie gekozen werd voor een combinatie 50% zendtijd concessiehouder en 50% zendtijd lokaal bestuur, dient het reglement op het gebruik van de LED-borden aangepast te worden. Met de LED-borden wil het lokaal bestuur haar activiteiten kenbaar maken, lokale handelaars de kans bieden om betalend promotie te voeren en verenigingen de mogelijkheid geven om gratis reclame te maken voor hun werking.
Overwegende dat het lokaal bestuur binnen het aandeel van de zendtijd (50%) de beschikbare slots ter beschikking wil stellen van de erkende Hamse verenigingen. Hierbij worden specifieke voorwaarden uitgewerkt op het gebruik van de LED-borden door de diensten van het lokaal bestuur, alsook de voorwaarden van het ter beschikking stellen van de vrije slots aan Hamse erkende verenigingen.
Overwegende dat het adverteren door de lokale handelaars volledig verloopt via de concessiehouder, conform de voorwaarden opgelegd in de domeinconcessieovereenkomst.
Het college van burgemeester en schepen gaat in zitting van 4 juni 2024 akkoord met de voorgestelden wijzigingen en legt de aanpassingen voor ter goedkeuring aan de gemeenteraad.

Publieke stemming

Aanwezig: Jan Laceur, Ann Verschelden, Luk De Mey, Koen Mettepenningen, Mieke De Keyser, Kurt De Graef, Jan Ketels, Pieter Bieseman, Jan De Graef, Lotte Peeters, Robby Van der Stock, Jan Rosschaert, Fatima Gökce, Yentl Scheirs, Guy Bogaert-De Clercq, Christoff Van Gaeveren, Mathieu Weyn, Agnes Onghena, Leo Van der Vorst, Mario Michils, Ignace Sertijn, Christel Vanhoyweghen, Mustafa Tokgoz, Etienne De Prijcker, Jo Laureys, André Reuse

Voorstanders: Jan Laceur, Ann Verschelden, Luk De Mey, Koen Mettepenningen, Mieke De Keyser, Kurt De Graef, Jan Ketels, Pieter Bieseman, Jan De Graef, Lotte Peeters, Robby Van der Stock, Jan Rosschaert, Fatima Gökce, Yentl Scheirs, Guy Bogaert-De Clercq, Christoff Van Gaeveren, Mathieu Weyn, Agnes Onghena, Leo Van der Vorst, Mario Michils, Ignace Sertijn, Christel Vanhoyweghen, Mustafa Tokgoz, Etienne De Prijcker, Jo Laureys

Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

BESLUIT:

Beslist goedkeuring te verlenen aan het reglement op het gebruik van de elektronische informatieborden, zoals hieronder beschreven:

REGLEMENT OP HET GEBRUIK VAN DE LED-BORDEN
(lokaal bestuur en verenigingen)

Het lokaal bestuur heeft een domeinconcessie toegewezen aan de firma City Screen Group nv voor het plaatsen van 2 LED-borden. Met deze schermen wil het lokaal bestuur haar activiteiten kenbaar maken, lokale handelaars de kans bieden om betalend promotie te voeren en verenigingen de mogelijkheid geven om gratis reclame te maken voor hun werking.

Dit reglement bevat de specifieke voorwaarden op het gebruik van de LED-borden door de diensten van het lokaal bestuur, alsook het ter beschikking stellen van de vrije slots aan Hamse erkende verenigingen.

Het adverteren voor lokale handelaars verloopt via City Screen Group nv en valt bijgevolg buiten dit reglement. Hiervoor kan rechtstreeks contact opgenomen worden met de firma City Screen Group nv (geert@cityscreens.be of tel. 0474 99 91 89).

HOOFDSTUK 1: ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1: Algemene terminologie

Dit reglement regelt het gebruik en de toepassingen van de LED-borden. Onder ‘LED-borden’ wordt verstaan: een aluminium informatiedisplay waarop in digitale vorm mededelingen gedaan kunnen worden.

Art. 2: Doelstelling

De LED-borden kunnen, overeenkomstig hieronder opgesomde specificaties en uitzonderingen, uitsluitend gebruikt worden voor de aankondiging van sensibiliserende boodschappen in kader van verkeersveiligheid en voor de aankondiging van gemeentelijke en daarmee gerelateerde lokale socio-culturele activiteiten. Het aanbrengen van mededelingen op de LED-borden kan enkel volgens de hieronder beschreven modaliteiten.

Art. 3: Financiële modaliteiten

Het gebruik van de LED-borden is gratis.

