Besluit  gemeenteraad

Enig artikel.

De gemeenteraad keurt de samenwerkingsovereenkomst VZW Speelpleinen Hamme goed, zoals onderaan weergegeven:

HOOFDSTUK 1 – ALGEMENE BEPALINGEN

Artikel 1 – DOEL VAN DE OVEREENKOMST
§1. Deze overeenkomst heeft tot doel de wederzijdse rechten en verplichtingen vast te leggen tussen lokaal bestuur Hamme en vzw Speelpleinen Hamme.
§2. Partijen streven naar een duurzame samenwerking, gebaseerd op wederzijds vertrouwen, open communicatie en respect voor elkaars rol en expertise.
§3. De overeenkomst regelt de organisatie van een kwaliteitsvol, veilig en toegankelijk vrijetijdsaanbod voor kinderen, met respect voor de eigenheid en pedagogische visie van de speelpleinwerking.

Artikel 2 – DEFINITIES
Voor de toepassing van deze overeenkomst wordt verstaan onder:

• Speelpleinwerking: het open en laagdrempelig vakantieaanbod voor kinderen;
• Werkingsjaar: de periode van 1 januari tot en met 31 december;
• BOA: buitenschoolse opvang en activiteiten zoals bepaald in het Vlaams beleid en lokaal vormgegeven via het erkenningskader;
• Subsidie: financiële ondersteuning toegekend door het lokaal bestuur.

Artikel 3 – DUUR
§1. Deze overeenkomst treedt in werking op datum van goedkeuring door de gemeenteraad.
§2. De overeenkomst loopt tot en met 31 december 2031.
§3. Verlenging is mogelijk mits wederzijds akkoord.

HOOFDSTUK 2 – ENGAGEMENTEN VAN VZW SPEELPLEINEN HAMME

Artikel 4 – ORGANISATIE VAN DE WERKING
De vzw neemt de organisatie van de speelpleinwerking op en engageert zich ertoe:

• een open, laagdrempelig en kwalitatief speelaanbod te organiseren;
• activiteiten aan te bieden aangepast aan de doelgroep;
• de toegankelijkheid actief te bewaken.

Artikel 5 – PERSONEEL EN VRIJWILLIGERS
De vzw verbindt zich ertoe:

• animatoren te werven, toe te leiden naar opleidingen;
• te voorzien in voldoende begeleiding en omkadering;
• samen te werken met het lokaal bestuur inzake werving.

Artikel 6 – VEILIGHEID, WELZIJN EN INTEGRITEIT
§1. De vzw voert een actief beleid inzake veiligheid en welzijn.
§2. De vzw:

• stelt per locatie een aanspreekpunt persoonlijke integriteit (API) aan;
• voert een beleid tegen grensoverschrijdend gedrag, pesten, alcohol en drugs;
• stelt een terreinverantwoordelijke aan (min. 18 jaar).

Artikel 7 – ADMINISTRATIE EN REGELGEVING
De vzw:

• voert een GDPR-conforme administratie;
• organiseert haar werking conform het erkenningskader buitenschoolse activiteiten;
• onderschrijft de lokale BOA-visie.

Artikel 8 – SAMENWERKING EN AFSTEMMING
§1. De vzw neemt deel aan overlegmomenten binnen het BOA-netwerk (KONEKT) en stemt haar werking af waar relevant.
§2. Er wordt minstens jaarlijks overleg georganiseerd met de lokale BOA-coördinator.
§3. De vzw engageert zich om, in de mate van het mogelijke, samenwerkingen aan te gaan die de toegankelijkheid van het aanbod versterken.

HOOFDSTUK 3 – ENGAGEMENTEN VAN HET LOKAAL BESTUUR

Artikel 9 - INFRASTRUCTUUR
§1. Het lokaal bestuur stelt infrastructuur ter beschikking via een afzonderlijke overeenkomst.
§2. Er wordt een vergaderruimte ter beschikking gesteld.

