Besluit  gemeenteraad

Enig artikel. 

De gemeenteraad keurt het subsidiereglement voor organisatoren van een sociaal-cultureel aanbod goed, zoals onderaan weergegeven:

Subsidiereglement voor organisatoren van een sociaal-cultureel aanbod

 Doel

Art. 1            Gemeente Hamme wil erkende Hamse verenigingen die een duurzaam en regulier sociaal-cultureel aanbod organiseren dat minstens gericht is op de inwoners van de gemeente, ondersteunen door middel van een financiële tegemoetkoming in de werkingskosten. Op die manier kan het vrijetijdsaanbod dat door deze verenigingen georganiseerd wordt financieel laagdrempelig gehouden worden.
Daarnaast wil de gemeente deze verenigingen ook stimuleren tot het actief inzetten op het verbeteren van de kwaliteit van hun werking, bijvoorbeeld via deelname aan (kader)vorming, of het nemen van initiatieven om de vrijwilligerswerking te versterken. 

 Definities

Art. 2            Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

• Activiteit: een vooraf gepland en georganiseerd initiatief van minstens 1 uur waaraan leden en/of een publiek deelneemt en waarbij de vereniging een actieve rol speelde in de organisatie ervan.

Worden niet beschouwd als activiteit:

• voorbereidende activiteiten zoals vergadering, verkenning ...
• vrijwilligersbedankingen of andere -initiatieven met het oog op het versterken van de vrijwilligerswerking
• louter fondsenwervende activiteiten zoals koekenverkoop, eet- of ontbijtfestijn, betalende receptie ...

Een lessenreeks wordt gelijkgesteld met 1 activiteit.

In geval minder dan 50% van de leden inwoner is van Hamme, komen enkel de activiteiten die doorgaan in Hamme in aanmerking voor de berekening van de subsidies.  

• Amateurkunsten: verzamelnaam voor creatieve hobby’s die vrijwillig worden uitgevoerd zonder beroepsdoeleinden. Amateurkunstverenigingen zijn georganiseerd rond het actief beoefenen, ontwikkelen of delen van één of meerdere kunstdisciplines door haar leden en dit vanuit een vrijwillig engagement, interesse en/of persoonlijke ontplooiing. Disciplines kunnen zijn: muziek, theater, dans, woordkunst, beeldende kunst, audiovisuele kunst of aanverwante artistieke praktijken.
• Cultuur: verzamelnaam voor alle vormen van kunstuitingen (muziek, dans, woord, literatuur, film, beeld,…), lokaal en/of immaterieel erfgoed, tradities en geschiedenis.
• Cultuurorganisator: vereniging met als hoofddoel het organiseren, coördineren en/of ondersteunen van culturele activiteiten of publieksmomenten.
• Publiek: bv. publiek toegankelijk of publieksgericht. Een activiteit is publiek toegankelijk of publieksgericht indien iedereen die bereid is om zich eventueel in te schrijven en/of een toegangsprijs te betalen aan de activiteit kan deelnemen. Hierbij wordt geen onderscheid gemaakt tussen leden of niet-leden.
• Publieksactiviteit: een afgebakend, publiek toegankelijk cultureel initiatief dat door een amateurkunstvereniging of cultuurorganisator wordt voorbereid en georganiseerd, al dan niet in opdracht van derden of in het kader van deelname aan wedstrijden. Voorbeelden zijn voorstelling, optreden, tentoonstelling, lezing, eigen publicaties gekoppeld aan een activiteit zoals een boekvoorstelling of tentoonstelling ,.. Het opluisteren van zowel private als publiek toegankelijke vieringen en publicaties zoals een ledentijdschrift of een publicatie zonder begeleidende activiteit  worden niet beschouwd als een publieksactiviteit.  
• Socio-culturele vereniging: een vereniging die via ontmoeting, vorming, dialoog en gemeenschapsgericht werken bijdraagt aan maatschappelijke betrokkenheid, culturele participatie en sociale samenhang.
• Verenigingsactiviteit: een regelmatig terugkerende, groepsgerichte activiteit die deel uitmaakt van de kernwerking van hetzij een amateurkunstvereniging, cultuurorganisator of socio-culturele vereniging en bijdraagt aan haar culturele doelstelling. Een verenigingsactiviteit richt zicht tot de leden of actieve deelnemers van de vereniging. Voorbeelden zijn: repetities, workshops en lessenreeksen, lezingen, culturele uitstappen, ledenbijeenkomsten
• Werkjaar: een werkjaar loopt van september tot augustus van het volgende kalenderjaar
• Werkingssubsidie: financiële steun vanwege de gemeente die bedoeld is om de structurele en continue werking van een vereniging te ondersteunen. Een werkingssubsidie komt de vereniging tegemoet in de basiskosten die ze heeft om haar reguliere en niet-economische activiteiten te kunnen continueren. 

