Terug
Gepubliceerd op 19/05/2026

Besluit  gemeenteraad

ma 18/05/2026 - 20:00

Reglement gemeentelijke vrijetijdskampen - goedkeuring

Aanwezig: Jan Laceur, raadsvoorzitter
Lotte Peeters, Jan De Graef, Robby Van der Stock, Jo Laureys, Veerle De Clercq, Kim Van de Sande, Giel Colman, Sigi Vanhoyweghen, Yannick De Maere, Jan Rosschaert, Tom Vermeire, Yentl Scheirs, Lotte De Blende, Guy Bogaert-De Clercq, Luk De Mey, Ann Verschelden, Koen Mettepenningen, Mieke De Keyser, Mustafa Tokgoz, Kurt De Graef, Johan Robberecht, Regine Van Achter, Danny Poppe, Carine Calluy, Michaël Van Pottelberghe, Marc Saerens, Kurt Pieters, Gilles Verbeke, gemeenteraadsleden
André Reuse, algemeen directeur
Aan de gemeenteraad wordt gevraagd kennis te nemen van het reglement gemeentelijke vrijetijdskampen en dit goed te keuren. 

JURIDISCHE CONTEXT:

  • Artikel 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, dat de bevoegdheden van de gemeenteraad vastlegt.
  • Artikel 56 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017, dat vastlegt het college de besluiten en beraadslagingen van de gemeenteraad voorbereidt.
  • Het decreet dd. 18 januari 2008 houdende flankerende en stimulerende maatregelen ter bevordering van de participatie in cultuur, jeugdwerk en sport.
  • Het decreet houdende de organisatie van buitenschoolse opvang en de afstemming tussen buitenschoolse activiteiten van 3 mei 2019.
  • Het besluit van de Vlaamse Regering over het lokaal beleid, de samenwerking en de subsidie voor buitenschoolse opvang en activiteiten van 9 juli 2021.
  • De conceptnota decreet buitenschoolse opvang en activiteiten (BOA) van 28 februari 2025.
  • Het besluit van de Vlaamse Regering tot toekenning van een eenmalige subsidie voor de realisatie van de lokale regie van buitenschoolse activiteiten van 5 september 2025.
  • Het gemeenteraadsbesluit van 24 november 2025, waarbij het erkenningskader Buitenschoolse Opvang en Activiteiten (BOA) werd goedgekeurd. 
  • Het gemeenteraadsbesluit van 15 december 2025, waarbij een retributiereglement voor de gemeentelijke vrijetijdskampen werd goedgekeurd. 

FEITEN, CONTEXT EN ARGUMENTERING:

  • Lokaal bestuur Hamme organiseert tijdens schoolvakanties gemeentelijke vrijetijdskampen als onderdeel van het lokaal vrijetijdsaanbod voor kinderen en jongeren.
  • In uitvoering van het decreet Buitenschoolse Opvang en Activiteiten (BOA) en naar aanleiding van de goedkeuring van het lokale BOA‑erkenningskader, is het noodzakelijk om ook voor onze vrijetijdskampen een reglement op te maken. 
  • Het reglement verduidelijkt de positionering van de gemeentelijke vrijetijdskampen binnen het BOA‑beleid en legt de afspraken vast voor ouders en deelnemers inzake organisatie, inschrijving, betaling, annulatie, gedrag, veiligheid en privacy.
  • Het reglement wordt zichtbaar gemaakt voor ouders bij de inschrijving voor een vakantiekamp via het gemeentelijk reservatiesysteem. Door in te schrijven verklaren ouders zich uitdrukkelijk akkoord met de bepalingen van dit reglement.
  • Daarnaast is het reglement inhoudelijk afgestemd op het geldende retributiereglement en op de afsprakennota voor monitoren, waarin de interne kwaliteits- en begeleidingsafspraken zijn vastgelegd.
Publieke stemming
Aanwezig: Jan Laceur, Lotte Peeters, Jan De Graef, Robby Van der Stock, Jo Laureys, Veerle De Clercq, Kim Van de Sande, Giel Colman, Sigi Vanhoyweghen, Yannick De Maere, Jan Rosschaert, Tom Vermeire, Yentl Scheirs, Lotte De Blende, Guy Bogaert-De Clercq, Luk De Mey, Ann Verschelden, Koen Mettepenningen, Mieke De Keyser, Mustafa Tokgoz, Kurt De Graef, Johan Robberecht, Regine Van Achter, Danny Poppe, Carine Calluy, Michaël Van Pottelberghe, Marc Saerens, Kurt Pieters, Gilles Verbeke, André Reuse
Voorstanders: Jan Laceur, Lotte Peeters, Jan De Graef, Robby Van der Stock, Jo Laureys, Veerle De Clercq, Kim Van de Sande, Giel Colman, Sigi Vanhoyweghen, Yannick De Maere, Jan Rosschaert, Tom Vermeire, Yentl Scheirs, Lotte De Blende, Guy Bogaert-De Clercq, Luk De Mey, Ann Verschelden, Koen Mettepenningen, Mieke De Keyser, Mustafa Tokgoz, Kurt De Graef, Johan Robberecht, Regine Van Achter, Danny Poppe, Carine Calluy, Michaël Van Pottelberghe, Marc Saerens, Kurt Pieters, Gilles Verbeke
Resultaat: Goedgekeurd met eenparigheid van stemmen.