Artikel 10 – LOGISTIEKE ONDERSTEUNING
§1. Het lokaal bestuur Hamme voorziet logistieke ondersteuning die noodzakelijk is voor de goede organisatie van de
speelpleinwerking.
§2. Deze ondersteuning omvat minimaal:

• het tijdig gebruiksklaar maken van de buitenterreinen;
• de organisatie van een jaarlijks voorbereidend overleg met betrokken gemeentelijke teams;
• het ter beschikking stellen van logistiek en signalisatiemateriaal.

§3. Het lokaal bestuur staat in voor de coördinatie van de betrokken gemeentelijke teams en ziet erop toe dat de afgesproken ondersteuning effectief wordt uitgevoerd.
§4. De vzw communiceert haar noden tijdig zodat de ondersteuning efficiënt kan worden georganiseerd.

Artikel 11 – COMMUNICATIE
Het lokaal bestuur ondersteunt de werking via haar communicatiekanalen, in het bijzonder voor:

• werving van animatoren;
• bekendmaking van de werking.

HOOFDSTUK 4 – FINANCIËLE BEPALINGEN

Artikel 12 – WERKINGSSUBSIDIE
§1. Het lokaal bestuur kent jaarlijks een werkingssubsidie toe van €45.000 toe, ten laatste op 30 april van het desbetreffende jaar naar goedkeuring van het ingediende jaarverslag door het college van burgemeester en schepenen.
§2. Deze subsidie ondersteunt de algemene werking.

Artikel 13 – SUBSIDIE BUSVERVOER
§1. Het lokaal bestuur kent jaarlijks een subsidie toe van maximaal €20.000 voor busvervoer, ten laatste op 30 april van het desbetreffende jaar naar goedkeuring van het ingediende jaarverslag door het college van burgemeester en schepenen.
§2. Deze subsidie wordt ingezet voor:

• vervoer van kinderen naar speelpleinlocaties;
• ondersteuning van de toegankelijkheid;
• vervoer in functie van het BOA-groeipad.

§3. De vzw:

• zet het vervoer doelgericht in;
• richt zich prioritair op inwoners van Hamme;
• houdt een overzicht bij van het gebruik.

HOOFDSTUK 5 – GROEIPAD

Artikel 14 – GEFASEERDE UITBOUW VAN DE WERKING
§1. De vzw engageert zich om haar werking gefaseerd verder uit te bouwen, met volgende doelstellingen:

• 2027: aanbod voor jongeren tot 14 jaar;
• 2028: aanbod vanaf 4 jaar (mits zindelijkheid);
• 2029: uitbreiding van openingsuren of harmonisatie tussen locaties.

§2. Daarnaast wordt een groeipad voorzien om te voldoen aan de BOA-normen inzake animatoren.
§3. Indien de vzw aangeeft dat de vooropgestelde groei tijdelijk niet haalbaar is, wordt dit besproken met het lokaal bestuur.
In onderling overleg kan worden beslist om het groeipad bij te sturen, rekening houdend met de beschikbare draagkracht en kwaliteit van de werking.

HOOFDSTUK 6 – OPERATIONELE AFSPRAKEN

Artikel 15 – PRAKTISCHE ORGANISATIE
§1. De vzw staat in voor de praktische organisatie van de werking, inclusief:

• dagindeling en activiteiten;
• communicatie met ouders;
• aanwezigheidsregistratie.

§2. Per locatie is een aanspreekpunt aanwezig en bereikbaar tijdens werkingsuren.

Artikel 16 – GEBRUIK VAN MATERIALEN EN INFRASTRUCTUUR
§1. De vzw kan gebruik maken van gemeentelijke materialen in functie van de werking.
§2. Aanvragen gebeuren tijdig en volgens de afspraken met de bevoegde teams.
§3. De materialen worden zorgvuldig gebruikt en in goede staat terugbezorgd.

Artikel 17 – AFSTEMMING MET GEMEENTELIJKE DIENSTEN
§1. Jaarlijks vindt overleg plaats met betrokken teams (o.a. groen, gebouwen, preventie).
§2. Afspraken uit dit overleg worden nageleefd door beide partijen.

