Besluit  gemeenteraad

Enig artikel.

De gemeenteraad keurt het gebruiksreglement Cultuurhuis Jan Tervaert goed, zoals weergegeven:

 

Algemene bepalingen

Art. 1 – Toepassingsgebied

Dit reglement geldt voor alle infrastructuur beheerd door vzw CC Jan Tervaert vanaf 22 juni 2026. Het vervangt alle eerdere versies.

Art. 2 – Beheer

Het beheer van de cultuurinfrastructuur werd via samenwerkingsovereenkomst toegewezen aan vzw CC Jan Tervaert. De teamverantwoordelijke cultuur en roerend erfgoed ziet toe op de toepassing van dit reglement en neemt beslissingen op basis van veiligheid, technische haalbaarheid, planning en werking van het cultuurhuis. Deze kan zich laten bijstaan door medewerkers van het team cultuur en roerend erfgoed.

Art. 3 – Infrastructuur

Lokaal Bestuur Hamme stelt de volgende lokalen ter beschikking van de vzw CC Jan Tervaert: 

• Polyvalente theaterzaal (315 m², op tribune: max. 420 zitplaatsen | met tafels en stoelen: max. 250 zitplaatsen; podium 208 m²)
• Keuken
• Tentoonstellingsruimte ’t Sas (120 m²)
• Sanitaire voorzieningen
• Berging, kleedkamers, artiestenfoyer
• Werkhuis techniek
• Onthaal en ticketbalie
• Drie bureauruimtes:
  • Vergaderzaal
  • Printer- en serverruimte

Niet alle ruimtes zijn beschikbaar voor gebruikers, dit wordt bepaald per activiteit.

Art. 4 – Aard van activiteiten

• Podiumactiviteiten vinden bij voorkeur plaats in de polyvalente theaterzaal.
• ’t Sas en de vergaderzaal worden prioritair gebruikt voor tentoonstellingen, vergaderingen, lezingen, workshops of ontmoetingsactiviteiten.

Het cultuurhuis heeft als kerntaak het ondersteunen en faciliteren van culturele en gemeenschapsactiviteiten. Om die reden zijn privé‑ of persoonlijke feesten niet toegestaan.

Gebruiksvergoeding

Art. 5 – Invulling

Inbegrepen:

• Het gebruik van het lokaal.
• De aanwezige basisuitrusting (meubilair en technische installaties eigen aan het Cultuurhuis).
• De water- en energiekosten.
• De billijke vergoeding voor achtergrondmuziek.
• Publicatie in de programmatiebrochure van het cultuurhuis mits je de nodige informatie kan aanleveren voor 15 april voorafgaande aan de seizoenstart van het theaterseizoen waarin je activiteit plaatsheeft.
• Polyvalente theaterzaal: de inzet van een aantal techniekers afhankelijk van aard activiteit, publiekscapaciteit en technische complexiteit, bepaald door de hoofdtechnieker.
• Polyvalente theaterzaal: de inzet van twee of vier vestiairevrijwilligers afhankelijk van de inschatting van werkbelasting door de ambtenaar belast met de coördinatie van de vrijwilligers.

Niet inbegrepen:

• Andere kosten worden aangerekend volgens het document extra diensten door cultuurhuis Jan Tervaert in bijlage van dit reglement: 
• De inzet van extra vrijwilligers boven op de inbegrepen vrijwilligers.
• Door het cultuurhuis bij te huren extra materialen.
• Bij het cultuurhuis afgenomen dranken.

