Enig artikel.
De raad voor maatschappelijk welzijn keurt het reglement waarderingsbeleid vrijwilligers van lokaal bestuur Hamme, zoals onderaan weergegeven, goed.

Reglement waarderingsbeleid vrijwilligers

Hoofdstuk 1. Algemene bepalingen

 Art.1. Doel

• § 1           Dit reglement bepaalt de organisatiebrede afspraken inzake waardering van vrijwilligers binnen lokaal bestuur Hamme.
• § 2           Het reglement vormt de concrete uitwerking van het waarderingsbeleid binnen het interne vrijwilligersbeleid van lokaal bestuur Hamme en geeft uitvoering aan de daarin opgenomen principes inzake erkenning, coaching, betrokkenheid en kostenvergoedingen.

 Art.2. Doelstellingen

Het waarderingsbeleid heeft als doel:

• Vrijwilligers te erkennen voor hun engagement;
• duurzame motivatie en betrokkenheid te stimuleren;
• verbondenheid met de werking en het lokaal bestuur te versterken;
• vrijwilligers te ondersteunen in hun opdracht;
• een kwaliteitsvolle en positieve vrijwilligerscultuur uit te bouwen.

Art.3. Uitgangspunten

Het waarderingsbeleid vertrekt vanuit volgende uitgangspunten:

• Elke vorm van vrijwilligersengagement levert een waardevolle bijdrage aan de gemeenschap;
• waardering gebeurt op een respectvolle en gelijkwaardige manier;
• waardering bestaat uit zowel formele als informele waarderingsvormen;
• waardering ondersteunt autonomie, verbondenheid en competentie;
• kostenvergoedingen vormen één van de mogelijke waarderingsvormen, maar zijn geen loon of prestatievergoeding.

 

Hoofdstuk 2. Erkenning

Art. 4. Dagelijkse erkenning

• § 1           Vrijwilligers worden dagelijks gewaardeerd door een respectvolle samenwerking, een warm onthaal, oprechte feedback en aandacht voor hun bijdrage aan de werking.
• § 2           Vrijwilligersverantwoordelijken en medewerkers dragen gezamenlijk verantwoordelijkheid voor deze cultuur van waardering. 

Art.5. Jaarlijks waarderingsmoment

• § 1           Lokaal bestuur Hamme organiseert jaarlijks minstens één organisatiebreed waarderingsmoment voor vrijwilligers.
• § 2           Alle vrijwilligers die gedurende het voorgaande jaar een vrijwilligersengagement hebben opgenomen binnen het lokaal bestuur kunnen hiervoor worden uitgenodigd.

Art. 6. Bijkomende waarderingsinitiatieven

Het lokaal bestuur kan bijkomende organisatiebrede waarderingsinitiatieven organiseren, waaronder:

• Een waarderingsactie naar aanleiding van de Dag van de Vrijwilliger;
• een digitale verjaardagskaart;
• communicatieacties waarin vrijwilligers zichtbaar worden gemaakt;
• andere initiatieven die bijdragen aan de erkenning van vrijwilligers.

Art. 7. Impactgerichte erkenning

• § 1           Lokaal bestuur Hamme maakt de impact van vrijwilligerswerk zichtbaar via communicatie, terugkoppeling van resultaten, verhalen, activiteiten en gerealiseerde initiatieven.
• § 2           Vrijwilligers ontvangen waar mogelijk terugkoppeling over de maatschappelijke meerwaarde van hun engagement en de resultaten die dankzij hun inzet werden gerealiseerd.

 

Hoofdstuk 3. Coaching en ontwikkeling

Art. 8. Coaching

• § 1           Lokaal bestuur Hamme beschouwt coaching als een belangrijk instrument om vrijwilligers te ondersteunen, te versterken en te waarderen.
• § 2           Coaching heeft in de eerste plaats een ondersteunend karakter en is geen formeel evaluatie-instrument.
• § 3           Coaching kan wel aanleiding geven tot bijkomende ondersteuning, bijsturing of heroriëntering wanneer dit nodig blijkt voor een duurzame samenwerking.

Art. 9. Vorming

• § 1           Het lokaal bestuur beschouwt vorming als een belangrijke vorm van waardering.
• § 2           Vorming draagt bij aan de ontwikkeling van competenties, het zelfvertrouwen van vrijwilligers en de kwaliteit van de vrijwilligerswerking.
• § 3           Het vormingsaanbod wordt prioritair gericht op structurele vrijwilligers.
• § 4           Evenementvrijwilligers ontvangen minstens de briefing, instructies en ondersteuning die noodzakelijk zijn voor de uitvoering van hun opdracht.

