De gemeenteraad wordt gevraagd het reglement “Ter beschikking stellen van gemeentelijke infrastructuur aan verenigingen” goed te keuren, samen met de bijhorende modelovereenkomst bruikleen en model huurovereenkomst. Deze documenten vormen het kader voor het afsluiten van duidelijke en uniforme afspraken met verenigingen die structureel gebruikmaken van gemeentelijke infrastructuur.
JURIDISCHE CONTEXT:
FEITEN, CONTEXT EN ARGUMENTERING:
| Situatie gebouw/zaal/lokaal/terrein | Instrumenten | Huidig reglement van toepassing |
| Occasioneel verhuur mogelijk, geen vast gebruikers |
Gebruiksreglement + retributiereglement |
Nee |
| Occasioneel verhuur mogelijk + vaste gebruikers |
Gebruikersreglement + retributiereglement + evt. voorrangsregels en/of andere tarieven voor vaste gebruikers + evt. afsprakennota's voor afwijkingen |
Nee |
| Geen occasioneel verhuur, meerdere gebruikers |
Huur of bruikleenovereenkomst/gebruiker + evt. afsprakennota met alle gebruikers |
Ja |
| Geen occasioneel verhuur, 1 vaste gebruiker | Huur - bruikleenovereenkomst, recht van erfpacht, recht van opstal | Ja |
In uitvoering van het gemeenteraadsbesluit van 15 december 2025, waarbij de goedkeuring van het Reglement ter beschikking stellen van gemeentelijke infrastructuur aan verenigingen werd uitgesteld in afwachting van het advies van de jeugd-, sport- en cultuurraad, bezorgen we u hierbij de verkregen gunstige adviezen met opmerkingen. Deze adviezen zijn als bijlage toegevoegd.
Onderstaande matrix geeft een geïntegreerd overzicht van de drie adviezen, een beoordeling van hun relevantie binnen het toepassingsgebied van het reglement en de voorgestelde aanpassingen.
Op basis van deze adviezen werd het reglement inhoudelijk versterkt waar dit relevant en juridisch passend is voor structurele terbeschikkingstelling. Adviezen die betrekking hebben op occasioneel gebruik, retributies, reservaties of bredere beleidsmatige infrastructuurnoden vallen buiten dit reglement, maar worden meegenomen in parallelle trajecten binnen het departement Vrije Tijd en Ontwikkeling.
| Adviesorgaan |
Onderwerp |
In scope |
Aanpassing? |
| Sportraad |
Clausule beëindiging bij opheffing |
Ja | Toegevoegd in reglement en modelovereenkomsten: "De overeenkomst eindigt van rechtswege en zonder schadevergoeding wanneer de vereniging ontbonden wordt of haar activiteiten definitief stopzet. De vereniging meldt dit onverwijld schriftelijk aan het lokaal bestuur." |
| Jeugdraad |
Looptijd & herondertekening |
Gedeeltelijk | Toegevoegd in reglement en modelovereenkomsten: "Bij elke wijziging van bestuur en/of contactpersonen bezorgt de vereniging binnen 30 dagen de geactualiseerde gegevens aan het lokaal bestuur." |
| Jeugdraad |
Energiekosten |
Nee | Nee, maar nemen deze opmerking mee in het traject subsidiereglementen. |
| Jeugdraad
|
Kleine herstellingen jeugd |
Ja | Nuance toegevoegd in bijlage 2 van modelovereenkomsten: |
| Cultuurraad
|
Participatie en structureel overleg | Ja | Opgenomen in besluit als engagementsverklaring gemeenteraad: "“Het lokaal bestuur engageert zich om structurele overlegmomenten met verenigingen te organiseren in de implementatiefase van dit reglement. We starten met het opvragen en zorgvuldig in kaart brengen van het verhaal, historiek en noden van elke vereniging, aangezien in het verleden veel afspraken mondeling gebeurden. Dit traject moet leiden tot duidelijke afspraken op maat en een versterkt vertrouwen tussen alle partijen.” |
| Cultuurraad
|
Nutsvoorzieningen gedeeld gebruik | Ja | Toegevoegd in reglement en modelovereenkomsten: "Wanneer meerdere verenigingen gebruik maken van dezelfde infrastructuur, wordt de verdeling van de nutsvoorzieningen bepaald op basis van de in de overeenkomst opgenomen verdeelsleutel. Deze kan forfaitair zijn of gebaseerd op gebruiksfrequentie, oppervlakte of meterstanden.” |
| Cultuurraad
|
Controle vóór/na gebruik | Ja | Toegevoegd in modelovereenkomsten: |
| Cultuurraad
|
Tarieven, reservatiesysteem, waarborg, evenementenondersteuning, infrastructuurnoden | Nee | Niet in dit reglement, daar het occasioneel verhuur betreft. Adviezen worden wel opgenomen in traject “Zaalgebruik”. |
BESLUIT:
Artikel 1.