Art. 6 – Tijdseenheden

• Tijdseenheden, in combinatie met de aard van het gebruik, vormen het uitgangspunt voor de berekening van de gebruiksvergoeding.
• De gebruiksvergoeding wordt berekend per blok van 5 uur.
• Een blok kan ten vroegste starten om 07.00 uur, en het cultuurhuis moet ten laatste om 23.59 uur verlaten worden. De gebruikstijd omvat opbouw, activiteit en afbouw tenzij anders overeengekomen. Indien je als gebruiker het Cultuurhuis te laat verlaat wordt er een extra blok aangerekend.
• Uitzonderingen op deze tijdsindeling zijn mogelijk, maar moeten op voorhand besproken en goedgekeurd worden door de teamverantwoordelijke cultuur en roerend erfgoed of de hoofdtechnieker.
• Als zich door uitzonderlijke omstandigheden tijdens het gebruik toch afwijkingen aandienen, is de technieker die op dat moment instaat voor het gebruik van het cultuurhuis bevoegd om hierover een beslissing te nemen.

Art. 7 – Basistarieven

Er zijn twee basistarieven per ruimte:

• Werktarief (WT)  activiteiten zonder publiek
• Evenemententarief (ET) publieksactiviteiten 

Ruimte	WT	ET
Cultuurhuis (tijdelijk tarief door pop-up café)	€ 62,00	€ 185,00
Cultuurhuis Jan Tervaert	€ 77,00	€ 235,00
‘t Sas	€ 26,00	€ 62,00
Vergaderzaal	€ 41,00	€ 50,00

Art. 8 – Waardecijfers

Het waardecijfer wordt toegepast op het basistarief. Hoe hoger het waardecijfer, hoe hoger de gebruiksvergoeding. 

Code	Gebruiker	Waardecijfer
A	Cultuurhuis Jan Tervaert/Team Cultuur en Roerend Erfgoed	0
B	Hamse  scholen of erkende verenigingen & lokale organisaties zonder winstoogmerk	1
C	Lokaal Bestuur Hamme (zoals bepaald in de Interne gebruiksregeling voor teams LB Hamme)	0
D	Niet-Hamse organisaties zonder winstoogmerk	2
E	Hamse commerciële gebruikers & particulieren	4
F	Externe commerciële gebruikers & particulieren	5

Art. 9 – Berekening

Totale kost = (basistarief × aantal tijdseenheden × waardecijfer) + eventuele extra’s.

Een simulatie kan je aanvragen via info@jantervaert.be. 

Reservering en betaling

Art. 10 – Reservatieprocedure

Stap	Handeling
1	Dien het aanvraagformulier volledig in tussen 1 november en 1 januari voorafgaand aan de start van het theaterseizoen waarin je activiteit plaatsvindt.
2	Je aanvraag wordt binnen het team cultuur en roerend erfgoed beoordeeld. Indien we merken dat je activiteit beter kan plaatsvinden op een andere datum of in een andere vorm, nemen we contact met je op
3	Ten laatste de laatste week van maart ontvang je een gebruiksovereenkomst ter bevestiging of een vermelding dat je activiteit niet kan doorgaan.
4	Ten laatste 1 week voor de start van je activiteit of repetities neemt onze hoofdtechnieker contact op voor de verdere praktische afspraken.

Het is enkel mogelijk om te reserveren voor het huidige en het eerstvolgende theaterseizoen (september-juni).

Uitzonderingen zijn mogelijk, maar enkel wanneer:

• Er organisatorische of inhoudelijke redenen zijn.
• De teamverantwoordelijke cultuur en roerend erfgoed hiervoor vooraf toestemming geeft.

Deze afwijkingen worden zorgvuldig afgewogen en altijd schriftelijk bevestigd. 

Ad-hoc reservaties voor het lopende theaterseizoen kan je aanvragen via het formulier Tussentijdse aanvragen, dat vanaf januari beschikbaar is op de website.

Wanneer aanvragen binnen dezelfde categorie vallen:

Dan bekijken we:

• Culturele meerwaarde.
• Publieksbereik en lokale meerwaarde.
• Samenwerking met lokale partners.
• Efficiënt ruimtegebruik.
• Datum van aanvraag (enkel als laatste criterium).

