Besluit  gemeenteraad

Enig artikel. 

De gemeenteraad keurt het subsidiereglement voor organisatoren van een regulier jeugdaanbod goed, zoals onderaan weergegeven:

Subsidiereglement voor organisatoren van een regulier jeugdaanbod

 Doel

Art. 1            Gemeente Hamme wil erkende Hamse verenigingen die een duurzaam en regulier jeugdaanbod organiseren dat minstens gericht is naar de inwoners van de gemeente, ondersteunen door middel van een financiële tegemoetkoming in de werkingskosten. Op die manier kan het vrijetijdsaanbod dat door deze verenigingen georganiseerd wordt financieel laagdrempelig gehouden worden.
Daarnaast wil de gemeente deze verenigingen ook stimuleren tot het actief inzetten op het verbeteren van de kwaliteit van hun werking, bijvoorbeeld via deelname aan (kader)vorming  .

 Definities

Art. 2            Voor de toepassing van dit reglement wordt verstaan onder:

• Activiteit: een vooraf geplande en georganiseerd initiatief van minstens 2 uren waaraan leden en/of een publiek deelneemt en waarbij de vereniging een actieve rol speelde in de organisatie ervan.

Worden niet beschouwd als activiteit:

• voorbereidende activiteiten zoals vergadering, verkenning ...
• vrijwilligersbedankingen of andere -initiatieven met het oog op het versterken van de vrijwilligerswerking
• louter fondsenwervende activiteiten zoals koekenverkoop, eet- of ontbijtfestijn, betalende receptie ...
• louter deelname aan activiteiten georganiseerd door derden zoals het gewest, de regio, andere vereniging, de gemeente ...
• Attest (hoofd)animator of instructeur: Een geldig attest (hoofd)animator of instructeur in het jeugdwerk afgeleverd door een door de Vlaamse overheid erkende organisatie, overeenkomstig het besluit van de Vlaamse Regering betreffende de kwalificaties in het jeugdwerk.
• Erkend EHBO’er: Een persoon die beschikt over een geldig certificaat van een erkende EHBO-opleiding, afgeleverd door de Belgische overheid of het Rode Kruis erkende opleidingsinstantie, en waarvan de geldigheid niet meer dan 3 jaar is verstreken op het moment van de activiteit of het kamp. Houders van een diploma verpleegkunde, arts of paramedische beroepen worden gelijkgesteld aan een erkend EHBO’er.
• Huishoudelijk reglement: Een intern document, goedgekeurd door de leidingsploeg, dat minstens de volgende elementen bevat: interne afspraken en taakverdeling binnen de leiding, een alcohol- en drugsbeleid, en een veiligheidskader voor activiteiten met daarin afspraken rond EHBO, vervoer en privacy. Het document is maximaal 3 jaar oud en kan op eenvoudig verzoek worden voorgelegd. Een modelreglement van de koepelorganisatie dat lokaal is aangevuld, wordt aanvaard.
• Jeugdvereniging: een vereniging die op regelmatige basisactiviteiten organiseert in de sfeer van de vrije tijd, voor minderjarigen die daaraan deelnemen op vrijwillige basis en dit onder educatieve begeleiding.
• Kamp/meerdaagse activiteit: aaneengesloten activiteit van minimaal drie overnachtingen waarbij de vereniging haar leden begeleidt op een locatie buiten de gemeentegrenzen.
• Kampdeelnemer: een lid dat deelneemt aan een kamp of meerdaagse activiteit. Enkel deelnemers die effectief aanwezig waren voor minimaal de helft van de totale kampduur, worden in aanmerking genomen voor de berekening van de kampsubsidie. Leiding en kookploeg worden niet meegerekend als kampdeelnemer.
• Kampverantwoordelijke: een meerderjarige persoon die door de jeugdbeweging schriftelijk is aangesteld als eindverantwoordelijke voor de organisatie en het verloop van een kamp of meerdaagse activiteit.
• Lid: persoon die is ingeschreven bij een vereniging en lidgeld heeft betaald (indien van toepassing).  Een lid wordt verzekerd door de vereniging. Voor de berekening van de subsidies worden die leden die actief zijn als leiding of begeleider niet meegerekend als lid.
  In geval minder dan 50% van de leden inwoner is van Hamme, komen enkel de inwoners van Hamme in aanmerking voor de berekening van de subsidies.  
• Leiding: Een door de organisatie aangestelde persoon die op vrijwillige basis instaat voor de inhoudelijke en veiligheidsmatige begeleiding van activiteiten.
• Verantwoordelijke: Een meerderjarige persoon die schriftelijk is aangesteld als eindverantwoordelijke. Hij/zij is het aanspreekpunt voor de gemeente en draagt de eindverantwoordelijkheid voor de naleving van de subsidievoorwaarden.
• Vrachtwagen: Motorvoertuig bestemd voor vervoer van goederen, waarvan de toegestane maximum massa meer bedraagt dan 3.500 kg.
• Werkjaar: een werkjaar loopt van september tot augustus van het volgende kalenderjaar
• Werkingssubsidie: financiële steun vanwege de gemeente die bedoeld is om de structurele en continue werking van een vereniging te ondersteunen. Een werkingssubsidie komt de vereniging tegemoet in de basiskosten die ze heeft om haar reguliere en niet-economische activiteiten te kunnen continueren. 