BESLUIT:

Enig artikel.
De gemeenteraad keurt het reglement “Gemeentelijke vrijetijdskampen" goed.

Reglement gemeentelijke vrijetijdskampen

 Hoofdstuk 1 – Algemene bepalingen

 Artikel 1 – Toepassingsgebied en organisatie

  • §1.     Dit reglement is van toepassing op alle gemeentelijke vakantiekampen georganiseerd door lokaal bestuur Hamme.
  • §2.     De vakantiekampen bieden tijdens schoolvakanties een kwalitatief, gevarieerd en leeftijdsgericht vrijetijdsaanbod voor kleuters, kinderen en jongeren. Het aanbod kan bestaan uit sportieve, creatieve, thematische of avontuurlijke activiteiten.
  • §3.     De kampactiviteiten vinden plaats in gemeentelijke infrastructuur of, indien de aard van de activiteit dit vereist, op externe locaties.

Artikel 2 – Inbedding binnen het BOA-kader 

  • §1.     De gemeentelijke vakantiekampen maken deel uit van het lokaal aanbod Buitenschoolse Opvang en Activiteiten (BOA), zoals bepaald in het decreet van 3 mei 2019 en het Erkenningsreglement BOA van lokaal bestuur Hamme, goedgekeurd door de gemeenteraad op 24 november 2025.
  • §2.     De vakantiekampen worden georganiseerd als categorie 3: buitenschools activiteitenaanbod. Zij voldoen aan de voorwaarden inzake:
    • organisatorisch beleid
    • pedagogisch beleid
    • medewerkersbeleid
    • monitoring & evaluatie
    • toegankelijkheid
    • verbondenheid 

zoals omschreven in het erkenningskader.

  • §3.     De werking vertrekt vanuit een pedagogische visie die inzet op spel en ontspanning, ontmoeting en verbondenheid, talentontwikkeling en het welbevinden van elk kind, conform de BOA‑visie van lokaal bestuur Hamme.

Hoofdstuk 2 – Dagindeling en aanwezigheid

Artikel 3 – Dagindeling 

  • §1.     Tenzij anders vermeld, starten de kampactiviteiten om 09.00 uur en eindigen deze om 16.00 uur.
  • §2.     Activiteiten starten en eindigen stipt op deze uren.
  • §3.     Afwijkingen (bv. uitstappen) worden tijdig gecommuniceerd aan de ouder. 

Artikel 4 – Voor- en na-opvang 

  • §1.     Er wordt een gratis voor- en na-opvangmoment voorzien:
    • van 08.00 tot 09.00 uur;
    • van 16.00 tot 17.00 uur.
  • §2.     Ouders geven bij inschrijving aan of hun kind hiervan gebruikmaakt.

Hoofdstuk 3 – Inschrijvingen, betaling en annulatie 

Artikel 5 – Inschrijvingsprocedure

  • §1.     Inschrijven gebeurt online via het gemeentelijk reservatiesysteem: https://reservaties.hamme.be/Activiteiten
  • §2.     Een persoonlijk gebruikersprofiel is verplicht voor inschrijving. De start van de inschrijvingsperiode wordt bekendgemaakt via de gemeentelijke communicatiekanalen (Facebook, Instagram, website).
  • §3.     Bij een volzet kamp kan men bij bepaalde kampen gebruikmaken van een wachtlijst. Vrijgekomen plaatsen worden toegekend in volgorde van aanmelding.
  • §4.     Personen die niet digitaal kunnen inschrijven, nemen vooraf contact op met het team dat instaat voor de inschrijving.

Artikel 6 – Betaling en deelnameprijs

  • §1.     De deelnameprijs wordt vastgelegd in een afzonderlijk retributiereglement.
  • §2.     De volledige deelnameprijs wordt betaald bij inschrijving, tenzij anders bepaald.
  • §3.     Door inschrijving verklaart de ouder/voogd zich akkoord met dit reglement én het geldende retributiereglement.

Artikel 7 – Annulatie en terugbetaling

  • §1.     Annulatie door de deelnemer:
    • tot 14 kalenderdagen vóór de start: volledige terugbetaling;
    • minder dan 14 dagen vóór de start zonder geldig attest: geen terugbetaling.
  • §2.     Bij medische redenen worden niet‑deelgenomen dagen terugbetaald op basis van een geldig doktersattest.
  • §3.     Attesten worden uiterlijk 7 kalenderdagen na afloop van het kamp bezorgd. Dit kan gemaild worden of aan het betrokken team bezorgd worden.
  • §4.     Bij annulatie door het lokaal bestuur wordt het volledige deelnamebedrag terugbetaald.