 

Hoofdstuk 4. Betrokkenheid en impact

Art. 10. Betrokkenheid

• § 1           Lokaal bestuur Hamme streeft ernaar vrijwilligers actief te betrekken bij hun werking en ruimte te bieden voor feedback, suggesties en signalen.
• § 2           Vrijwilligers ontvangen waar mogelijk terugkoppeling over:
  • De resultaten van hun engagement;
  • de impact van de vrijwilligerswerking;
  • suggesties, ideeën en signalen die zij hebben aangereikt.

Art. 11. Overleg en inspraak

• § 1           Teams met structureel betrokken vrijwilligers organiseren minstens één overleg-, inspraak- of terugkoppelmoment per jaar.
• § 2           De concrete vorm wordt afgestemd op de aard van het vrijwilligersengagement en de werking.

 

Hoofdstuk 5. Teamgebonden waardering

Art. 12. Doel

• § 1           Lokaal bestuur Hamme voorziet ruimte voor teamgebonden waarderingsinitiatieven.
• § 2           Teamgebonden waardering heeft als doel de verbondenheid tussen vrijwilligers, medewerkers en de werking te versterken.

Art. 13. Richtbudget

• § 1           Voor de vrijwilligerscategorieën "vaste vrijwilligers met ondersteunende rol" en "vaste vrijwilligers met operationele verantwoordelijkheid" wordt jaarlijks een richtbudget voorzien voor teamgebonden waarderingsinitiatieven.
• § 2           Het richtbudget bedraagt € 25 per vrijwilliger per jaar.
• § 3           Het college van burgemeester en schepenen kan dit bedrag aanpassen binnen de beschikbare kredieten en de goedgekeurde meerjarenplanning.

Art. 14. Besteding

• § 1           De middelen voor teamgebonden waardering kunnen onder meer worden ingezet voor:
  • Ontmoetingsmomenten;
  • bedankingsactiviteiten;
  • kleine attenties;
  • teamvormende activiteiten;
  • andere initiatieven die bijdragen aan de waardering van vrijwilligers.
• § 2           Rechtstreekse geldelijke uitkeringen aan vrijwilligers zijn uitgesloten.

 

Hoofdstuk 6. Kostenvergoedingen

Afdeling 1. Algemene principes

Art. 15. Doel

• § 1           Kostenvergoedingen maken het mogelijk dat vrijwilligers hun engagement opnemen zonder hier financieel nadeel van te ondervinden. Kostenvergoedingen vormen geen loon, prestatievergoeding of vervanging van betaalde arbeid.
• § 2           Vrijwilligerswerk binnen lokaal bestuur Hamme is in principe onbezoldigd. Kostenvergoedingen worden uitsluitend toegekend binnen de grenzen van de geldende vrijwilligerswetgeving

 Art. 16. Gelijkwaardigheid van engagementen

• § 1           Het ontvangen van een kostenvergoeding vormt geen criterium om de waarde, het belang of de maatschappelijke bijdrage van een vrijwilligersengagement te beoordelen.
• § 2           Alle vrijwilligers leveren een waardevolle bijdrage aan de doelstellingen van lokaal bestuur Hamme en worden op een gelijkwaardige manier gewaardeerd binnen het bredere waarderingsbeleid van de organisatie.

Art. 17. Motivering van kostenvergoedingen

• § 1           De toekenning van een forfaitaire kostenvergoeding gebeurt niet op basis van de waarde van het engagement, maar op basis van de aard van de opdracht, de opgenomen verantwoordelijkheid en de organisatorische verwachtingen die eraan verbonden zijn.
• § 2           Bij de toekenning van kostenvergoedingen wordt rekening gehouden met onder meer:

• De aard van het engagement;
• de mate van zelfstandigheid binnen de opgenomen opdracht;
• de verantwoordelijkheid die aan de opdracht verbonden is;
• de organisatorische verwachtingen die aan bepaalde opdrachten worden gesteld;
• eventuele bovenlokale afspraken of partnerovereenkomsten.
• § 3           Vrijwilligers die geen forfaitaire kostenvergoeding ontvangen, worden gewaardeerd via andere waarderingsvormen uit dit reglement, waaronder erkenning, coaching, betrokkenheid, vorming en teamgebonden waardering.

Afdeling 2. Toepassing per vrijwilligerscategorie

Art. 18. Beleids- en bestuurvrijwilligers

• § 1           Voor deze categorie van engagementen wordt geen forfaitaire kostenvergoeding voorzien.
• § 2           Deze engagementen hebben hoofdzakelijk een beleidsmatige, adviserende en participatieve functie. Daarom wordt ervoor gekozen om geen forfaitaire kostenvergoeding toe te kennen.
• § 3           Indien in het kader van het engagement effectief kosten worden gemaakt, kunnen reële kosten, mits voorafgaand akkoord en binnen de geldende regelgeving, worden terugbetaald.