Doelgroep en toepassingsgebied

Art. 3            Komen in aanmerking voor subsidies als organisator van een regulier jeugdaanbod: alle verenigingen die voldoen aan de definitie van jeugdvereniging.

Art. 4            Activiteiten, kosten, leden of werkingsonderdelen die al in aanmerking werden genomen voor subsidiëring via een ander kanaal (al dan niet gemeentelijk), kunnen niet opnieuw in aanmerking genomen worden voor subsidiëring van dezelfde vereniging via dit reglement.

Voorwaarden

Art. 5            Om recht te hebben op subsidies als organisator van een jeugdaanbod dient de aanvrager cumulatief te voldoen aan volgende voorwaarden:

• § 1         De gegevens in het Verenigingsloket worden door de vereniging minstens 1 keer per jaar gecontroleerd en indien nodig geactualiseerd.   
• § 2         De vereniging beschikt over alle nodige verzekeringen, rekening houdende met de aard van de activiteiten die ze ontplooit.
• § 3         De werking van de vereniging steunt volledig op vrijwilligers.
• § 4         De vereniging heeft een bankrekening op naam van de vereniging.
• § 5         Sectoroverschrijdende cumulatie van structurele werkingssubsidies is niet toegestaan. Een vereniging kan slechts binnen één beleidsdomein van de gemeente een structurele werkingssubsidie ontvangen. Verenigingen die reeds een structurele werkingssubsidie ontvangen binnen een ander beleidsdomein van de gemeente, komen niet in aanmerking voor een subsidie op basis van dit reglement.

Bedrag

Art. 6            De subsidies voor het lopende werkjaar voor organisatoren van een jeugdaanbod worden berekend op basis van gekende gegevens over het afgelopen werkjaar en zijn samengesteld uit volgende onderdelen:

• een basissubsidie
• een werkingssubsidie
• een infrastructuursubsidie voor verenigingen die niet beschikken over een gemeentelijk gebouw
• een kampsubsidie voor de organisatie van een kamp of meerdaagse activiteit
• een transportsubsidie als tegemoetkoming in de kosten voor het logistiek transport bij een kamp
• een vervoerssubsidie op basis van de wijze waarop kampdeelnemers naar de kamplocatie worden gebracht en terug worden opgehaald

Art. 7             Afhankelijk van de criteria waaraan de jeugdvereniging voldoet, kan maximaal 1 van onderstaande basissubsidies verkregen worden mits de aanvrager voldoet aan alle voorwaarden omschreven in onderstaande categorieën:

