Dit archief- en bezoekersreglement maakt het personeel en de archiefbezoekers wegwijs in het archief en de wetgeving waaraan het onderworpen is.
REGELGEVING:
OVERWEGINGEN:
BESLUIT:
Enig artikel: keurt goed het archief- en bezoekersreglement zoals hieronder weergegeven.
Artikel 1: Tot de archiefvormers van de gemeente worden alle gemeentelijke departementen/teams, de door de gemeente beheerde vzw’s en de verenigingen gerekend. Ook de archiefdocumenten die voortvloeien uit uitbestede taken vallen onder de archiefzorg van het bestuur. Verder behoren de documenten opgevangen of opgemaakt uit hoofde van het ambt van de burgemeester en schepenen tot het gemeentearchief. Persoonlijke en partijpolitieke documenten die niet rechtstreeks voortkomen uit de uitoefening van het ambt van burgemeester en schepenen behoren niet tot het gemeentearchief. Alsook het archief van politieke fracties valt niet onder de zorg van het bestuur.
Artikel 2: Het gemeentearchief is het team dat belast is met het beheer van de archiefdocumenten die overgebracht zijn naar de archiefdepots en met het toezicht op de archiefdocumenten die nog niet werden overgebracht. Aan het hoofd staat de intergemeentelijk archivaris bijgestaan door archiefverantwoordelijken.
De archivaris wordt door de algemeen directeur belast met:
Artikel 3: De archivaris is gemachtigd om de gemeentelijke departementen/teams te bezoeken. Daarbij heeft hij/zij toegang tot de gebouwen en alle lokalen waar archief wordt bewaard. De archivaris heeft recht op inzage in de totaliteit van de documenten.
Artikel 4: De archivaris ondersteunt de gemeentelijke departementen/teams bij het archiefbeheer en vaardigt ook interne richtlijnen uit voor overdrachten naar het archiefdepot. Bij niet-naleving van de goede, geordende en toegankelijke bewaring en/of de niet-naleving van de archiefwetgeving kan de archivaris, in overleg met de algemeen directeur, dwingende maatregelen opleggen.
Artikel 5: De archivaris bepaalt in samenspraak met de departementen/teams welke categorieën archiefdocumenten voor tijdelijke en welke documenten voor blijvende bewaring in aanmerking komen. Dit gebeurt aan hand van de bestaande selectieregels en -lijsten.
Artikel 6: Voor elke archiefvernietiging is de uitdrukkelijke toelating vereist van de archivaris en de leidinggevende van het departement/het team. De intern goedgekeurde vernietigingslijst wordt ter kennisname aan het college van burgemeester en schepenen en ter goedkeuring aan de algemeen rijksarchivaris of diens gemachtigde voorgelegd. Pas daarna kan er worden overgegaan tot de eigenlijke vernietiging van de documenten. Dit gebeurt steeds door een gespecialiseerde firma die het archief versnippert volgens de heersende norm en na afloop een vernietigingsattest aflevert. De goedgekeurde vernietigingslijsten moeten permanent bewaard blijven.
Artikel 7: Alle gemeentelijke departementen/teams, door de gemeente beheerde vzw’s, intergemeentelijke verenigingen en extern verzelfstandigde agentschappen en verenigingen (waarin de gemeente participeert) kunnen archief overdragen.
Artikel 8: De archivaris wordt steeds van elke overdracht op de hoogte gebracht, alvorens een overdracht daadwerkelijk kan plaatsvinden.
Artikel 9: Overdrachten gebeuren enkel na toestemming van de archivaris en volgens de procedure voor overdrachten van archief. Deze procedure bevat de praktische en materiële richtlijnen voor de overdracht van archiefdocumenten.
Artikel 11:De archiefdepots zijn enkel toegankelijk voor de archivaris en de medewerkers van de gemeente.
Artikel 12: Een departement/team kan de eigen archiefdocumenten steeds raadplegen in het archiefdepot. Zij kunnen ook vragen om bepaalde documenten te laten overbrengen.
Artikel 13: Archiefdocumenten ouder dan 30 jaar zijn openbaar en mogen zonder beperkingen geraadpleegd worden.
Artikel 14: Een aantal stukken zijn niet openbaar toegankelijk en vormen een uitzondering op die openbaarheid van 30 jaar. Een overzicht hiervan is te raadplegen in de bijlage ‘uitzonderingsgronden openbaarheid van bestuur’.
Artikel 15: Om informatie betreffende derden uit de bevolkingsregisters en het vreemdelingenregister te bekomen, werd een besluit met een aparte regeling opgesteld aan de hand van het KB over het verkrijgen van informatie uit de bevolkingsregisters en uit het vreemdelingenregister (5 januari 2014).
Artikel 16: Om informatie betreffende derden uit de registers van de burgerlijke stand te bekomen, werd een besluit met een aparte regeling opgesteld aan de hand van het KB over genealogische opzoekingen in de akten van de burgerlijke stand (17 maart 2021).
Artikel 17: Archiefstukken kunnen openbaar zijn, maar niet toegankelijk omwille van volgende redenen:
Artikel 18: Er kunnen enkel reproducties gemaakt worden van stukken die openbaar en toegankelijk zijn, waarvoor toelating tot inzage gegeven werd en waarop geen auteursrechten rusten. De archivaris of de verantwoordelijke heeft het recht om het kopiëren van bepaalde stukken te verbieden: uit preservering- of conserveringsoverwegingen, indien in strijd met bestaande regelgeving of wanneer de vraag hiertoe onredelijk is. Na toestemming van de archivaris of verantwoordelijke mogen burgers gratis met eigen apparatuur opnames van archiefdocumenten maken.