Gelijktijdig gebruik:

• Theateractiviteiten hebben voorrang op activiteiten in ’t Sas.
• Gelijktijdige activiteiten kunnen enkel wanneer dit praktisch en veilig haalbaar is, met toestemming van de hoofdtechnieker en teamverantwoordelijke cultuur en roerend erfgoed.

Afwijkingen voorrangsregeling:

• In uitzonderlijke situaties kan de teamverantwoordelijke of het bestuursorgaan van vzw CC Jan Tervaert afwijken van deze regeling.

Art. 11 – Ticketverkoop

De ticketverkoop verloopt steeds via het ticketingsysteem van het cultuurhuis.

Bovenop de door de gebruiker vastgelegde ticketprijs wordt een administratieve kost van € 1 per ticket aangerekend aan de ticketkoper. Deze kost dekt de inzet van een personeelslid voor kassaverkoop en onthaal, evenals een vrijwilliger voor ticketcontrole.

De opbrengst van de ticketverkoop wordt verrekend via de kostennota aan de gebruiker.

Gebruikers krijgen toegang tot noodzakelijke persoonsgegevens om het evenement correct te kunnen organiseren.

Gebruikers maken gebruik van de bestaande, door het cultuurhuis goedgekeurde zaalplannen. Afwijken van deze standaardplannen is enkel mogelijk na voorafgaand overleg en haalbaarheidsbeoordeling door het cultuurhuis. 

• Eventuele aanpassingen aan het zaalplan kunnen uitsluitend worden doorgevoerd vóór de start van de ticketverkoop.
• Eventuele aanpassingen aan de praktische uitvoering van de ticketverkoop kunnen uitsluitend worden doorgevoerd vóór de start van de ticketverkoop.

Elke organisator is verplicht om in het zaalplan minstens twee rolstoelplaatsen te voorzien.

Art. 12 – Betaling

Betaling binnen 30 dagen na ontvangst van de kostennota op het rekeningnummer BE97 0682 1294 6349.

Gebruiksregels

Art. 13 – Toezicht en toegang

• De teamverantwoordelijke cultuur en roerend erfgoed heeft steeds vrije toegang tot de activiteiten voor toezicht.
• Gebruikers volgen de instructies van een aanwezige verantwoordelijke van het Cultuurhuis, tenzij anders bepaald, zal dit één van de technici zijn.
• Toegang wordt geweigerd bij negatief gedrag of dronkenschap.

Art. 14 – Verboden

• Roken binnen en binnen 10 m van de ingang
• Fuiven, privéfeesten
• Sportactiviteiten (tenzij toegestaan)
• Beschadigen door nagelen, boren, kleven, afficheren zonder toestemming
• Dieren en eten binnenbrengen (tenzij toegestaan)

Art. 15 – Ingebruikname

De gebruiker meldt schade onmiddellijk bij de start van het gebruik. Niet gemelde schade wordt toegerekend aan de gebruiker.

Art. 16 – Tijdens het gebruik

• Veiligheidsvoorschriften strikt naleven; nooduitgangen vrijhouden.
• Aanpassingen aan de inrichting of infrastructuur van het gebouw zijn alleen toegestaan na voorafgaand overleg en expliciete goedkeuring door het cultuurhuis. Deze aanpassingen mogen de dagelijkse werking van het cultuurhuis op geen enkel moment hinderen.
• Het is onder meer verboden om doorgangen naar functionele ruimtes zoals de kassa, berging of technische zones te blokkeren. Ook de aanwezige huiselijke promotie- en communicatie-elementen moeten te allen tijde zichtbaar en toegankelijk blijven.
• Meubilair en materiaal gebruiken volgens bestemming.

Art. 17 – Na gebruik

Na afloop en binnen de gebruikstijd brengt de gebruiker het gebruikte goed in de oorspronkelijke staat terug, behoudens tegenbericht van de aanwezige technici. De aanwezige technieker beoordeelt of de ruimte correct werd achtergelaten: 

• Ruimte borstelschoon achterlaten.
• Glazen en tassen afwassen.
• Meubilair terugplaatsen.
• Eigen materiaal meenemen na afloop.
• Leeggoed zonder statiegeld meenemen.
• Afval correct sorteren en deponeren in de daarvoor voorziene containers.
• Bij gebruik van ’t Sas of vergaderzaal: lichten doven en deuren op slot. 