De modelovereenkomst bruikleen en de model huurovereenkomst, zoals toegevoegd als bijlagen, goed te keuren als standaarddocumenten voor het afsluiten van overeenkomsten conform dit reglement.
Art. 2.
Het college van burgemeester en schepenen te machtigen om:
Art. 3.
Lokaal bestuur Hamme wil een duidelijk en transparant kader bieden voor verenigingen die structureel gebruikmaken van gemeentelijke infrastructuur. Dit reglement legt de voorwaarden vast voor een uniforme aanpak en vormt de basis voor afspraken die samenwerking en duurzaam beheer ondersteunen. Het biedt vier juridische opties voor terbeschikkingstelling, zodat elke vereniging een passende oplossing kan vinden.
Artikel 1 – Toepassingsgebied
Dit reglement is van toepassing op gemeentelijke terreinen, gebouwen en aanhorigheden die op permanente wijze ter beschikking worden gesteld aan één of meerdere verenigingen.
Artikel 2 – Begripsomschrijvingen
Artikel 3 – Juridisch kader
Op de overeenkomst bruikleen zijn de bepalingen van artikel 7.340 t.e.m. 7.346 van het Nieuw Burgerlijk Wetboek (NBW) van toepassing, tenzij hiervan wordt afgeweken in dit reglement en de overeenkomst.
Artikel 4 – Duur
De duur van de bruikleen bedraagt maximaal 9 jaar. Verlenging is mogelijk op verzoek van de vereniging, mits motivering van het doel en bestemming.
Artikel 5 – Kosten, verzekeringen en onderhoud
§1. Gebruik is kosteloos.
§2. Lokaal bestuur Hamme neemt de betaling van de onroerende voorheffing op de infrastructuur voor haar rekening. Alle overige belastingen en heffingen zijn ten laste van de vereniging. Het verbruik van nutsvoorzieningen en de huur van tellers worden eveneens door de vereniging gedragen. Bij gedeeld gebruik worden afspraken over nutsvoorzieningen opgenomen in de overeenkomst.
Lokaal bestuur Hamme zorgt voor een brandverzekering voor de infrastructuur en doet daarbij afstand van verhaal. De vereniging is verplicht om een alle nodige maatregelen te treffen die de veiligheid van gebruikers, leden, bezoekers en derden waarborgen. De vereniging is verplicht om een burgerlijke aansprakelijkheidsverzekering af te sluiten.
§3. Lokaal bestuur Hamme betaalt voor grote herstellingen die hij zelf vaststelt of die tijdig door de gebruiker zijn gemeld. Dit gaat om:
§4. De gebruiker staat in voor het dagelijks onderhoud en kleinere herstellingen. Dit omvat:
§5. Voor zaken die hierboven niet vermeld staan, wordt verwezen naar indicatieve lijsten bij de afgesloten overeenkomst. Werken die geen grote herstellingen zijn en op verzoek van de gebruiker worden uitgevoerd, zijn voor zijn rekening.
§6. Ten slotte zorgt de gebruiker zelf voor alle vergunningen en toelatingen die nodig zijn voor de activiteiten die hij in het gebouw wil uitvoeren.
Artikel 6 – gebruik en wijzigingen aan de infrastructuur
§1. De vereniging is verplicht de infrastructuur zorgvuldig te beheren en te gebruiken alsof het haar eigen eigendom betreft. Het is niet toegestaan om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het college van burgemeester en schepenen wijzigingen aan te brengen, uitbreidingen uit te voeren of bebouwingen te realiseren.
§2. Bij het einde van de terbeschikkingstelling moet de infrastructuur, behoudens normale slijtage, worden teruggegeven in dezelfde staat als bij aanvang. Indien deze verplichting niet wordt nageleefd, kan lokaal bestuur Hamme eisen dat alle aangebrachte wijzigingen geheel of gedeeltelijk worden verwijderd en dat de oorspronkelijke toestand wordt hersteld, zonder dat hieruit kosten voor lokaal bestuur Hamme voortvloeien.
Artikel 7 – Toepassing van de bepalingen
Op de huurovereenkomst zijn alle bepalingen van “Hoofdstuk III – Overeenkomst bruikleen” van toepassing, tenzij in dit hoofdstuk uitdrukkelijk anders bepaald.
Artikel 8 – Huurprijs en betalingsvoorwaarden
§1. In bepaalde gevallen, zoals wanneer de vereniging aanzienlijke inkomsten haalt uit het gebruik of wanneer de infrastructuur een grote investering heeft gevergd, is een huurprijs verschuldigd. Deze huurprijs wordt forfaitair vastgesteld bij het opmaken van de huurovereenkomst conform artikel 22.