 Doelgroep en toepassingsgebied

Art. 3            Komen in aanmerking voor subsidies als organisator van een sociaal-cultureel aanbod: alle verenigingen die voldoen aan de definitie van amateurkunstvereniging, cultuurorganisator of socio-culturele vereniging.

Voorwaarden

Art. 4            Om recht te hebben op subsidies als amateurkunstvereniging, cultuurorganisator of socio-culturele vereniging dient de aanvrager cumulatief te voldoen aan volgende voorwaarden:

• § 1         De gegevens in het Verenigingsloket worden door de vereniging minstens 1 keer per jaar gecontroleerd en indien nodig geactualiseerd.   
• § 2         De vereniging beschikt over alle nodige verzekeringen, rekening houdend met de aard van de activiteiten die ze ontplooit.
• § 3         De werking van de vereniging steunt hoofdzakelijk op vrijwilligers.
• § 4         De vereniging beschikt over een bankrekening.
• § 5         Sectoroverschrijdende cumulatie van structurele werkingssubsidies is niet toegestaan. Een vereniging kan slechts binnen één beleidsdomein van de gemeente een structurele werkingssubsidie ontvangen. Verenigingen die reeds een structurele werkingssubsidie ontvangen binnen een ander beleidsdomein van de gemeente, komen niet in aanmerking voor een subsidie op basis van dit reglement.

Bedrag

Art. 5            De werkingssubsidie voor het lopende werkjaar voor organisatoren van een sociaal-cultureel aanbod wordt berekend op basis van gekende gegevens over het afgelopen werkjaar en is samengesteld uit volgende onderdelen:

• een basissubsidie
• een infrastructuursubsidie voor verenigingen die voor hun reguliere werking ten minste 10 keer beroep moeten doen op betalende privé accommodatie (met uitsluiting van particuliere ruimtes of gemeentelijke accommodatie)
• een vormingssubsidie bij deelname aan opleidingen door leden of het zelf organiseren van vormingsmomenten met als doel de werking van de vereniging te versterken
• een subsidie voor het nemen van initiatieven waaruit blijkt dat de vereniging inzet op vrijwilligerswerking in het algemeen of vrijwilligerswaardering in het bijzonder. 

Art. 6            De berekening van de subsidies gebeurt door onderstaande forfaitaire subsidiebedragen toe te kennen: 

ONDERDEEL	AANTAL/SITUATIE	SUBSIDIEBEDRAG
INFRASTRUCTUUR	Geen of gemeentelijke infrastructuur	€ 0
	Privaat	€ 100
VORMING/OPLEIDING	1 tot 5 leden/opleidingen	€ 100
	Meer dan 5 leden/opleidingen	€ 150
INITIATIEVEN VRIJWILLIGERSWERKING	1 tot 3	€ 100
	Meer dan 3	€ 150

De basissubsidie wordt vervolgens berekend door het resterende voorziene subsidiekrediet te delen door het totaal aantal punten, behaald door alle verenigingen, op basis van het aantal georganiseerde publieks- en/of verenigingsactiviteiten in het afgelopen werkjaar:

