FEITEN, CONTEXT EN ARGUMENTERING:
JURIDISCHE CONTEXT:
BESLUIT:
Het archief van de gemeente Hamme en meer specifiek de registers van de burgerlijke stand en de bevolkingsregisters bevinden zich in het administratief centrum Hamme, of de daartoe aangewezen plaats.
Enkel bevoegd personeel heeft toegang tot de registers. Onder bevoegd personeel wordt begrepen:
Derden hebben geen toegang tot de archiefruimte, maar kunnen het archief wel onder bepaalde voorwaarden raadplegen. De procedure voor raadpleging van het archief is vastgelegd in het archief- en bezoekersreglement van de gemeente Hamme.
Om informatie betreffende derden uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister te bekomen, geldt een aparte regeling opgesteld aan de hand van het KB van 5 januari 2014 over het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister.
Bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen vrij worden geraadpleegd indien dit gebeurt in het kader van genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden.
Uittreksels of getuigschriften die gevraagd worden voor genealogische, historische of andere wetenschappelijke doeleinden uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen vrij worden afgeleverd aan de aanvrager. De afstamming in opgaande lijn kan indien gevraagd, vermeld worden.
Bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten zijn niet vrij raadpleegbaar. Wel kan er een uittreksel of getuigschrift uit deze registers aangevraagd worden voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden, op voorwaarde dat er schriftelijke toestemming is van één van volgende personen (in onderstaande rangorde):
Deze toestemming (die duidelijk melding dient te maken van de doeleinden waarvoor het uittreksel of getuigschrift wordt aangevraagd) dient door de aanvrager zelf te worden voorgelegd. Deze toestemming kan eveneens de machtiging inhouden om ook de afstamming in opgaande lijn te vermelden op het gevraagde uittreksel of getuigschrift.
Indien het voor de aanvrager onmogelijk is om deze toestemming te bekomen, is het mogelijk om bij de aanvraag een gefrankeerde brief te voegen gericht aan de persoon die toestemming dient te geven voor het bekomen van het uittreksel of getuigschrift. Deze brief wordt vervolgens door de gemeente doorgestuurd naar de bestemmeling die al dan niet ingaat op het verzoek van de aanvrager. Ter bescherming van de privacy van de betrokken persoon, zijn/haar langstlevende echtgenoot of wettelijk samenwonende partner en zijn/haar afstammelingen, mag diens adres namelijk in geen geval door de gemeente rechtstreeks worden meegedeeld aan de aanvrager.
Voor het bekomen van uittreksels of getuigschriften uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten, dient de aanvrager een verzoekschrift in te dienen die tevens de verbintenis bevat dat de verkregen persoonsgegevens enkel gebruikt zullen worden voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden, alsook de vermelding van de publicaties waarvoor deze gegevens eventueel zullen worden aangewend. Voordat de gevraagde uittreksels of getuigschriften worden uitgereikt, kan het college van burgemeester en schepenen aan de aanvrager alle bijkomende inlichtingen vragen die vereist zijn om de gegrondheid van de aanvraag te beoordelen.
Aanvraagformulieren voor het raadplegen en/of het bekomen van uittreksels of getuigschriften uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister die meer dan 120 jaar geleden werden afgesloten en aanvraagformulieren voor het bekomen van uittreksels of getuigschriften uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten, kunnen bekomen worden via de website en fysiek bij het Team Burgerschap en dienen ingevuld terugbezorgd te worden:
Het college van burgemeester en schepenen kan personenlijsten verstrekken aan onderzoekers in het kader van een duidelijk historisch of ander wetenschappelijk belang. Indien dit wordt gevraagd, mogen de verstrekte personenlijsten ook de afstamming in opgaande lijn vermelden.
Deze personenlijsten dienen schriftelijk te worden aangevraagd aan het college van burgemeester en schepenen met de uitdrukkelijke vermelding van het gebruik waarvoor ze worden gevraagd.
Indien de aanvraag betrekking heeft op de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister die minder dan 120 jaar geleden werden afgesloten, dient deze aanvraag tevens de verbintenis te bevatten dat de verkregen personengegevens door de aanvrager enkel zullen worden gebruikt voor historische of wetenschappelijke doeleinden, alsook de vermelding van de publicaties waarvoor deze gegevens eventueel zullen worden aangewend. Voordat de gevraagde personenlijsten worden verstrekt, kan het college aan de aanvrager alle bijkomende inlichtingen vragen die vereist zijn om de gegrondheid van de aanvraag te beoordelen.