CATEGORIE A	CATEGORIE B	CATEGORIE C
€ 100	€ 200	€ 300
Er is een basiscommunicatiekanaal aanwezig via openbare sociale media of een website.	Voldoet aan alle voorwaarden van categorie A.	Voldoet aan alle voorwaarden van categorie A.
Er is een actief beheerd algemeen e-mailadres.	Het basiscommunicatiekanaal is actief: -   Sociale media: minstens 1 keer per maand een update -   Website: actuele informatie	De vereniging communiceert regelmatig en transparant naar de ouders over de (jaar)planning, praktische info, updates bij wijzigingen,…
De contactgegevens van de (hoofd)verantwoordelijke worden jaarlijks aan de gemeente bevestigd.	De vereniging beschikt over een interne structuur met verdeling van taken en verantwoordelijkheden.	De vereniging heeft een huishoudelijk reglement.
De vereniging beschikt over een volledig uitgeruste EHBO-koffer	De vereniging bezorgt een werkingsverslag door middel van een PowerPointpresentatie met -  Korte omschrijving van de georganiseerde activiteiten -  Doelen en aandachtspunten voor het komende/lopende werkjaar	De vereniging bezorgt: -  een begroting van het lopende werkjaar -  een jaarplanning of – kalender van het lopende werkjaar

Art. 8            De werkingssubsidie voor organisatoren van een jeugdaanbod is de optelsom van volgende onderdelen:

	Aantal/aandeel	SUBSIDIEBEDRAG
Leden	Minder dan 50	€ 200
	50 tot 100	€ 400
	Meer dan 100	€ 600
Leiding	Minder dan 7	€ 200
	7 tot 15	€ 400
	Meer dan 15	€ 600
Leiding met attest animator in het jeugdwerk	25 tot 50 %	€ 100
	51 tot 75 %	€ 300
	Meer dan 75 %	€ 500
Leiding met attest hoofdanimator in het jeugdwerk	1 of 2	€ 150
	3 of 4	€ 300
	Meer dan 4	€ 450
Leiding met attest EHBO, redder of gelijkwaardig	1 of 2	€ 100
	3 of 4	€ 200
	Meer dan 4	€ 300
Leiding met attest instructeur in het jeugdwerk	Ja	€ 100
Frequentie van de activiteiten	Maandelijks	€ 50
	Tweewekelijks	€ 150
	Wekelijks	€ 250

Art. 9         Gelijkschakeling pedagogisch diploma met attest animator 
Personen die niet in het bezit zijn van een officieel attest van animator in het jeugdwerk (uitgereikt door de Vlaamse Overheid), kunnen worden gelijkgeschakeld met houders van dit attest, mits zij voldoen aan de volgende voorwaarde: 

Art. 10         De jeugdvereniging die niet gehuisvest is in een gemeentelijk gebouw, heeft recht op een infrastructuursubsidie van € 750.

 

Art. 11         Op voorwaarde dat er voor het kamp een uitgeschreven planning en dagindeling kan voorgelegd worden,  kan één van onderstaande kampsubsidies verkregen worden op basis van de beschreven criteria:

€ 400	€ 700	€ 1.000
Minimaal 3 aaneengesloten nachten	Minimaal 5 aaneengesloten nachten	Minimaal 7 aaneengesloten nachten
Tot 35 kampdeelnemers	36 tot 75 kampdeelnemers	Meer dan 75 kampdeelnemers
Minstens 1 verantwoordelijke en 1 erkend EHBO’er aanwezig gedurende het hele kamp	Minstens 2 verantwoordelijken en 2 erkend EHBO’ers aanwezig gedurende het hele kamp	Minstens 3 verantwoordelijken en 2 erkend EHBO’ers aanwezig gedurende het hele kamp

Art. 12         De subsidie voor logistiek transport naar aanleiding van de organisatie van een kamp bedraagt:

• € 200 indien de koepelorganisatie de kosten voor dit logistiek transport op zich neemt
• € 400 indien de jeugdvereniging zelf de kosten voor het huren van een bestelwagen op zich nam
• € 800 indien de jeugdvereniging zelf de kosten voor het huren van een vrachtwagen op zich nam

Art. 13        Voor zowel de heen- als terugrit van de kampdeelnemers kan een vervoerssubsidie verkregen worden, afhankelijk van het vervoersmiddel. Bij gebruik van meerdere vervoersmiddelen komt het middel voor het vervoer van de grootste groep in aanmerking:

• € 25: per fiets
• € 50: openbaar vervoer of huren van een bus

Art. 14         In geval een jeugdvereniging meerdere meerdaagse activiteiten of kampen organiseert, kan maximaal één kamp in aanmerking komen voor de subsidies zoals vermeld in de artikelen 11, 12 en 13.