 

DOELGROEP	ONDERDEEL	AANTAL/SITUATIE	PUNTEN
Amateurkunstverenigingen Cultuurorganisatoren	PUBLIEKSACTIVITEITEN	1 tot 3	2
		4 tot 5	4
		Meer dan 5	8
Amateurkunstverenigingen Cultuurorganisatoren Socio-culturele verenigingen	VERENIGINGSACTIVITEITEN	1 tot 5	2
		6 tot 10	3
		Meer dan 10	4

Zo wordt de waarde van 1 punt bekomen. De basissubsidie is dan gelijk aan het aantal behaalde punten per vereniging vermenigvuldigd met de waarde van 1 punt.

De totale werkingssubsidie van een organisator van sociaal-cultureel aanbod is gelijk aan de optelsom van de forfaitaire subsidies en de basissubsidie.

Procedure

Art. 7            De werkingssubsidies kunnen jaarlijks verkregen worden door het volgen van de hierna beschreven procedure.

• § 1         Indienen aanvraag: de aanvraag wordt door de vereniging uiterlijk op 1 oktober ingediend via de gemeentelijke website. Hierbij wordt gevraagd om de jaarkalender van het afgelopen werkjaar als bewijslast mee op te laden.
• § 2         Beoordeling van de aanvraag: het bevoegde team beoordeelt de aanvraag uiterlijk op 1 november op tijdigheid, ontvankelijkheid en volledigheid en vraagt, indien nodig, bijkomende informatie op.

De aanvrager wordt geacht om eventuele andere nodige bewijsstukken voor het voldoen aan de voorwaarden tot subsidiëring ter beschikking te houden voor eventuele controle.  

• § 3         Beslissing: het college van burgemeester en schepenen beslist uiterlijk op 1 december over de toekenning van de subsidie.
• § 4         Bekendmaking: de vereniging wordt binnen een termijn van 14 dagen na de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op de hoogte gebracht van de toekenning of, desgevallend, van de gemotiveerde weigering.
• § 5         Uitbetaling: de uitbetaling gebeurt in de eerste maand van het volgende kalenderjaar door middel van overschrijving op het opgegeven bankrekeningnummer.
• § 6         Kennisgeving aan de adviesraden: de verdeling van de subsidies zal op de eerstvolgende adviesraad ter kennisgeving worden meegedeeld, en dit voor de subsidies die werden uitgereikt via de middelen waarover de raad in kwestie adviesbevoegdheid heeft.

Controle en sancties

Art. 8            Elke subsidieontvanger moet de subsidie gebruiken voor het doel waarvoor ze werd toegekend. De gemeente kan en mag controleren of de subsidie effectief voor dat doel wordt ingezet en kan hiervoor een controle ter plaatse uitvoeren of laten uitvoeren.

Art. 9            De subsidie kan geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden:

• wanneer blijkt dat de subsidie geheel of gedeeltelijk voor een ander doel wordt gebruikt;
• wanneer blijkt dat bij de aanvraag opzettelijk foutieve, objectief meetbare gegevens werden verstrekt;
• bij definitieve stopzetting van de activiteiten door een vereniging uiterlijk op 30 juni van het kalenderjaar waarin de werkingssubsidie werd verstrekt.    

Art. 10         Vastgestelde misbruiken kunnen daarnaast leiden tot (tijdelijke) uitsluiting van de betrokken vereniging van (toekomstige) gemeentelijke subsidies. De sanctionerende maatregel is hierbij proportioneel in verhouding tot de vastgestelde inbreuk(en).

 Slotbepalingen

Art. 11         Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2026.

Art. 12         Dit reglement wordt geëvalueerd, minstens na de eerste toepassing ervan, en kan worden aangepast op basis van de bevindingen. De cultuurraad zal hierbij om een advies gevraagd worden.