Art. 19. Vaste vrijwilligers met ondersteunende rol

• § 1           Voor deze categorie van engagementen wordt geen forfaitaire kostenvergoeding voorzien.
• § 2           Hoewel hun engagement een belangrijke meerwaarde vormt voor de werking, nemen zij geen zelfstandige operationele verantwoordelijkheid op voor een afgebakende kerntaak van de dienstverlening of activiteit.
• § 3           Hun engagement wordt gewaardeerd via de verschillende vormen van erkenning, betrokkenheid, begeleiding, vorming en teamgebonden waardering zoals omschreven in dit reglement.
• § 4           Reële kosten kunnen, mits voorafgaand akkoord en binnen de geldende regelgeving, worden terugbetaald.

Art. 20. Vaste vrijwilligers met operationele verantwoordelijkheid

• § 1           Voor engagementen met operationele verantwoordelijkheid kan een forfaitaire kostenvergoeding worden toegekend.
• § 2           Naast de verhoogde operationele verantwoordelijkheid wordt hierbij rekening gehouden met het feit dat deze vrijwilligers vaak ook buiten het effectieve inzetmoment tijd investeren in voorbereiding, opvolging, permanentie, bereikbaarheid, infrastructuur, veiligheid of expertise. Hun engagement overstijgt daardoor het louter uitvoeren van een taak tijdens een specifiek inzetmoment. 

Art. 21. Evenementvrijwilligers

• § 1           Evenementvrijwilligers nemen een tijdelijk of occasioneel engagement op in het kader van een activiteit, project of evenement.
• § 2           Hun inzet is vaak essentieel voor het welslagen van activiteiten en evenementen die het lokaal bestuur organiseert. De organisatie rekent hierbij op de aanwezigheid van voldoende vrijwilligers op vooraf bepaalde momenten om een kwalitatieve, veilige en vlotte organisatie mogelijk te maken.
• § 3           Daarnaast vormen evenementvrijwilligers vaak een eerste kennismaking met vrijwilligerswerk binnen lokaal bestuur Hamme. Voor sommige vrijwilligers groeit een occasioneel engagement later door naar een meer structurele betrokkenheid binnen een vrijwilligerswerking.
• § 4           Omwille van deze specifieke inzet, de organisatorische verwachtingen die aan evenementen verbonden zijn en het belang van een laagdrempelige instap in vrijwilligerswerk, kan voor evenementvrijwilligers een forfaitaire kostenvergoeding worden toegekend binnen de grenzen van de vrijwilligerswetgeving.

Art. 22. Vrijwilligers met partnerafspraken

• § 1           Voor vrijwilligersengagementen die binnen partnerafspraken vallen, blijven de afspraken gelden die binnen het betrokken samenwerkingsverband, partnerinitiatief of werkingskader werden vastgelegd.
• § 2           Afwijkingen van het algemene kader worden afzonderlijk beoordeeld in overleg met de betrokken partnerorganisatie.
• § 3           Vrijwilligers met partnerafspraken kunnen eveneens deelnemen aan de algemene waarderingsinitiatieven van het lokaal bestuur, voor zover dit verenigbaar is met de afspraken van het betrokken partnerschap.

Art. 23. Geleide vrijwilligers

• § 1           Voor deze categorie van engagementen wordt geen forfaitaire kostenvergoeding voorzien.
• § 2           De focus binnen deze trajecten ligt op participatie, ontwikkeling, ervaring opdoen en begeleiding. Hun engagement wordt ondersteund via aangepaste begeleiding, opvolging en vorming.
• § 3           Reële kosten kunnen, mits voorafgaand akkoord en binnen de geldende regelgeving, worden terugbetaald.

Afdeling 3. Bedragen en terugbetaling

Art. 24. Forfaitaire kostenvergoeding

• § 1           De forfaitaire kostenvergoeding bedraagt:

  • € 20 per halve dag;
  • € 40 per volledige dag.

• § 2           De toepassing van forfaitaire kostenvergoedingen gebeurt overeenkomstig de geldende vrijwilligerswetgeving en binnen de wettelijke maximumbedragen voor vrijwilligersvergoedingen. 

Art. 25. Reële kostenvergoeding

• § 1           Vrijwilligers die niet in aanmerking komen voor een forfaitaire kostenvergoeding kunnen uitzonderlijke reële kosten laten terugbetalen, mits:
  • Voorafgaand akkoord van het lokaal bestuur;
  • aantoonbaar verband met het vrijwilligersengagement;
  • naleving van de geldende regelgeving;
  • voorlegging van de nodige bewijsstukken.

Hoofdstuk 7. Slotbepalingen

Art. 26. Afwijkingen

In uitzonderlijke situaties kan het vast bureau gemotiveerd afwijken van de bepalingen van dit reglement wanneer dit noodzakelijk is voor de goede organisatie van de vrijwilligerswerking.

Art. 27. Inwerkingtreding

Dit reglement treedt in werking op 1 januari 2027.