HOOFDSTUK 2: LED-BORDEN

Art. 4: Het lokaal bestuur besliste op de gemeenteraad en raad voor maatschappelijk welzijn van 24 april 2024 een concessie open te stellen voor het plaatsen van 2 LED-borden op het grondgebied van Hamme. De schermen bevinden zich op onderstaande locaties:

Kruispunt Zuybroekstraat - Neerstraat
Roodkruisstraat

Art. 5: De LED-borden werken van 6.00 u. tot 22.00 u., dit elke dag van de week. Tussen 22.00 en 6.00 u. (‘s nachts) zullen de LED-borden automatisch worden uitgeschakeld. Van de totale schermtijd staat 50% ter beschikking van het lokaal bestuur en 50 % wordt ingevuld door de concessiehouder.

Art. 6: Elke boodschap komt 6 seconden in beeld, behoudens een afwijking, en komt in een loop. Als de loop is voltooid, start deze opnieuw van bij het begin.

Art. 7: Het lokaal bestuur zal haar deel van de zendtijd (50 %) van deze schermen in eerste instantie gebruiken om haar eigen communicatie te versterken en stelt haar zendtijd pas in tweede instantie (vrije slots) ter beschikking van het Hamse verenigingsleven voor aankondigingen zoals gedefinieerd in artikel 9.

Art. 8: Het aandeel (50 %) van de zendtijd van het lokaal bestuur is in de eerste plaats bedoeld voor het aankondigen van berichten en activiteiten van volgende instanties:

het lokaal bestuur en haar diensten;
de lokale politiezone Hamme-Waasmunster;
de erkende gemeentelijke adviesraden;
de gemeentelijke AGB en gemeentelijke vzw’s;

De LED-borden kunnen, overeenkomstig de in dit reglement opgesomde voorwaarden en modaliteiten, in tweede instantie gebruikt worden voor de aankondiging van activiteiten van erkende Hamse verenigingen zoals beschreven in artikel 14.

Art. 9: Volgende mededelingen kunnen binnen het gemeentelijk aandeel (50%) van de zendtijd worden gepubliceerd via de LED-borden:

Gemeentelijke informatie:

Mededelingen over het lokaal bestuur en haar teams (openingsuren, …);
Mededelingen over initiatieven van het lokaal bestuur (campagnes, sportkampen, …);
Diverse mededelingen van het lokaal bestuur (verkeersinformatie, nieuwjaarswensen, …);
Mededelingen van verwante lokale en regionale openbare besturen of organisaties;
Mededelingen van of over een erkende gemeentelijke adviesraad;
Mededelingen over activiteiten of evenementen waarbij het lokaal bestuur formeel mede-organisator is.

Informatie m.b.t. het verenigingsleven, die aan volgende voorwaarden voldoet:

De informatie heeft betrekking op activiteiten van plaatselijke verenigingen, zoals beschreven in artikel 14;
De activiteit vindt plaats op het grondgebied van de gemeente Hamme;
De activiteit is voor iedereen toegankelijk;
De activiteit draagt geen politieke of religieuze boodschap uit;
De activiteit heeft een breder lokaal belang;
De activiteit heeft een occasioneel karakter (vinden niet wekelijks of maandelijks plaats).
De activiteit heeft tot doel de werking van de vereniging te promoten;
De aankondiging past op één schermbeeld en bevat een visueel en tekstueel sterke content;
De aankondiging bevat de nodige (auteurs)rechten wat betreft de getoonde inhoud;
De aankondiging bevat geen commerciële logo’s of sponsorvermeldingen.

Aanvragen tot opname van informatie met een commerciële input of publiciteit met betrekking tot een Hamse handelaar of ondernermer vallen onder het aandeel (50 % zendtijd) van de domeinconcessiehouder. Hiervoor kan er rechtstreeks contact opgenomen worden met de firma City Screen Group nv (geert@cityscreens.be of tel. 0474 99 91 89).

Art. 10: Per dag verschijnen er maximaal afwisselend 10 berichten of mededelingen binnen de zendtijd van het lokaal bestuur. De aankondigingen worden in een lus na elkaar getoond waarbij gemeentelijke informatie, boodschappen van verenigingen en advertenties van lokale ondernemers elkaar - met een regelmaat van 6 seconden - afwisslen.

HOOFDSTUK 3: AANVRAAGPROCEDURE

Art. 11: Alle instellingen of organisaties beschreven in artikel 8 kunnen gebruik maken van de 50% zendtijd van het lokaal bestuur.