HOOFDSTUK 7 – OPVOLGING EN EVALUATIE

Artikel 18 – RAPPORTERING
De vzw bezorgt jaarlijks uiterlijk op 31 maart van het daarop volgende jaar:

• financieel verslag;
• deelnemerscijfers;
• animatorenaantallen.

Artikel 19 – EVALUATIE
§1. Jaarlijks vindt een evaluatie plaats tussen het lokaal bestuur Hamme en vzw Speelpleinen Hamme, met het oog op het versterken van de samenwerking en de verdere ontwikkeling van de werking.
§2. Deze evaluatie wordt besproken binnen het lokaal samenwerkingsverband KONEKT in het kader van het BOA-beleid.
§3. De inzichten uit deze evaluatie kunnen aanleiding geven tot bijsturing van de werking of de uitvoering van deze overeenkomst.

HOOFDSTUK 8 – SLOTBEPALINGEN

Artikel 20 – AANSPRAKELIJKHEID
§1. Elke partij is aansprakelijk voor de schade die voortvloeit uit haar eigen fouten, nalatigheden of tekortkomingen in de uitvoering van deze overeenkomst.
§2. Indien meerdere partijen betrokken zijn bij eenzelfde schadegeval, wordt de aansprakelijkheid bepaald in verhouding tot ieders aandeel in de fout.
§3. vzw Speelpleinen Hamme neemt de verantwoordelijkheid op voor de organisatie en uitvoering van haar activiteiten en is aansprakelijk voor schade aan deelnemers, vrijwilligers of derden die voortvloeit uit haar werking.
§4. Het lokaal bestuur Hamme is aansprakelijk voor schade die het gevolg is van gebreken aan de infrastructuur of van tekortkomingen in de door haar geleverde ondersteuning, voor zover deze binnen haar verantwoordelijkheid vallen.
§5. vzw Speelpleinen Hamme sluit en onderhoudt gedurende de volledige looptijd van deze overeenkomst minstens volgende verzekeringen:

• een verzekering burgerlijke aansprakelijkheid;
• een ongevallenverzekering voor deelnemers en vrijwilligers;
• Een inboedelverzekering voor eigen materialen.

§6. Het lokaal bestuur Hamme staat in voor de verzekering van de infrastructuur die zij ter beschikking stelt.

Artikel 21 – VERVROEGDE BEËINDIGING VAN DE SAMENWERKING
§1. Indien één van de partijen de bepalingen en afspraken uit deze samenwerkingsovereenkomst niet naleeft, kan de andere partij de overeenkomst vervroegd beëindigen.
§2. De partij die tekortschiet, wordt eerst schriftelijk geïnformeerd over de vastgestelde inbreuk(en) en krijgt een termijn van dertig (30) kalenderdagen om deze te herstellen. Wanneer binnen deze termijn geen voldoende herstel plaatsvindt, kan de andere partij de overeenkomst met onmiddellijke ingang stopzetten via een gemotiveerde schriftelijke kennisgeving.
§3. In uitzonderlijke gevallen waarin de tekortkoming zo ernstig is dat verdere samenwerking onmogelijk of onveilig wordt geacht, kan de overeenkomst onmiddellijk beëindigd worden, zonder voorafgaande hersteltermijn.
§4. De samenwerking kan eveneens worden beëindigd wanneer omstandigheden van overmacht of structurele wijzigingen buiten de wil van beide partijen de verdere uitvoering van deze overeenkomst redelijkerwijze onmogelijk maken.
§5. Bij beëindiging worden eventuele reeds uitbetaalde, maar niet verantwoorde subsidies herrekend en indien nodig teruggevorderd.§6. Bij beëindiging worden eventuele reeds uitbetaalde, maar niet verantwoorde subsidies herrekend en indien nodig teruggevorderd.

Artikel 22 – SLOTBEPALINGEN
§1. Deze overeenkomst vervangt alle eerdere afspraken.

§2. Wijzigingen gebeuren via schriftelijk addendum.

§3. Het reglement vakantiespeelpleinorganisaties van 27 april 2016 wordt opgeheven, aangezien de samenwerkingsovereenkomst deze vervangt.