§2. De huurprijs:
a = vastgestelde huurprijs,
b = gezondheidsindex van de maand voorafgaand aan de vervaldag,
c = gezondheidsindex van de maand waarin de overeenkomst aanving.
§3. Wanneer meerdere verenigingen de infrastructuur delen, wordt de huurprijs evenredig herleid op basis van gebruikte oppervlakte en frequentie van gebruik.
§4. Als de huurder het goed verder blijft gebruiken na het verstrijken van de overeengekomen duur, zonder verzet van lokaal bestuur Hamme, komt een nieuw contract tot stand tegen dezelfde voorwaarden en voor dezelfde duur als het oorspronkelijke contract, behoudens onderling akkoord van beide partijen.
Artikel 9 – Doel
Het recht van erfpacht geeft een vereniging het gebruik en genot van een onroerend goed (grond en bestaande gebouwen) zonder eigenaar van de grond te worden. Dit is geschikt voor verenigingen die langdurig gebruik willen maken van bestaande infrastructuur en bereid zijn om het beheer en onderhoud op zich te nemen, zonder zelf nieuwe gebouwen te willen oprichten.
Artikel 10 – juridisch kader
Op de erfpachtovereenkomst zijn de bepalingen van artikel 3.167 t.e.m. 3.176 NBW van toepassing, tenzij hiervan wordt afgeweken in dit reglement en de overeenkomst.
Artikel 11 – Duur
De erfpacht wordt verleend voor minimaal 15 jaar en maximaal 99 jaar. Verlenging is mogelijk zonder dat de totale duurtijd meer dan 99 jaar bedraagt.
Artikel 12 – Vergoeding
§1. De vergoeding wordt vastgesteld op basis van een schattingsverslag en bedraagt minimaal 2,5% en maximaal 6% van de geschatte verkoopwaarde van het goed.
§2. De vergoeding is jaarlijks verschuldigd en wordt geïndexeerd volgens de gezondheidsindex. Jaarlijks verschuldigd, uiterlijk 30 dagen voor de vervaldag, volgens de formule: nieuwe vergoeding = (a × b) / c, waarbij:
a = vastgestelde vergoeding,
b = gezondheidsindex van de maand voorafgaand aan de vervaldag,
c = gezondheidsindex van de maand waarin de overeenkomst aanving.
§3. Bij laattijdige betaling zijn intresten van 10% per jaar verschuldigd.
§4. De vergoeding kan verminderd worden indien de vereniging investeert in concrete verbeteringen aan de infrastructuur.
Artikel 13 – Kosten en verzekeringen
Vereniging draagt alle belastingen, nutsvoorzieningen en onderhoud. Brandverzekering voor bestaande infrastructuur is voor rekening van lokaal bestuur Hamme; voor nieuwe infrastructuur en inboedel voor rekening van de vereniging.
Artikel 14 – Beheer en einde
§1. Tijdens de duur van de erfpacht is de erfpachter gehouden tot alle lasten en belastingen met betrekking tot het onroerend goed dat het voorwerp is van zijn erfpachtrecht en met betrekking tot de bouwwerken en beplantingen waarvan hij eigenaar is.
§2. Hij moet alle onderhoudsherstellingen en grove uitvoeren aan het onroerend goed waarop zijn recht betrekking heeft en aan de bouwwerken en beplantingen die hij moet oprichten, teneinde de waarde ervan niet te verminderen. Hij zorgt ook voor alle herstellingen met betrekking tot de bouwwerken en beplantingen die hij verkregen heeft of zonder enige verplichting heeft uitgevoerd en noodzakelijk zijn geworden voor de uitoefening van de andere zakelijke gebruiksrechten op het onroerend goed.
§3. De vereniging beheert de infrastructuur zodat de waarde niet vermindert. Bij het einde van de erfpacht kan de vereniging:
Lokaal bestuur Hamme kan herstel eisen zonder kosten voor haar rekening.
Artikel 15 – Doel
Het recht van opstal geeft een vereniging het recht om gebouwen of beplantingen op gemeentelijke grond te bezitten. Dit is ideaal voor verenigingen die zelf willen investeren in nieuwe infrastructuur en eigenaar willen blijven van hun constructies tijdens de looptijd van de overeenkomst.
Artikel 16 – juridisch kader
Op de opstalovereenkomst zijn de artikelen 3.177 t.e.m. 3.188 NBW van toepassing, tenzij hiervan wordt afgeweken in dit reglement en de overeenkomst.
Artikel 17 – Duur
Het recht van opstal wordt verleend voor maximaal 99 jaar. Verlenging is mogelijk zonder dat de totale duurtijd meer dan 99 jaar bedraagt.
