Besluit  gemeenteraad

Bevoegdheid

• Artikel 40 en 41 van het decreet over het lokaal bestuur van 22 december 2017.

Juridische context

• Het decreet van 22 december 2017 over het lokaal bestuur, in het bijzonder artikel 38 dat bepaalt dat de gemeenteraad bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement aanneemt waarin het nadere regels vaststelt over zijn werking. 
• Het decreet van 16 juli 2021 tot wijziging van diverse decreten, wat betreft versterking van de lokale democratie, in het bijzonder de bepalingen met betrekking tot het digitaal vergaderen van de beleidsorganen.
• Het besluit van de Vlaamse Regering van 10 september 2021 met betrekking tot het digitaal of hybride vergaderen van lokale besturen.

Feiten en context

• Woensdag 4 december 2024 werd de nieuwe bestuursploeg geïnstalleerd.
• Volgens artikel 38 van het Decreet over het Lokaal Bestuur:

'De gemeenteraad stelt bij de aanvang van de zittingsperiode een huishoudelijk reglement vast waarin aanvullende maatregelen worden opgenomen voor de werking van de raad en waarin minstens bepalingen worden opgenomen over:
1° de vergaderingen waarvoor presentiegeld wordt verleend, het bedrag van het presentiegeld en de nadere regels voor de eventuele terugbetaling van specifieke kosten die verband houden met de uitoefening van het mandaat van gemeenteraadslid of lid van het college van burgemeester en schepenen;
2° de wijze van verzending van de oproeping en de terbeschikkingstelling van het dossier aan de gemeenteraadsleden, alsook de wijze waarop de algemeen directeur of de door hem aangewezen personeelsleden, aan de raadsleden die erom verzoeken, technische inlichtingen verstrekken over die stukken;
3° de wijze waarop de plaats, de dag, het tijdstip en de agenda van de vergaderingen van de gemeenteraad openbaar worden gemaakt;
4° de voorwaarden voor het inzagerecht en het recht van afschrift voor gemeenteraadsleden en de voorwaarden voor het bezoekrecht aan de instellingen en diensten die de gemeente opricht en beheert;
5° de voorwaarden waaronder de gemeenteraadsleden hun recht uitoefenen om aan de burgemeester en aan het college van burgemeester en schepenen mondelinge en schriftelijke vragen te stellen;
6° de wijze van notulering en de wijze waarop de notulen en het zittingsverslag van de vorige vergadering ter beschikking worden gesteld van de gemeenteraadsleden;
7° de nadere regels voor de samenstelling en de werking van de commissies en de fracties;
8° de wijze waarop en de persoon door wie de stukken van de gemeente, vermeld in artikel 279, worden ondertekend;
9° ...
10° de wijze van het ter kennis brengen van de beslissingen, vermeld in artikel 50, vijfde lid;
11° de keuze om digitaal of hybride te vergaderen en de wijze waarop;
12° de uitzonderlijke omstandigheden waaronder de gemeenteraad digitaal kan vergaderen, als het huishoudelijk reglement de mogelijkheid van digitaal vergaderen opneemt;
13° de uitzonderlijke omstandigheden waaronder de gemeenteraad hybride kan vergaderen, als het huishoudelijk reglement de mogelijkheid van hybride vergaderen opneemt.

De gemeenteraad kan het huishoudelijk reglement op elk moment wijzigen.'

• Op basis van een overleg met de burgemeester, raadsvoorzitter, algemeen directeur en op basis van het modeldocument van de VVSG werd een ontwerpversie van het huishoudelijk reglement vastgesteld. Onderstaande inhoudelijke zaken werden toegevoegd t.o.v. van vorige legislatuur:
• Hybride vergaderen (art.4, §2).
• Het ter beschikking stellen van briefwisseling voor de voorzitter en de raadsleden (art. 11, §3.) werd aangepast. I.p.v. met DOCS gaat men met meerdere 'spookzittingen' werken. Concreet betekent dit dat men per intercommunale etc. een zitting aanmaakt. Als de gemeente briefwisseling of een verslag van deze intercommunale ontvangt, dan wordt dit meteen opgeladen op de 'spookzitting' zodat de raadsleden dit meteen kunnen raadplegen. Deze manier zorgt ervoor dat de raadsleden meteen op de hoogte zijn van briefwisseling etc. i.p.v. één keer per maand.
• Procedure schriftelijke vragen werd verder uitgewerkt (art. 11. en art. 12.).
• De procedure voor het opvragen van voordrachten voor kandidaat-bestuurders etc. werd opgenomen in het reglement (art. 20, §1.).
• De mogelijkheid tot digitaal stemmen voor geheime stemming werd opgenomen (art. 20, §2.).
• De mededeling dat de raadsvoorzitter het publiek op de hoogte brengt dat er een audio(visuele) opname wordt gemaakt (art. 24, §2.) werd opgenomen.
• Hoofstuk 11: Fracties werd opgenomen (art. 27.).
• Hoofstuk 12: Bureau van de raad werd opgenomen (art. 28 - art. 30.).
• Hoofdstuk 13: Raadscommissies werd aangepast naar één raadscommissie waarin alle leden van de gemeenteraad vertegenwoordigd zijn.
• Het ter beschikking stellen van een mailbox en e-mailadres van de gemeente voor de raadsleden (art. 33.) werd toegevoegd.

Motivering

Het is aangewezen dat de gemeenteraad het huishoudelijk reglement goedkeurt.