Procedure

Art. 15         De subsidies kunnen jaarlijks verkregen worden door het volgen van de hierna beschreven procedure.

• § 1         Indienen aanvraag: de aanvraag wordt door de vereniging uiterlijk op 1 oktober ingediend via de gemeentelijke website.
• § 2         Beoordeling van de aanvraag: het bevoegde team beoordeelt de aanvraag uiterlijk op 1 november op tijdigheid, ontvankelijkheid en volledigheid en vraagt, indien nodig, bijkomende informatie op.

De aanvrager wordt geacht om eventuele andere nodige bewijsstukken voor het voldoen aan de voorwaarden tot subsidiëring ter beschikking te houden voor eventuele controle.  

• § 3         Beslissing: het college van burgemeester en schepenen beslist uiterlijk op 1 december over de toekenning van de subsidie.
• § 4         Bekendmaking: de vereniging wordt binnen een termijn van 14 dagen na de beslissing van het college van burgemeester en schepenen op de hoogte gebracht van de toekenning of, desgevallend, van de gemotiveerde weigering.
• § 5         Uitbetaling: de uitbetaling gebeurt in de eerste maand van het volgende kalenderjaar door middel van overschrijving op het opgegeven bankrekeningnummer.
• § 6         Kennisgeving aan de adviesraden: de verdeling van de subsidies zal op de eerstvolgende adviesraad ter kennisgeving worden meegedeeld, en dit voor de subsidies die werden uitgereikt via de middelen waarover de raad in kwestie adviesbevoegdheid heeft.

Controle en sancties

Art. 16         Elke subsidieontvanger moet de subsidie gebruiken voor het doel waarvoor ze werd toegekend. De gemeente kan en mag controleren of de subsidie effectief voor dat doel wordt ingezet en kan hiervoor een controle ter plaatse uitvoeren of laten uitvoeren.

Art. 17         De subsidie kan geheel of gedeeltelijk teruggevorderd worden:

• wanneer blijkt dat de subsidie geheel of gedeeltelijk voor een ander doel wordt gebruikt;
• wanneer blijkt dat bij de aanvraag opzettelijk foutieve, objectief meetbare gegevens werden verstrekt;
• bij definitieve stopzetting van de activiteiten door een vereniging uiterlijk op 30 juni van het kalenderjaar waarin de werkingssubsidie werd verstrekt. 

Art. 18         Vastgestelde misbruiken kunnen daarnaast leiden tot (tijdelijke) uitsluiting van de betrokken vereniging van (toekomstige) gemeentelijke subsidies. De sanctionerende maatregel is hierbij proportioneel in verhouding tot de vastgestelde inbreuk(en).

 Slotbepalingen

Art. 19         Dit reglement treedt in werking op 1 juli 2026 en vervangt volgende reglementen:

• het reglement subsidiëring jeugd- en jongereninitiatieven, goedgekeurd door de gemeenteraad op 19 februari 2014;
• het reglement startende verenigingen, goedgekeurd door de gemeenteraad op 16 september 2015;
• het reglement subsidiëring jeugdprojecten en jubilea, goedgekeurd door de gemeenteraad op 16 september 2015;
• het reglement projectsubsidiëring toegankelijkheid/diversiteit plaatselijke particuliere jeugdwerkinitiatieven, goedgekeurd door de gemeenteraad op 22 juni 2016;
• het reglement subsidiëring herstellen of saneren van particuliere jeugdwerkinfrastructuur, goedgekeurd door de gemeenteraad op 22 juni 2016.

Art. 20         Dit reglement wordt geëvalueerd, minstens na de eerste toepassing ervan, en kan worden aangepast op basis van de bevindingen. De jeugdraad zal hierbij om een advies gevraagd worden.