Artikel 19: Bij het reproduceren verbindt de bezoeker zich ertoe:
Artikel 20: Indien de bezoeker de informatie uit het archief voor wetenschappelijke doeleinden wil gebruiken, dient hij/zij een onderzoeksverklaring in te vullen waarin hij/zij verklaart ten allen tijden een correcte bronvermelding te gebruiken. 'Archief gemeente Hamme' wordt steeds als vindplaats van de informatie vermeld.
Artikel 21: De bezoeker verbindt zich er tevens toe bij elk verder gebruik of reproductie van informatie uit het gemeentearchief de toepasselijke wetgeving inzake auteursrechten in acht te nemen. De bezoeker ontslaat het gemeentebestuur van elke aansprakelijkheid hieromtrent.
Artikel 22: Er wordt een belasting gevestigd voor het opzoeken en afleveren van genealogische inlichtingen uit het archief. Voor deze belasting zal het gemeentelijk reglement ‘Afschrift van administratieve stukken en het afsluiten van huwelijken’ toegepast worden. De belasting, die op datum van aanvraag van toepassing is, is verschuldigd door de persoon die de gegevens vraagt en moet betaald worden na ontvangst van het verzoek om betaling.
Artikel 23: Er wordt een belasting gevestigd voor het afleveren van fotokopies aan burgers. Voor deze belasting zal het gemeentelijk gemeentelijk reglement ‘Afschrift van administratieve stukken en het afsluiten van huwelijken’ toegepast worden. De belasting, die op datum van aanvraag van toepassing is, is verschuldigd door de persoon die de gegevens vraagt en moet betaald worden na ontvangst van het verzoek om betaling.
Artikel 24: Het raadplegen van het gemeentearchief is gratis.
Artikel 25: Raadpleging van het archief kan enkel na afspraak. Contacteer hiervoor de intergemeentelijk archivaris via e-mail op archivaris@hamme.be.
Artikel 26: De bezoeker meldt zich op het afgesproken tijdstip aan het onthaal in het administratief centrum (Nieuwstraat, 9220 Hamme).
Bij een eerste bezoek dient de bezoeker een registratieformulier in te vullen. Dit formulier dient louter ter identificatie van de burger. De informatie hieruit wordt verzameld in overeenstemming met de privacywetgeving en nooit aan derden overgemaakt.
De bezoeker legt zijn/haar identiteitskaart of een ander officieel document voor en ontvangt het bezoekersreglement dat indien nodig wordt toegelicht. Door ondertekening van het registratieformulier verklaart de bezoeker zich akkoord met het bezoekersreglement.
De bezoeker registreert zich in een bezoekersregister en schrijft zich bij het einde van de raadpleging opnieuw uit. Bij herhaaldelijke bezoeken volstaat het in- en uitschrijven in het bezoekersregister.
Artikel 27: De bezoeker geeft op voorhand door welke stukken hij/zij graag wil raadplegen. Raadplegen van archiefdocumenten mag enkel in de daarvoor voorziene ruimte of toegewezen plaats.
Artikel 28: Het raadplegen van archiefdocumenten gebeurt in stilte.
Artikel 29: Jassen, tassen en andere persoonlijke bezittingen worden achtergelaten op de daarvoor voorziene plaats. Eten, drinken en roken is tijdens de raadpleging en in nabijheid van de archiefdocumenten of de ter beschikking gestelde computer niet toegelaten. Zaken die het archiefmateriaal kunnen beschadigen, mogen niet meegenomen worden of binnen handbereik zijn tijdens de raadpleging. Enkel een potlood, losse bladen, een laptop (zonder tas) en een fototoestel/smartphone/tablet (mits naleving afspraken reproductie) mag een bezoeker tijdens de raadpleging bij zich hebben.
Artikel 30: Archiefstukken worden met de grootst mogelijke zorg behandeld en in hun oorspronkelijke staat gehouden:
Artikel 31: De archivaris of verantwoordelijke kan bij niet naleving de bezoeker terechtwijzen en de raadpleging opschorten indien hij/zij het gedrag van de bezoeker in strijd acht met het bezoekersreglement. Bij eventuele schade toegebracht aan een archiefstuk, de verpakking, de ter beschikking gestelde computer, het meubilair of een uitrusting, is de bezoeker verplicht om de schade te vergoeden. Het gemeentebestuur bepaalt de grootte van de schadevergoeding. Bij een poging tot diefstal wordt steeds de politie op de hoogte gebracht.
Artikel 32: Indien de bezoeker schade (scheuren, schimmel, knaagsporen, waterschade, …) ontdekt aan de geraadpleegde stukken, dan brengt hij/zij de archivaris of verantwoordelijke op de hoogte.
Artikel 33: Indien een aanvraag tot raadpleging van een bepaald archiefdocument geweigerd wordt, kan de aanvrager beroep aantekenen conform het Bestuursdecreet (artikel II.48). De aanvrager kan het beroep per brief of per e-mail binnen een termijn van dertig kalenderdagen (ingaand op de dag van de beslissing) indienen.