Hamme culinair gaat dit jaar voor de 9de keer door op zaterdag 30 mei 2026. Het evenement is steeds succesvol geweest en de afspraken met standhouders liepen steeds vlot, maar de laatste jaren merken we echter dat er al eens discussies optreden rond terugbetaling van inschrijvingsgeld, het aanbod, voorrangsregels, enzovoort. Om de standhouders een duidelijk en transparant kader te kunnen geven, werd beslist om een reglement op te maken dat het eerdere document met richtlijnen moet vervangen. Hierbij werden er een aantal afspraken aangescherpt en was er aandacht voor kwaliteitsbewaking en transparante regels. Aan de gemeenteraad wordt gevraagd om het reglement Hamme culinair goed te keuren.
JURIDISCHE CONTEXT:
FEITEN, CONTEXT EN ARGUMENTERING:
BESLUIT:
Enig artikel.
De gemeenteraad neemt kennis van de gecoördineerde versie van het reglement, zoals hieronder meegedeeld, en keurt dit goed:
Artikel. 1 - Algemeen
Hamme culinair wordt georganiseerd door vzw Toerisme Hamme en vzw Ondernemend Hamme in samenwerking met het gemeentebestuur van Hamme. Hamme culinair is een culinair evenement ter promotie van de Hamse gastronomie, Hamse handelaars in voeding en dranken en streekeigen producten. Het evenement vindt jaarlijks plaats op het Dorp in Moerzeke. Dit reglement bepaalt de regels betreffende het regelmatige verloop ervan. Deelnemers die niet voldoen aan onderstaande bepalingen kunnen met onmiddellijke ingang uitgesloten worden van deelname aan Hamme culinair en/of uitgesloten worden voor toekomstige evenementen.
Art. 2 - Deelname
§ 1. Het evenement is uitsluitend toegankelijk voor Hamse ondernemers uit onderstaande sectoren:
Dat wil zeggen dat hun onderneming of de ondernemer gevestigd moet zijn in Hamme. Enkel indien er te weinig standhouders zijn (om tot voldoende aanbod te komen) zullen er standhouders van buiten Hamme toegelaten worden. Geïnteresseerden kunnen zich hiervoor vrijblijvend (en zonder garanties) inschrijven.
§ 2. Verenigingen worden niet toegelaten.
Art. 3 - Inschrijven
§ 1. Standhouders zijn verplicht vooraf in te schrijven via het online formulier op de gemeentelijke website. Enkel binnen de periode dat het formulier online staat is inschrijven mogelijk. Het formulier moet volledig ingevuld worden. De startdatum voor de inschrijvingen zal bekend gemaakt worden via sociale media en via e-mail aan de deelnemers van het jaar ervoor.
§ 2. Door in te schrijven verklaren deelnemers zich akkoord met het geldende reglement van het evenement.
§ 3. De organisatie bepaalt het maximumaantal standhouders. Dit kan per editie verschillend zijn.
§ 4. Er bestaan twee soorten standplaatsen; een pagodetent van 5x5 meter en een vrije standplaats. Een vrije standplaats wordt ingenomen door een mobiel drank- of eetkraam. Bij inschrijving moeten standhouders hun keuze doorgeven. De vrije ruime wordt verdeeld voor zover deze beschikbaar is.
§ 5. Het inschrijvingsgeld wordt jaarlijks vastgesteld door de organisatie.
§ 6. Er wordt gewerkt met een voorrangsregeling bij de inschrijvingen:
De overige plaatsen worden chronologisch – op basis van inschrijvingsdatum - ingevuld.
§ 7. Bij annulatie door de standhouder gelden onderstaande principes:
Annulaties zijn enkel geldig wanneer ze schriftelijk (per e-mail) worden meegedeeld aan de organisatie.
§ 8. Bij annulatie wegens aantoonbare overmacht (bv. ernstige ziekte, overlijden, brand, verplichte sluiting door overheid) kan de organisatie beslissen tot gedeeltelijke terugbetaling of tot overdracht van het standgeld naar een volgende editie, zonder dat dit een verworven recht vormt voor toekomstige edities. Bewijsstukken moeten in dat geval aangeleverd worden.
Art. 4 - Aanbod
§ 1. De standhouders dienen etenswaren en/of dranken aan te bieden die kenmerkend zijn voor hun zaak. Bij voorkeur wordt er geopteerd voor originele formules, een kwalitatief aanbod en wordt er gewerkt met Hamse streekproducten of streekgebonden producten.
§ 2. Andere producten dan levensmiddelen mogen enkel aangeboden worden indien zij ook een wezenlijk deel vormen van het reguliere assortiment dat door de handelaar wordt aangeboden.
§ 3. Standhouders moeten bij inschrijving doorgeven wat ze zullen aanbieden.
§ 4. Wanneer een bepaald aanbod meerdere keren voorkomt, kan de organisatie vragen aan een standhouder om zijn aanbod aan te passen. Wie laatst inschreef wordt gevraagd om de aanpassing te doen.
Art. 5 - Ordehandhaving
§ 1. Alle deelnemers dienen zich te schikken naar de instructies van de medewerkers van de gemeentelijke teams en van de veiligheidsdiensten.
§ 2. Het is verboden eigen muziek af te spelen.
§ 3. Wie sterke dranken wil schenken, dient dit uitdrukkelijk op zijn inschrijvingsformulier te vermelden. Wie alcoholische dranken schenkt, dient hierbij de geldende wetgeving na te leven.