Art. 18 – Specifieke bepalingen polyvalente theaterzaal

• Het cultuurhuis sluit om 24.00 uur; overschrijding = extra blok evenemententarief ET.
• Technische fiches ten minste een week voor de start van de repetities of activiteit bezorgen.
• Enkel bevoegde personen bedienen verwarming, regie, techniek en filmscherm.
• Algemene maximale capaciteit vastgesteld door de preventieadviseur: 499 personen (alle medewerkers, toeschouwers en artiesten).
• Geen dranken of kauwgom op de tribune.
• 2 m vrije doorgang aan nooduitgangen, 4 m in de gangen.

Art. 19 – Tentoonstellingen in ’t Sas

• Maximale duur: 20 dagen.
• Gebruiker staat zelf in voor openingsmomenten en toezicht.
• Cultuurhuis en bestuur zijn niet aansprakelijk voor schade, diefstal of verlies.
• Technische opbouw gebeurt in overleg met de hoofdtechnieker.

Schadevergoeding

Art. 20 – Oneigenlijk gebruik

Onjuiste gegevens → herberekening + bijkomende vergoeding €120.
Niet naleven van gebruiksreglement  → bijkomende vergoeding €120.

Art. 21 – Schade

Alle schade wordt aangerekend op basis van uitgevoerde werken.
Bijzondere schoonmaak → €125.

Art. 22 – Annulering

• Meer dan 30 dagen voor de start van de activiteit → 50 %
• Minder dan 30 dagen voor de start van de activiteit → 100 %
• Annulatie vóór de start van het theaterseizoen op 15 juni → geen kost
• Overmacht cultuurhuis → enkel terugbetaling gebruiksvergoeding indien van toepassing

Verzekeringen en verantwoordelijkheid

Art. 23 – Verantwoordelijkheid, verzekering burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid, branden ontploffing

Het bestuur Hamme is verzekerd voor de verplichte verzekering objectieve aansprakelijkheid, brand en ontploffing voor de infrastructuur. Lokaal bestuur Hamme doet afstand van verhaal voor alle occasionele gebruikers van de lokalen. Voor zover de verzekeraar van de verhuurder niet tussenkomt in de beschadiging van de infrastructuur is de gebruiker verantwoordelijk. Dit geldt ook voor schade veroorzaakt door deelnemers van de door de gebruiker georganiseerde activiteit.

De gebruiker blijft  altijd aansprakelijk voor de uitvoering van zijn activiteiten.  De gebruiker is verantwoordelijk voor het door hem gebruikte materiaal of persoonlijke bezittingen. Hij verzaakt uitdrukkelijk aan elk verhaal t.o.v. lokaal bestuur Hamme of de vzw CC Jan Tervaert uit hoofde van beschadiging, vernieling of verlies, wat ook de oorzaak ervan is.

Het staat hem vrij en wordt hem zelfs aangeraden, zeker bij een tentoonstelling, voor dit risico een verzekering af te sluiten. De verhuurder kan niet aansprakelijk worden gesteld voor diefstal of beschadiging van materiaal eigendom van de gebruiker.

Bijzondere omstandigheden

Art. 24 – Afwijkingen

Afwijkingen kunnen worden toegestaan door het bestuursorgaan van vzw CC Jan Tervaert of, bij dringende noodzaak, door de teamverantwoordelijke cultuur en roerend erfgoed.

Ook het college van burgemeester en schepenen kan in onvoorziene gevallen en betwistingen de nodige beslissingen nemen. Deze zullen nadien aan het bestuursorgaan van de vzw CC Jan Tervaert gemotiveerd meegedeeld worden.