Artikel 18 – Vergoeding
Zelfde regeling als bij erfpacht: minimaal 2,5% en maximaal 6% van de geschatte verkoopwaarde, jaarlijks te betalen en geïndexeerd volgens de gezondheidsindex.
Artikel 19 – Kosten en verzekeringen
Tijdens de duur van zijn recht is de opstalhouder gehouden tot betaling van alle lasten en belastingen met betrekking tot de volumes, bouwwerken en beplantingen waarvan hij eigenaar is. De opstalgever, de grondeigenaar of hun rechtsopvolgers dragen die lasten en belastingen voor hetgeen waarvan zij eigenaar zijn.
Elkeen moet, wat zijn eigendom betreft, de onderhoudsherstellingen en grove herstellingen uitvoeren waartoe hij wettelijk of contractueel gehouden is, evenals de herstellingen die noodzakelijk zijn met het oog op de uitoefening van de andere bestaande gebruiksrechten op de grond.
Artikel 20 – Beheer en einde
§1. De opstalhouder is eigenaar van de door hem opgerichte gebouwen en beplantingen gedurende de looptijd van het opstalrecht. Hij verbindt zich ertoe:
§2. Bij het einde van het opstalrecht heeft de vereniging de keuze:
Artikel 21 – Doel hoofdstuk
Dit artikel verduidelijkt dat de bepalingen in dit hoofdstuk betrekking hebben op de administratieve en praktische uitvoering van de terbeschikkingstelling van gemeentelijke infrastructuur. Het regelt onder meer hoe overeenkomsten worden afgesloten, welke documenten vereist zijn, hoe plaatsbeschrijvingen worden opgesteld, en welke regels gelden voor onderverhuur, opzeg en interne orde. Deze bepalingen zorgen voor transparantie en rechtszekerheid, zowel voor lokaal bestuur Hamme als voor de verenigingen.
Artikel 22 – Overeenkomst, beëindiging en geschillen
§1. De terbeschikkingstelling wordt vastgelegd in een schriftelijke overeenkomst tussen lokaal bestuur Hamme en de vereniging. De overeenkomst respecteert, verduidelijkt en preciseert de algemene bepalingen van dit reglement.
Alle kosten verbonden aan registratie, schatting, opmeting, plaatsbeschrijving en overschrijving in het hypotheekkantoor zijn ten laste van lokaal bestuur Hamme.
§2. Bij wijzigingen in de bestuurssamenstelling of contactpersonen bezorgt de vereniging binnen 30 dagen de geactualiseerde gegevens aan het lokaal bestuur.
§3. Beëindiging van de overeenkomst
§4. Bij meningsverschillen of geschillen over de uitvoering van de overeenkomst streven partijen eerst naar een oplossing via overleg en bemiddeling. Indien geen akkoord wordt bereikt, kan een beroep worden gedaan op het gemeentelijk meldpunt voor registratie en opvolging. Indien bemiddeling niet tot een oplossing leidt, worden geschillen beslecht volgens het Belgische recht en voor de bevoegde rechtbank.
Artikel 23 – Plaatsbeschrijving
Bij aanvang van de terbeschikkingstelling maakt lokaal bestuur Hamme een plaatsbeschrijving op. De vereniging ondertekent deze als bevestiging van de staat van de infrastructuur.
In onderling overleg wordt een verantwoordelijke aangeduid die instaat voor de controle van de infrastructuur bij aanvang en bij beëindiging van de overeenkomst. Indien meerdere vaste gebruikers een infrastructuur delen, kunnen bijkomende afspraken worden gemaakt over tussentijdse controles, de registratie van meterstanden en de vaststelling van eventuele schade. Deze controles gebeuren volgens een uniforme procedure die geldt voor alle vaste gebruikers.
Artikel 24 – Onderverhuur en gebruik door derden
§1. Onderverhuur of gebruik door derden is niet toegestaan zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van het lokaal bestuur Hamme. Deze verplichting wordt expliciet opgenomen in de overeenkomst.
§2. De vereniging dient elke aanvraag tot onderverhuur of gebruik door derden schriftelijk in bij het lokaal bestuur. Het lokaal bestuur beoordeelt de aanvraag en beslist over de toestemming en eventuele voorwaarden.
§3. De vereniging meldt elke toegestane onderverhuur of gebruik door derden aan het lokaal bestuur.
§4. De voorwaarden en gevolgen bij overtreding worden vastgelegd in de overeenkomst.
Artikel 25 – Gebruik
De vereniging moet de bestemming van de infrastructuur gedurende de looptijd van de overeenkomst handhaven.
Artikel 26 – Toegang
Lokaal bestuur Hamme heeft te allen tijde toegang tot de infrastructuur om deze te bezichtigen of te controleren.
Dit reglement treedt met onmiddellijke ingang in werking en vervangt alle eerdere bepalingen inzake terbeschikkingstelling van infrastructuur.