Art. 12: Gemeentelijke informatie wordt gecentraliseerd bij en beheerd door Team communicatie. Aanvragen tot opname van gemeentelijke informatie worden in aanmerking genomen indien ze elektronisch (via het digitaal loket) uiterlijk 14 dagen voorafgaand aan de week van uitzending worden doorgestuurd.

Art. 13: Aanvragen tot opname van informatie met betrekking tot het verenigingsleven worden enkel in aanmerking genomen indien ze elektronisch (via het digitaal loket) worden ingediend rekening houdend met de minimumbehandelingstermijn van 28 dagen (artikel 17) en conform de voorwaarden in dit reglement.

Art. 14: Elke Hamse vereniging kan maximaal 4 aankondigingen per kalenderjaar reserveren voor publicatie op de LED-borden. Een organisatie wordt beschouwd als een Hamse vereniging indien de vereniging is aangesloten bij een Hamse adviesraad.

Art. 15: Activiteiten of evenementen georganiseerd door private personen of instellingen worden niet gepubliceerd binnen het aandeel (50 %) van de zendtijd van het lokaal bestuur. De organisator kan - mits voldaan wordt aan de voorwaarden van de concessiehouder - intekenen op een betaalde advertentie.

Art. 16: Een aanvraag dient minstens 28 kalenderdagen voorafgaand aan de datum van de activiteit te worden ingediend. De informatie wordt via de LED-borden meegedeeld in de week voorafgaand aan de activiteit.

Art. 17: Het aanleveren van het materiaal gebeurt volgens de voorwaarden die gecommuniceerd worden door Team communicatie. Deze voorwaarden kan je raadplegen op het digitaal loket (www.hamme.be).

Art. 18: De voorrang wordt bepaald door de volgorde van het binnenkomen van de aanvraag bij Team communicatie. Gemeentelijke informatie, zoals beschreven in artikel 9, heeft binnen het aandeel van de zendtijd van het lokaal bestuur altijd voorrang op aankondigingen van verenigingen.

Art. 19: Ten allen tijde kan een uitzonderlijke noodprocedure ten behoeve van het lokaal bestuur en van de hulpdiensten worden ingeschakeld. Deze geldt enkel voor dringende boodschappen (crisiscommunicatie) met betrekking tot de veiligheid van de burgers. Team communicatie of een afgevaardigde (Team D5) voert de noodberichten in op vraag van de in dat geval bevoegde persoon, aangeduid door het college van burgemeester en schepenen. In geval van twijfel wordt eerst contact opgenomen met de burgemeester of de algemeen directeur. Alle content (50% lokaal bestuur - 50% domeinconcessiehouder) die ingepland staat, wordt overruled in de functie van de crisis.

HOOFDSTUK 4: VERANTWOORDELIJKHEID

Art. 20: Het niet publiceren van aangevraagde informatie, om welke redenen ook, kan in geen enkel geval aanleiding geven tot een schadevergoeding. Het lokaal bestuur is niet verantwoordelijk voor het niet verschijnen van een mededeling op de LED-borden door problemen, defecten, enz. of prioriteiten zoals grote evenementen of calamiteiten (grote rampen).

Art. 21: Het lokaal bestuur houdt zich het recht toe inhoudelijke, redactionele of taalkundige aanpassingen te doen, aan te passen aan de huisstijl of te herschrijven in functie van de leesbaarheid.

Art. 22: Het lokaal bestuur kan ten allen tijde aanvragen weigeren of goedkeuren wanneer deze in strijd zijn met de bepalingen van dit reglement.

Art. 23: Betwistingen in verband met het toepassen van dit reglement of het aanvragen van uitzonderingen behoren tot de bevoegdheid van het college van burgemeester en schepenen. De aanvrager richt hiervoor uiterlijk 6 weken voor de aanvang van de activiteit een schrijven aan het College van burgemeester en schepenen, Marktplein 1 te 9220 Hamme.

Art. 24: Het lokaal bestuur is niet verantwoordelijk voor de auteurs-, portret en privacyrechten op het door de gebruiker aangeleverd beeldmateriaal. De aanvrager dient zelf het nodige te doen om dit in orde te brengen of na te kijken of er eventuele auteursrechten of licenties op het beeldmateriaal rusten. Eventuele klachten hierover worden rechtstreeks doorverwezen naar de aanvrager.

Art. 25: De modaliteiten opgenomen in het reglement worden jaarlijks geëvalueerd door Team communicatie. Bij wijziging zal het reglement opnieuw worden voorgelegd aan de gemeenteraad.