§ 4. De standhouder is verplicht om zijn opstelling te beperken tot zijn toegewezen tent of de ruimte die vooraf werd doorgegeven. Eigen tafels en stoelen meebrengen is niet toegelaten. Er wordt een uitzondering gemaakt voor het plaatsen van maximaal 3 receptietafels. Wie receptietafels wenst te plaatsen, dient dit vooraf door te geven.
§ 5. Extra parasols (zonder reclame) plaatsen in de ruimte voor de eigen standplaats is toegelaten. Bij voorkeur hebben deze de kleur wit, beige of zwart.
§ 6. Indien het voor de inrichting van de stand noodzakelijk is dat er een voertuig (of koelwagen, aanhangwagen, …) op of aan de standplaats aanwezig is tijdens het evenement, dan dient de standhouder dit vooraf bij de inschrijving te melden aan de organisatie. Tijdens de uren van opbouw worden voertuigen (voor zover mogelijk) altijd toegelaten. Ten laatste 30 minuten voor de aanvang van het evenement dienen alle voertuigen het evenement te verlaten.
§ 7. Het is verplicht om herbruikbare caterings materialen te gebruiken voor zowel koude- als warme drank en voeding met een uitzondering van servetten en rietjes. Rietjes moeten aangeboden worden in een recycleerbare vorm.
§ 8. Bij aanvang vindt een veiligheidsrondgang plaats van politie en brandweer. Deelnemers die niet in orde zijn met de geldende voorschriften of niet voldoen aan de bepalingen in dit reglement dienen zich in regel te stellen voor aanvang van het evenement.
§ 9. Afval moet zoveel mogelijk voorkomen worden door het gebruik van herbruikbaar materiaal. Voor afval dat niet te vermijden is, wordt er gerecycleerd en wordt al het afval door de standhouders zelf meegenomen. Standhouders dienen hiervoor zelf de nodige vuilniszakken te voorzien.
Art. 6 - Voorzieningen
§ 1. Deelnemers dienen zelf in te staan voor hun elektriciteitsvoorzieningen en aansluiting op de elektriciteitskasten die aangeboden worden door de organisatie. De standhouder dient het aantal toestellen (met vermogen en nodige spanning per toestel) door te geven aan de organisatie. Extra toestellen aansluiten is niet toegestaan.
§ 2. De organisatie zorgt voor aftappunten en spoelbakken voor water.
Art. 7 - Verantwoordelijkheid
De organisatie draagt geen enkele verantwoordelijkheid voor technische of andere problemen en kan niet verantwoordelijk gesteld worden voor gebeurlijke ongevallen en beschadigingen of verlies, noch van koopwaar noch van roerende goederen en uitrusting. Deze lijst is niet beperkend. Elke deelnemer is en blijft uitsluitend zelf en volledig verantwoordelijk voor al zijn activiteiten en eigendommen alsook voor de naleving van de geldende veiligheidsvoorschriften inzake voedselveiligheid en brandveiligheid op zijn staanplaats.
Art. 8 - Verzekeringen
De standhouders dienen zelf te zorgen voor de nodige verzekeringen inzake ongevallen/burgerlijke aansprakelijkheid/lichamelijke ongevallen.
Art. 9 - Datum, duur, opening en sluiting
§ 1. Hamme culinair vindt jaarlijks plaats op de datum die gekozen wordt door Ondernemend Hamme vzw en Toerisme Hamme vzw van 15 uur tot 23 uur. Elke standhouder is verplicht zijn standplaats gereinigd en vrij van zwerfvuil te verlaten om 23 uur.
§ 2. Deelnemers hebben vanaf 9 uur toegang tot het evenement en worden verzocht ten laatste om 14 uur aanwezig te zijn.
Art. 10 - Veiligheidsvoorschriften
§ 1. Uitbaters van eetkramen moeten beschikken over een attest van het FAVV en hebben steeds een brandblusapparaat. Dit kan een poeder-, schuim- of CO²-blusser zijn.
§ 2. Eetkramen met gasflessen staan minimum 4 meter van een beglaasde gevel. Eetkramen met een verwarmingstoestel (kookpunt, frituur, barbecue,…) behouden een minimale afstand van 1,2 meter tot het publiek.
§ 3. Bij gebruik van gasflessen, moeten de ontspanner en de leidingen voldoen aan de geldende wetgeving. Slangen mogen geen beschadigingen vertonen en mogen niet ouder zijn dan 5 jaar.
§ 4. Frituurtoestellen zijn voorzien van een metalen deksel en staan op een vlakke en stabiele ondergrond om omvallen te voorkomen. Het toestel staat voortdurend onder toezicht.
§ 5. Barbecues worden enkel in openlucht gebruikt en staan op een vlakke en stabiele ondergrond om omvallen te voorkomen. Enkel onbehandeld hout en houtskool mag gebruikt worden als brandstof, brandbare vloeistoffen zijn verboden. Aangepaste en moeilijk ontvlambare kleding is verplicht en het toestel staat voortdurend onder toezicht tot wanneer het volledige gedoofd is.
§ 6. Kookpunten op gas staan continu onder toezicht en worden zo geplaatst dat windvlagen geen invloed hebben op de gasbranders. Lege gasflessen moeten worden verwijderd.
§ 7. Het is verboden gebruik te maken van open vuren, vuurkorven, kaarsen en fakkels.
§ 8. Elektriciteitshaspels dienen helemaal afgerold te worden.