Hoofdstuk 4 – Praktische afspraken

Artikel 8 – Verzekering en aansprakelijkheid

  • §1.     Deelnemers zijn verzekerd voor lichamelijke ongevallen en burgerlijke aansprakelijkheid tijdens de kampuren en activiteiten.
  • §2.     Verlies, diefstal of beschadiging van persoonlijke voorwerpen is niet verzekerd.
  • §3.     Opzettelijke schade aan infrastructuur of materiaal kan verhaald worden op de ouders.

Artikel 9 – Brengen en ophalen

  • §1.     De ouder/voogd van het kind meldt zich bij het brengen en ophalen bij een monitor.
  • §2.     Minderjarigen mogen enkel zelfstandig komen en/of vertrekken mits schriftelijke toestemming van de ouder/voogd. Dit kan gemaild worden of aan het betreffende team bezorgd worden.

Artikel 10 – Eten, drinken en persoonlijke spullen

  • §1.     Deelnemers brengen dagelijks mee:
    • lunchpakket;
    • tussendoortjes;
    • genaamtekende drinkbus.
  • §2.     Drinkwater is beschikbaar om drinkbussen bij te vullen.
  • §3.     Aangepaste kledij is verplicht:
    • Kledij en persoonlijke spullen worden best gelabeld.
    • Binnensportschoenen zijn verplicht voor sportkampen.
    • Reservekledij is aanbevolen.
    • Verloren voorwerpen worden 30 dagen bewaard na het kamp en gaan dan naar de kringloopwinkel.
  • §4.     Smartphones en tablets zijn niet toegelaten tijdens kampactiviteiten en pauzes. Ander speelgoed of kleurgereedschap kan gebruikt worden tijden langere pauzes.

Artikel 11 – Medische fiche en medicatie

  • §1.     Een correct ingevulde medische fiche via het digitale platform is verplicht.
  • §2.     Medicatie wordt enkel toegediend:
    • voor voorgeschreven medicatie: enkel met een doktersattest als toelating, waarbij de ouders de medicatie zelf meegeven met vermelding van dosis en tijdstip;
    • voor vrij verkrijgbare medicatie: enkel bij expliciete toestemming van de ouder/voogd op de medische fiche;
    • volgens voorschrift, bijsluiter en/of aanwijzingen van de arts of apotheker.
  • §3.     In levensbedreigende noodsituaties (zoals anafylaxie of ernstige hypoglycemie) mag de begeleiding te allen tijde noodmedicatie toedienen (bv. Epipen of Glucagon), ook zonder voorafgaande toestemming. De hulpdiensten (112) worden nadien steeds onmiddellijk verwittigd.

Artikel 12 – Privacy (GDPR) en beeldmateriaal

  • §1.     Persoonsgegevens worden verwerkt conform de geldende privacywetgeving.
  • §2.     De privacyverklaring van lokaal bestuur Hamme is raadpleegbaar via de gemeentelijke website.
  • §3.     Toestemming voor foto‑ en videomateriaal wordt afzonderlijk gevraagd en is steeds herroepbaar.

Hoofdstuk 5 – Gedrag, veiligheid en begeleiding

Artikel 13 – gedrag en zelfredzaamheid 

  • §1.     Van deelnemers wordt verwacht dat zij respectvol omgaan met anderen, monitoren, materiaal en infrastructuur.
  • §2.     Deelname aan een vrijetijdskamp veronderstelt een basis aan zelfredzaamheid, passend bij de leeftijd en aard van het kamp.

Artikel 14 – Probleem- en grensoverschrijdend gedrag 

  • §1.     Lokaal Bestuur Hamme voert een strikt beleid inzake ongepast en grensoverschrijdend gedrag.
  • §2.     Bij probleemgedrag wordt volgend traject gehanteerd:
    • signaal en gesprek met het kind;
    • overleg met ouders en duidelijke afspraken;
    • opvolging van het afgesproken plan;
    • bij herhaling: tijdelijke of definitieve uitsluiting zonder terugbetaling.

 Artikel 15 – begeleiding en monitoren 

  • §1.     De begeleiding gebeurt door monitoren en coördinatoren aangesteld door lokaal bestuur Hamme.
  • §2.     De monitoren werken conform de ‘Afsprakennota monitoren – gemeentelijke vrijetijdskampen’, die onder meer afspraken bevat over:
    • toezicht en veiligheid;
    • pedagogische houding;
    • integriteit en voorbeeldfunctie;
    • omgang met medische informatie en privacy.

Hoofdstuk 6 – Slotbepalingen

Artikel 16 – Aanvaarding

 Door inschrijving verklaren ouders/voogden zich akkoord met dit reglement.

 Artikel 17 – Inwerkingtreding

 Dit reglement treedt in werking na goedkeuring door de gemeenteraad en vervangt eerdere bepalingen omtrent gemeentelijke vakantiekampen.