Om informatie betreffende derden uit de registers van de burgerlijke stand te bekomen, geldt een aparte regeling opgesteld aan de hand van het KB van 17 maart 2021 over genealogische opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand en de Wet houdende diverse bepalingen inzake de modernisering van de burgerlijke stand van 13 september 2023 (Reparatiewet).
Volgende akten van de burgerlijke stand zijn openbaar en vrij raadpleegbaar:
De oude papieren registers van de burgerlijke stand (dubbels door de griffies van de rechtbanken van eerste aanleg) zijn gedigitaliseerd en gratis raadpleegbaar via de website van het Rijksarchief en op de computers in de leeszaal van het Rijksarchief. Bij voorkeur worden deze akten via deze weg geraadpleegd. Zo kunnen de oude papieren registers gevrijwaard worden van fysieke raadpleging en kan een permanente bewaring in de best mogelijke omstandigheden gegarandeerd worden. Van de openbare registers die nog niet digitaal beschikbaar zijn via de website van het Rijksarchief, kunnen er wel steeds afschriften via de gemeente bekomen worden.
Indien een burger niet de mogelijkheid heeft om deze registers van thuis uit digitaal te raadplegen of via de computers in de leeszaal van het Rijksarchief, dan kan hij/zij zich wenden tot de bibliotheek van de gemeente en zo via een computer de akten raadplegen.
De gemeente kan op vraag van een burger ook een afschrift van een openbare akte afleveren. In functie van genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden draagt dit afschrift volgend opschrift: 'Afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden.'
Volgende akten van de burgerlijke stand zijn niet openbaar en niet vrij raadpleegbaar:
Het verkrijgen van afschriften en uittreksels van niet-openbare akten van de burgerlijke stand is beperkt tot de persoon van wie de akte de staat van de persoon vaststelt of wijzigt (de betrokkene) en diens wettelijke vertegenwoordiger.
Echtgenoot/echtgenote, wettelijk samenwonende, bloedverwanten in opgaande of nederdalende lijn (beperkt tot de eerste graad), en erfgenamen kunnen enkel een afschrift of uittreksel van een niet-openbare akte bekomen mits aanduiden van een gerechtvaardigd belang (uit de limitatieve lijst van 10 mogelijkheden uit het KB van 11 november 2024) en het voorleggen van een bewijsstuk daarvoor (bijvoorbeeld: kopie verzoek voorlegging akte, kopie kennisgeving van vermoeden erfgenaam te zijn van de betrokkene, …).
Voor akten waarin de geslachtsveranderingen wijzigde geldt een verdere beperking tot enkel de erfgenamen mits bewijs van een gerechtvaardigd belang.
De raadpleging van niet-openbare akten van de burgerlijke stand gebeurt enkel door middel van het afleveren van afschriften en uittreksels door de ambtenaar van de burgerlijke stand van de gemeente waar de akte werd opgemaakt. Om een afschrift of uittreksel van een niet-openbare akte voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden te bekomen, dient de aanvrager steeds een aanvraag in bij de gemeente met volgende gegevens en bewijsstukken:
Deze gegevens worden gelogd en 10 jaar bewaard.
De afschriften en uittreksels kunnen zowel uit DABS (Databank voor Akten van de Burgerlijke Stand) als uit de oude papieren registers worden afgeleverd. In functie van genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden draagt dit afschrift of uittreksel volgend opschrift: 'Afgeleverd voor genealogische, historische of wetenschappelijke doeleinden.'
Aanvraagformulieren voor het raadplegen van de openbare registers van de burgerzaken en aanvraagformulieren voor afschriften en uittreksels uit de niet-openbare registers van de burgerlijke stand kunnen bekomen worden via de website en/of fysiek bij het Team Burgerschap en dienen ingevuld terug bezorgd te worden:
Raadpleging van de registers is enkel mogelijk na afspraak. De aanvrager bezorgt minimum 4 werkdagen voor de afspraak een lijst met de te raadplegen registers. De raadpleging vindt plaats onder toezicht in een door het personeel aangewezen lokaal. Na het ondertekenen van een onderzoeksverklaring mag de aanvrager het register fotograferen en filmen (zonder flits). Indien de staat van het register dit echter niet toestaat, kan dit verboden worden.
Uittreksels of getuigschriften uit de bevolkingsregisters en afschriften of uittreksels van de akten uit de registers van de burgerlijke stand worden doorgaans kosteloos afgeleverd. Wel kan er, indien de opzoekingen door een medewerker van de gemeente verricht worden, een belasting gevestigd worden voor het opzoeken en afleveren van genealogische inlichtingen. Deze retributie werd vastgelegd in het reglement 'Belasting op de afgifte van administratieve stukken en het afsluiten van huwelijken'.
Dit besluit treedt in werking 5 dagen na de bekendmaking hiervan.